秘書への道の第一歩!求人票のチェックポイントはここ!

秘書のみなさん、こんにちは! ナミコです。
前回の求人情報の続編といたしまして、今回は具体的な求人について考えてみたいと思います。

転職を考えている秘書さんも、これから秘書になりたいと思っている方も、気になる企業があったら「求人票」をチェックすることになりますね。
どんなところを重点的に見るべきか、私の経験も織り交ぜてお伝えしてきます。

みなさんの就活の参考になれば幸いです!

秘書の求人内容とは?

今回、記事を書くにあたり、久しぶりに秘書の求人をいくつか見てみました。
すると、さすが「正解のない」秘書のお仕事、業務内容が出るわ出るわ……。

そこで、まずはそれらのワードを自分なりに分類してみました。

①頻出ワード(秘書、というお仕事から1番想像しやすい業務?)

  • スケジュール管理
  • 出張手配
  • 来客応対
  • 電話応対
  • 名刺管理
  • 会食手配
  • 資料作成
  • 経費精算
  • 御礼状、挨拶状の作成
  • 慶弔管理
  • お中元、お歳暮の手配
  • 式典などのスピーチ原稿作成
  • 車手配

上記のお仕事を「うんうん、私もやってるよ」と思いながらご覧になった方も多いと思います。
もちろん私もその1人です。
まさに秘書としてみなさんが対応している業務ですよね。

上記に分類されるであろう業務内容のうち、個人的に気になったのは下記の2つです。

  • その他一般的な秘書業務
    →これ以上どんな一般的な業務があるのか、現役秘書として気になるところです。
  • デスククリーン
    →おしゃれな記載方法ですが、要するに机を拭くという作業ですよね?
    ボスの机?それともオフィス全員分?毎日?など、業務を想像してみるといろいろな疑問が出てきました。

もし求人をチェックしていて、このような疑問点がわきあがった場合、面接などの機会で質問した方がいいかと思います。

もしも、事務所全員分の「デスククリーン」が毎朝の基本業務だった場合、かなりの時間がかかってしまいますよね。
もちろんみんなさんが仕事をしているときにはできない仕事ですので、ほかの社員の出勤前に対応することになるのかもしれません。
どのぐらいの頻度で、いつ、どのように対応するべきなのか?面接で詳しく聞いておきたいものです。

このような仕事の場合、秘書業務の範疇だと思う方も、それはちょっと困るという方もいらっしゃるかと思います。
だから企業側も、わざわざ業務内容に記載されているのだと推測します。

②総務系

  • 本社及び各支店のオフィスファシリティ推進・管理
  • 福利厚生イベント等の企画・催行
  • オフィスの掃除、整理整頓など環境の整備
  • 物品発注

このような総務系のお仕事を秘書業務と兼務されている方も多いのではないでしょうか。
特に、規模の小さめの企業に勤務されている秘書さんに見られる傾向かもしれませんね。
かくいう私も社内で担当しております!

③経営企画や経営管理系

  • 株主総会、株式実務等にかかわる管理・運営業務
  • 経営企画業務のサポート、アイデア出しなど
  • データ分析(関連するデータの収集から見える化)
  • 関係部門との折衝調整アライアンス
  • 情報収集や施策案の作成

このような内容は「事務」ではなく、「セクレタリー」「エグゼクティブアシスタント」と呼ばれる方々を育成したいという会社の求人に多いようです。
こちらの業務内容が含まれる求人は、英語力が必要となるケースが多く見られ、想定年収が高いのも印象です。

④人事系

  • 採用業務のサポート
  • 社内規程類、マニュアル類の整備・運用実務
  • 人事・福利厚生に関する業務(求人など)

こちらはマンツーマンでの対応が求められる役員秘書ではなく、複数名の上司を担当する「グループセクレタリー」という名前で募集をしている求人に多く見られました。
いつもあるわけではないけれど、繁忙期には人事寄りのお仕事も担当することもあるのかもしれません。

⑤広報系

  • Teams、Zoomを使用したWEB会議、セミナーの運営補佐
  • 渉外活動のサポート
  • ニュースレターの取材・発行(英訳)
  • ホームページのコンテンツ制作・管理
  • メディア掲載記事の管理
  • 会社案内等の制作・管理

在宅勤務が推進された今、WEB会議の設定は必須とも言えるスキルとなりましたよね。
また、会社が広報に力を入れている、上司がメディアに出る頻度が高い、という場合には広報業務も増えるのかもしれません。

取材依頼がきた時点から窓口として対応し、取材内容を精査するなど、細かい対応が求められます。
もちろん、掲載される前には問題がないかチェックするなど責任も重大です。

⑥上司の分身として

  • 出張先での通訳
  • 会議などの代理出席
  • 健康管理、体調管理、食事手配、特命の業務遂行
  • 観光スポット、シーズンスポーツや海外旅行への同行

業務内容から察するに、上司に同行する業務が発生しそうですね。
移動距離が大きそうですし、終了の時間が読めないことも多いかと考えられます。
ご家庭の事情で時間通りに帰宅したい方など、「オフィスワーク中心でお仕事したい」と考えていらっしゃる方には違和感があるかもしれません。

⑦業界の特性によるこんなお仕事も!

  • 議員秘書として:運転・後援会活動・イベント業務・事務作業等

『Hisholio』をご覧になっている秘書さんは企業勤務の方が多いかと思います。
一方で、「議員秘書」としてご活躍の方も一定数いらっしゃいますよね。両者の業務には多少の違いがありそうです。

この求人の場合、運転など移動を伴う業務が最初に記載されており、事務作業は最後に挙げられていました。
そこから察するに移動が多く、事務作業は少なめなのかもしれません。

議員秘書特有の後援会活動とはどんなものなのか。経験がなければイメージすらわきませんよね。
もしも面接に行くことになったら、詳しく聞く必要がありそうです。

  • 飲食業界社長秘書:新作メニューの考案

こちらも業界特有なのかもしれませんが、「会社の売り上げを左右するメニューの考案まで秘書のお仕事とは!」とちょっとびっくりしてしまいました。
とても責任重大な仕事ですよね。

  • アウトドア関連会社の社長秘書:商品開発のため、定期的なアウトドア研修有

こちらも業界色が強く出ておりますが、登山やキャンプが業務として定期的にあるそうです。
お好きな方にはうらやましい環境ですが、逆にインドア派にはつらいお仕事ですよね。
ご自身の特性や性格なども考えて、慎重に判断したいところです。

いかがでしたか?上記は私が簡単にネット検索をして見つけた求人票の詳細情報です。

A4用紙1枚では収まらないぐらいの量の業務内容がぎっしりです。
秘書のお仕事って簡単に言えないわけですね……と1人納得してしまいました。

そんな秘書のお仕事への応募資格とは……?

次に応募資格を確認してみました。たとえば……

  • 社長・取締役・執行役員等の役員秘書経験が2年以上あり、大企業、上場企業等での役員秘書経験、秘書技能検定2級以上の女性
  • 秘書経験3年以上、または航空会社での客室乗務員の経験が5年以上ある方

上記のように、ものすごく間口の狭い案件もある一方で、以下のような資格を羅列しているものも。

  • ビジネスレベルの英語力、TOEIC800点以上
  • 役員秘書の経験が3年以上ある方
  • 秘書検定資格などの秘書関連資格保有者
  • 短大卒業以上の学歴を有する方
  • 普通自動車運転免許 必須(AT限定可)

TOEICや秘書検定、学校の卒業、自動車免許などは実際に資格保持していることを証明する書類が必要になるのかもしれません。

こんな条件も!

  1. Teams、Zoomを使用したWEB会議、セミナー開催経験をお持ちの方
  2. できれば関西出身の方が望ましい(役員が関西出身で関西弁のため、気にならない方)

上記のように、ピンポイントの条件を掲載している場合もありました。

1.はいかにその会社におけるWEB会議のウェイトが大きいかわかりますよね。
「これから学びます」という方よりは、即連力になってくれる方を探していることがうかがえます。

2.は同郷同志であれば、意思の疎通も簡単ということでしょうか。
上司がリラックスした環境で業務できると思えば、重大な条件の1つになり得るんだと感心してしまいました。
もしかしたら、過去に「関西弁は苦手」と退職された方がいらっしゃったのかもしれません。

さらには、こんな条件もありました。

  • 30才~40才くらいまでの方
  • 細かい事務作業を正確そして迅速に行える方
  • (漠然と)語学力
  • 指示の意図を汲み取り、先回りして動ける方
  • 急なスケジュール変更等、機転を利かせて柔軟に対応できる方
  • ビジネスパートナーとしてサポートができる方
  • 指示に的確に従い愚直に努力できる方
  • 必要なことを素直にキャッチアップできる方
  • 文章作成能力が高い方(メモスピードの早い人)
  • 仕事のスピードが早くマルチタスクで仕事ができる方
  • パソコン操作にある程度精通した方(ある程度って……)
  • 業務の垣根と越えてマルチに活躍できる方
  • SNSに抵抗のない方
  • 時間を大切にする方


などと続きます。
これらを眺めていると、下記のような共通点にまとめられるのではないでしょうか。

  • 資格など目に見えるものではないけれど
  • 早く正確に!
  • 臨機応変に!
  • どんな仕事にも抵抗なく!

まさに秘書業務に必要とされるスキルですよね。

そして、これらの条件は資格などと違ってすべて自薦でも応募可能ということではないかと思います。
私は「早く正確に仕事に取り組みます!」と自信をもってお伝えできれば門戸は開かれそうです。
未経験で秘書のお仕事の挑戦してみたい方にはオススメですよね。

秘書としてどんな働き方をしたいか、イメージしてみよう!

今回は具体的な求人票を参考にして考えてみましたが、いかがでしたでしょうか?

もちろん応募条件となる資格や経験、語学力は証明するものが必要です。
しかしそれ以外にも秘書に必要な能力は企業によっても上司によっても、千差万別。
ご自身のイメージしている秘書のお仕事に近いものが、無理なく長く働ける職場なのかもしれませんね。

まずは自分がどんな働き方、どんな業務をしたいのかをイメージしてみましょう。
そして、それに近い求人票を探すという順番だと大きなズレがないかと思います。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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