上司との足並みを揃えるために!秘書のための正しい目標設定のコツとは!?

秘書のみなさん、こんにちは!Nell(ねる)です。

みなさんはいつも年初に今年の目標は設定されますでしょうか?
仕事においても年初や期初に業績の目標設定をする企業が多いと思いますが、みなさんはどんな風に目標を立てていますか。

今回は「秘書の目標設定のコツ」についてご紹介していきたいと思います。

あなたは何個当てはまる?目標設定のチェックリスト

まずはこちらのリストを元に、ご自身の目標設定を思い返してみましょう。

✔︎ 自分がやりたいことを中心に目標を設定している
✔︎ 上司にとって有益であろうサポートを想像して目標設定している
✔︎ 目標は自分一人で設定し、上司に共有、意見を求めることはない

1つでもチェックが入った方は、もしかしたら設定した目標と上司の足並みが揃っていないかも……?
まずは「上司と足並みを揃える、秘書のための正しい目標設定」について一緒に考えていければと思います。

秘書の目標設定は、必ず上司の今年の目標を聞いてから!

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秘書のみなさんは、目標設定の際に上司の今年・今期の目標を聞いてから、ご自身の目標設定をされていますでしょうか?

秘書の目標は、上司の目標に即した内容であるべきだと思っています。

例えば、上司の目標も知らず「私はこれがやりたい!」「きっとこれは上司の役に立つはず」と自分の希望や勝手な思い込みだけで目標を設定したとしましょう。
その場合、一年間ずっと微妙に上司の要望からずれた、的ハズレのサポートをし続けることになるかもしれません。

秘書の業務は上司の右腕として、上司の目標達成をサポートすることだと思っています。
だからこそ上司の目標を事前に確認し、それを共に達成するために自分ができること、やるべきことを目標に落とし込む必要があるのです。

「忙しいボスに30分の面談を申し出るのは恐れ多い……」と考える秘書の方も多いと思います。
上司の忙しさを知っている秘書だから抱く感情ですよね。とってもよく分かります!

しかし、以下のように考えてみてください。どちらが上司のためになるかは一目瞭然です。

15分でも30分でもきちんと目標や方向性のすり合わせをすることで、足並みのそろったサポートを提供できると考えれば、30分の面談時間は上司にとっても安いものだと思いませんか?

上司に面談を依頼する際には、こちらをお伝えしてみましょう。

  • 目標設定をするにあたり、上司と同じ方向を見てより適切なサポートをしたいこと
  • そのために、今期上司が力を入れて取り組みたいこと、今期の目標を具体的に教えてほしいこと
  • 上司の今期の目標達成にあたり、秘書に積極的にサポートしてほしいことは何かを聞きたい

上司の方には面談設定の理由、意図がきちんと伝われば、恐らく「NO」という方はほぼいらっしゃらないと思いますよ!

上司の目標を知ることは、秘書の心の余裕を生む

かつて私も上司の目標をきちんと把握しておらず、反省したことがあります。
上司から毎日のように社内の会食の調整を、しかも急に依頼されることが多かったんです。
そのため「毎日社内飲み会ばっかりして何やってんだ、この人は…」とイライラしていた時期がありました。

締切のある提出物の対応もそっちのけで毎日社内メンバーとの会食をする上司に、私は釈然としない気分だったんです。
そんな時、上司からこのようなお言葉をいただきました。

今年は役員同士、チームを超えてのコミュニケーションをもっと円滑にするのが僕の目標なんだ。
お酒の席だとみんな本音が出やすいし、普段業務で関連がない人とも話せるいい機会。
だから、今年は社内の会食機会が増えて、大人数で行くこともあってアレンジが大変だと思うけど、よろしくね。

このお言葉を受け、私は上司が今年力を入れている点を十分に理解していなかったことを反省しました。

上司の目標を理解しておくことは、秘書のみなさん自身の心の余裕にも直結すると思います。

昨年とは違うことを急に言われたり、非効率・非生産的に思えるような依頼が多くなることもあるかもしれません。
しかし、その意図・方向性を理解していれば、何となくモヤモヤ・イライラすることなく、「これは〇〇を見据えて上司が力を入れていることなので、前向きにサポートしよう!」という気持ちで向き合えるはずです。

上司の数が多すぎて全員と面談できない場合の対処法

担当している上司の数が3名程度までであれば、可能な限り全員と面談の時間を取って目標設定するのが望ましいと思います。
ただし、担当する上司が6人も7人もいる秘書の方にとってはなかなか全員と面談するのは大変かもしれません。

その場合にオススメなのは、「推しメン」を作り最低限その推しメンと目標設定面談を行うことです。
「推しメン」とは自分が推しているメンバー、つまり応援しているメンバーのことですが、秘書のお仕事で言うならば「今期、重点的にサポートする上司」とイメージしていただけると良いかと思います。

複数の上司を担当する場合、〇〇部などの部単位やチーム単位で関連のある役員をまとめて担当されるケースも多いと思います。
その場合、必ず推しメンに入れておきたいのは、チームのトップ、部門長となる上司です。

この上司の目標を理解しておくことで、チーム全体の方向性や目標も理解することができます。
また部門長からその配下の役員にはこんな点を今年担当してもらう、〇〇を精力的にやってもらうことになる、などの話も聞けるでしょう。
そして、その情報から他の役員の今年の目標や方向性も見えてきます

部門長以外では、このような上司を推しメンにするのもオススメですよ。

新任の役員、昇進した役員

新しい職責、業務負担が増え、積極的なサポートが必要になることが予想できます。
ぜひしっかりと時間を取って、どんなことに注力したいか、どこを目指しているのかヒアリングしてみましょう!

自分にとって苦手な役員

「苦手」とは意図が理解できていないことから生じている気持ちかもしれません。
積極的に目標や方向性を確認することで、互いの業務効率が向上する可能性大です。

積極的に自分をサポートしてくれる人を門前払いするようなケースはあまりないと思います(そう信じたい!)。
10分でも15分でもいいので、まずは時間をいただいて話をすることからスタートしてみてください。
きっと何かが変わると思いますよ。

秘書から提案する仕事も1つは加えてみよう

上司の目標や方向性に沿った目標を設定できたら、ぜひ「秘書側から提案する仕事」も1つ、2つ加えてみましょう!
RPAやAIの導入、リモートワークへの勤務形態のシフトにより不要になってしまった業務など、秘書の手から離れた業務が2020年には数多くあぶりだされたのではないでしょうか。

それらによって余裕ができた分、

「〇〇の部分もサポートできますよ」
「△部署と□部署で別々に対応している業務は、秘書のところでやればワンストップででき、早いと思いますけど……」

など、もう一歩踏み込んで対応できそうな仕事があれば、上司に提案して感触を探ってみるのも良いかもしれません。

さらに、秘書のみなさんが今年もっと取り組んでみたいこと、拡げてみたい業務があれば同じように積極的に提案してみましょう。

上司の意向や方向性に合うかを確認し、上司の意見を踏まえて微調整することで、単純に秘書側でやりたいと思っていたことを上司のためになる業務に変換させることができるはずです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
引き続き、新型コロナウイルスの影響で働き方やマインドのシフトが不可避となりそうですよね。
しかし、どんな状況にあっても、上司と秘書が同じ方向を向いて並走できる目標を立てることで多くの困難を乗り越えていくことができると信じています。

言われたことをこなすだけではなく、ぜひ自ら動く能動的な姿勢で秘書という仕事に向き合ってみてください!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Nell(ねる)

日系・外資系企業で営業、営業アシスタントを経験し、秘書に転身。
秘書歴7年目の現在は社長秘書として日々奮闘中。
大雑把な性格のため、細かい作業はいつまでたっても苦手なままだが、営業仕込みの機動力の高さとビジネスへの嗅覚には自信あり。
秘書から仕事の幅を広げ、ライターとしての活動にも挑戦中。

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