続・秘書の評価制度はどんな感じ?目標設定や面談内容の実例をご紹介

秘書のみなさん、こんにちは! ナミコです。

以前書かせていただいた「秘書の評価方法」の続編として、私の目標設定や振り返りなどを大公開したいと思います!

評価について悶々とされている秘書さんにも、また秘書の評価方法についてお悩みの上司の方々にも参考にもなれば幸いです。

部下の評価が丁寧に対応されるシステム

前回の記事でもご紹介いたしましたが、当社では全社統一のフォームによって、職種を問わず「自ら設定した数値化した目標が達成できているか」が評価のポイントになっています。
1月に立てた目標が12月にどれぐらい達成できているか、そしてどれぐらい個人、および会社のためになったかが総合的に評価されます。

その際、公正を保つため、上司と四半期ごとに面談が設定され、それぞれが進捗状況を確認しながら進めていきます。
上司も部下に対するコーチングスキルが自身の評価の対象となっているため、部下の評価も丁寧に対応される仕組みになっています。

秘書の私が掲げていた目標とは

実際に今回私が年始に設定した目標は、こちらの2つです。

目標①
業務を効率化し、部署全員が60%の在宅勤務率を達成する(3日/週)

目標②
旅費精算伝票入力の精度を上げ、関係者の総業務時間を30分/週 短縮する

①業務を効率化し、部署全員が60%の在宅勤務率を達成する(3日/週)

コロナ渦で在宅勤務が開始されてから約2年。
同僚は何人かいるのですが、どうしても私を含めた時短勤務者が家庭事情で在宅勤務になりがちであるという不公平感を申し訳なく思っていました。

そこで今期は全員平等に在宅勤務ができるように、「週3日全員平等に在宅勤務を実現する」という目標を立てました。

まず、年初に目標達成のためには何が足りないかを洗い出すため、みなさんの協力を得て業務分担を改めて表にしてみることから始めました。

具体的には、こういったプロセスで共有化を図りました。

  • 個々人しか知らなかった業務、他の人が手伝ったことがない業務を洗い出し
  • お互いに業務マニュアルを作成
  • 不在時に実行してみる

私の場合、以前から郵便物の差出と開封を担当してますが、特にマニュアルなどはありませんでした。
そこで今回改めて聞き取ってみたところ、私の不在時には見よう見まねで他のメンバーが代わってくれていたということが判明。
その点を大いに反省し、詳細な点もすべてマニュアル化しました。

同じく他のメンバーの担当で、実際私もよくわかっていない業務もマニュアル化してもらい、不在時に試していくことを積み重ねました。

その結果

全員で郵便物の対応を共有化することに成功、気兼ねなく在宅勤務のローテーションを作ることができました。

当社のオフィスは交通の便があまりよくありません。
そのため、とにかく1日でも多く在宅勤務をしたい!という思いから全員が快く協力してくれ、大変ありがたかったです!

②旅費精算伝票入力の精度を上げ、関係者の総業務時間を30分/週 短縮する

上司の「出張旅費精算伝票の入力」も担当されている秘書さんも多いかと思います。
私もその1人です。
その際の入力ミスや領収書の紛失などを防ぐためにはどうすればいいか、また不備による差し戻しを減らすために何に注意すればいいか、を改めて関係者全員で確認する機会をいただきました。

その結果

改善前は、毎月月末近くになると時差のある海外の上司承認がなかなか得られずヤキモキしていました。
しかし、事前に実績額さえわかれば入力そのものは次月に回しても良いということに決定し、このヤキモキから開放されました!

また、以前はレシート確認の際、添付されている紙が多くて見落としてしまいこともありました。
そこで、レシートもすべて写真を撮り、事前にグループウェアで申請するように変更しました。
そうすることで、データ上でのチェック、差し戻しもワンクリックで完結。
本紙は後日保管のためだけに経理に提出するという業務改善に成功しました!

全員が経費精算のためだけに出勤しなければならない、という事態から脱出することができました。
何より提出する側の社員も出先からでも申請できるようになり、全社的な時短にもなったんです。

中間面談で上司からいただいたうれしい提案

上記を踏まえ、6か月が過ぎた夏に中間面談が行われました。
今回はオンラインで15分ほどという気楽な面談形式でした。
内容は「上記2つの目標の進捗状況」と「それとは別に仕事で困っていることはないか」という確認でした。

特に目標①についてはチーム全員も巻き込む内容なので、「なんとしても達成したい」という意気込みをアピールしました。
すると、上司からこのような前向きな案をいただきました。

  • 急な病欠(こどもの急病・休園も含む)などが重なった緊急時は、即座に部署の共有アドレスに情報を流してフレキシブルに対応する(上司もメンバーに含めてよい)
  • 今後は自宅でもオフィスの電話が転送できるシステムを導入する

まさに在宅勤務では、折り返しの電話連絡がしづらいことに困っていたので、うれしい提案でした。
この面談により、目標達成への手応えを感じることができました。

最終面談では次の目標も視野に

年度末に最終面談と内容確認をし、納得したらサインをして完了です。
今回の最終面談もオンラインでの面談となりました。
中間面談のサポート内容もあり、上記目標は2つとも無事クリアすることに成功しました。

また、上司からは次年度の期待として、こちらの内容を提案されました。

  • スマートな電話応対、来客応対の共有
    (秘書不在でも応対できるような情報提供とマナーの共有)
  • 英訳・和訳のコツや便利な翻訳サイトなどの共有
  • 社内報の新たな企画
  • SDGsに向けた秘書目線での取り組み

どれもお仕事の役に立ちそう、かつ秘書としてもレベルアップできそうな内容ですよね。

やっと今年の目標が終わったのにもう次年度の目標を掲げられるというのは、一見大変なことのように思えます。
しかし以前お伝えしたとおり、評価の目標設定が毎年なかなかの難関。
実際に目標を立てる前にこれだけヒントをいただいておけば、次年度の目標設定もスムーズにできそうです。

個人が達成可能な範囲で個性を生かした提案をいただけるのも、上司との日頃のコミュニケーションが取れているからこそかな、と思います。
次年度も目標達成に向け、努力していきたいと考えています。

評価面談は、秘書の自己アピールの場でもある!

今回は秘書の目標設定と評価について、当社の事例をご紹介いたしました。
上司とコミュニケーションを取りながら自己アピールもできる良い機会として、目標設定・評価面談を前向きに取り組んでいけると素敵ですよね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

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ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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