面接で必ず聞かれる!?秘書に必要な要素ってなに?

こんにちは!LISAです!

秘書として仕事をするにあたり必要だと思う要素は何だと思いますか?
別の記事でもお伝えしましたが、この質問は私が転職活動をしていた際に毎回面接で聞かれたことです

今回は私が考える秘書に必要な要素をお伝えしていきます!

私が必要だと思う秘書の要素はこちら!

①秘密を守れること
②優先順位のつけ方を理解していること
③先を読めること
④コミュニケーション能力

ほかにもまだまだあるかと思うのですが、絶対に必要!と思う4つを挙げてみました。
1つずつ見ていきましょう!

秘書と秘密の深い関係!

ではまず1つ目、秘密を守れることについて。
私はこれが一番大切だと思っています。
秘書は英語でSecretary(セクレタリー)。
このスペルをよく見てみると、secret(シークレット)というワードがありますが、Secretaryはsecretが語源となっているのです。

secret=秘密。

つまり、「秘密を打ち明けることのできる人・信頼のおける人」という意味を持っています。

秘書は常に経営者の近くにいる存在ですから、トップクラスしか知り得ないようなデリケートな情報を耳にしますよね。
人事周りの情報も必然的に入ってきますし、役職者の体調や社内のネガティブな情報だって自分の意志に関わらず知ってしまう立場にあります。

当たり前のことですが、知り得た情報は誰にも話してはいけません
「そんなこと当然でしょ!」という声が聞こえてくる気がしますが、実は身近なところに危険があったりするのです。

例えば飲み会の席などで、秘書は何かを知っているかもしれないと、探り探り聞き出そうとする人もいます

ついポロっと漏らしてしまったわずか情報から、間違った方向に話が広がってしまうことも…。
情報が漏れることはトラブルの元となりますし、十分に気をつけないといけませんよね。

秘密を守るだけでなく、ネガティブな話題にも要注意!

また、噂話に参加しないというのも鉄則です。
自分にその気がなくても、いつのまにか悪口に同意していたと言われてしまうこともあります。

秘書というのは、社長や役員など上層部と社員の懸け橋的存在ですので、変な誤解をされてしまったり、マイナスな印象がついてしまうことは避けた方が良いと思っています。

私が飲み会の席で気をつけていたことは、ネガティブな話題には参加をしないこと
もちろん社内の交流は大切ですから、自分で上手に線引きをして、上司にも周りにも信頼される秘書を目指しましょう!

意外と難しい優先順位のつけ方!

次に、優先順位のつけ方について。
優先順位をつけることは、マルチタスクをこなしていくのに必須なスキルです。

例えば1日の中で5分しか上司に報告する時間がもらえないとき。
その時間の中でどれだけのことを共有出来るか、確認出来るか。5分って意外に短くて、全てを共有するには難しいんですよね。

以前勤めていた会社でよく起きていたことは、社長が忙しすぎて確認する時間がないという事態
今は様々なチャットツールがあるので、そのツールでやり取りができれば良いのですが、当時の上司はあまり返信をしてくださらない方だったのです。

そんなとき、せっかくゲットした貴重な5分をは最大限に有効活用したいですよね。何から確認していくか、この案件は後でも大丈夫か…など、優先順位のつけ方で秘書の力量が問われるかと思います!

常に先を読んで先手必勝!

3つ目、先を読む力。
常にこの先に何が起こるかを考えながら動くこと。

相手が何を望んでいるか、何をすればそのシチュエーションに役立つかを考えることが大切です。
そのためには、まず相手を知ることから始めましょう。
性格や行動パターンを理解してくると、自然とその先を読めるようになれるのです。

私が秘書として働き始めたとき、当時の上司に「一緒にいない時間も、僕が何をしているか何を考えているかを想像してから行動して欲しい」と言われたことがありました。

これは、確認事項がある度に上司に連絡をしてしまっていたがために受けた注意です。
その上司は、24時間365日が仕事モードの方で、常にビジネスのことを考えていらしたのですが、連絡が来て携帯が鳴ると集中力が途切れてしまうとのこと。

それは連絡のタイミングだけでなく、社長室に入るときや、書類をお渡する時など、どんな時にでも言えることでした。
とはいえ、上司がすぐに欲しい情報などもありますので、「この情報は今必要か、この瞬間は私に指示がありそうだなとか、これを用意しておくといいかもしれないと」ということを相手の立場になって考えることが必要です。

他にも、上司が講演会などで登壇する時、何を準備すべきか、どんなハプニングが起こり得るか。
出張時のフライトが遅延していた時、その先の手配をどうしたらいいのか。
重要な会議の前、どんな資料を必要としているか。

上司の仕事がスムーズに進むよう、ぜひ分身になったつもりで行動してみてください!

コミュニケーションは万能薬!

最後に、コミュニケーション能力について。

自分の全てを把握して欲しい方、あまり踏み込んでほしくない方、シャイで自分から話しかけられない方。
上司によって性格は様々ですが、距離の縮め方というのはなかなか難しいですよね。

どういう接し方が、相手にとって心地良いか。
上司も人間ですからご機嫌斜めのタイミングだってあるはずです。
コミュニケーションを上手に取れる能力は本当に必要ですよね。

AIの台頭により、本当に秘書という職業を人間が務める必要があるのかと問われることもあります。
私は上司と秘書には、人と人、つまり心と心が向き合ってこそ生まれる信頼関係があると思います。
確かに、先を読む力はAIの方が優れているかもしれません。
でも、コミュニケーションや相手を想う気持ちというのは人間だからできることだと思います。

皆さんにとっての「秘書にとって必要な要素」は何でしょうか?
ぜひ今度聞かせてください!

今日も一日お疲れ様でした!

LISA

一部上場企業、外資広告代理店、ベンチャー企業など様々な会社にて秘書として勤務。週末は茶道の師範として、お茶のお稽古をしています!

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