秘書と仕事のマッチング。~企業の方へ秘書採用のコツもご紹介!~

秘書の仕事と言っても働く企業や担当する上司によって大きく仕事内容が変わりますよね。今回はどうやって自分の希望する仕事と巡り合うかのヒントをご紹介していきます。

同時に、記事の後半では秘書を採用したいと考えている企業の方に向けて、どうやったら御社にぴったりの秘書さんを探せるかの方法もご紹介していきます!

希望通りの職場を探すには…?

求職者の立場で秘書の仕事を探してみると、求人情報の数自体はとても多いです。その中から自分の希望に合う求人をピックアップし、さらに応募する企業を絞り込んでいくのはとても大変ですよね。

譲れない条件が決まっているならピンポイントで探すもよし!ただし、長期戦も覚悟して

勤務地や業界など希望条件への拘りが強いのであれば、駅や沿線を限定して検索したり、業界を指定して募集情報をチェックするなどの方法が可能です。
かなり厳選できるのである意味効率的ですが、結果、絞り込み過ぎて該当する案件が見つからない可能性も高くなります。

<ピンポイントで探した求職者の声>

どうしても入社したい企業があり、その企業のHPの採用情報をチェックし続けて2年(その間は派遣社員として働いていました)。ようやく秘書の募集がアップされ、即応募!なんとか採用してもらえました!

大学での秘書に拘ってキャリアを積んでいます。「大学秘書」をキーワードに仕事探しをしています。

企業のトップのサポートがしたくて「社長秘書」に限定して転職活動をしていましたが、ちょっと失敗。数自体が少ない上に小規模企業の案件がほとんどで、よりレベルの高いサポート業務というよりは、なんでも屋的なポジションばかり。方向転換を余儀なくされました。

人材エージェントも活用しましょう

一般的には、希望する雇用形態を軸にして、正社員や契約社員といった直接雇用が希望であれば人材紹介を切り口に、もし拘らないのであれば人材派遣も含めて秘書の募集を探す方が多いのではないでしょうか。

人材紹介会社や人材派遣会社といった人材エージェント活用のメリットは、希望や経験に基づいた案件の紹介をしてもらえることや、公に募集していない案件を含め取扱い案件が多いことなどが挙げられますが、秘書を希望する方にとっての最大のメリットは、募集広告には掲載されないような情報をエージェントから提供してもらえることかもしれません。

求人広告には、就業条件や待遇といった基本的な情報は必ず掲載されていますが、企業カラーや組織の特徴、部門内の雰囲気などを深く伺い知ることはできません。

実は、求職者が一番知りたい情報はそういった情報ですし、中でも秘書というポジションは人との関わりが深い職種なので、特に気になる部分ではないでしょうか。

人材エージェントは、実際に企業の担当者と直接やりとりをしていますので、上司となる人のタイプや仕事の仕方についての情報を提供してもらえたり、求職者との相性を客観的に判断の上で仕事を紹介してもらえるといったことも期待できます。

最近は、希望業界や希望職種に特化した人材エージェントも増えてきていますので、リサーチしてみるのもよいでしょう。

<人材エージェント利用者の声>

前職の上司がとても細かく厳しい方でやりづらかったので、転職するにあたり、ある程度秘書に任せてくださる大らかなタイプの上司を希望しました。人材紹介会社で希望に合うポジションを紹介してもらえました。

年齢を重ね、できれば年下の上司ではなく年上の上司のもとで仕事をしたいと思っていました。募集広告ではそこまでの情報を得られませんが、エージェント経由であれば可能なのでありがたかったです。

秘書を採用したい企業の方へ

「秘書の採用は、ほかのどんなポジションの採用よりも気を遣います」

人事採用担当の方からそんな声を聞くことがあります。経営者や役職者がいかに快適に仕事を遂行できるかどうかは秘書の手腕にかかっているといっても過言ではなく、実務に必要なスキルを身に付けていることはもちろん、上司との相性や人柄、機密情報を知れる立場であるがゆえに人として信用できる方かどうか、そんな要件を満たす秘書を採用するのはたやすいことではないからでしょう。

数多くの求人の中から自社の募集案件に興味を持ってもらうにはどうすればいいのか、とても悩ましいところですが、良い人材を採用できるよう、工夫を試みたいものです。

自社案件のアピールポイントと欲しい人材像を明確に

秘書の求人を自社HPの採用ページや外部媒体に掲載する際は、業務内容や就業条件を明示すると共に、求職者にとって魅力的な内容をアピールしなければなりません。

広告代理店に依頼するにあたっても、自社の強みやポジションの魅力をわかりやすく伝え理解してもらうことが、求職者を引き付ける広告掲載につながります。

万人にとって良いとされる内容(待遇の良さや福利厚生の充実)はもちろんですが、欲しい人材像をイメージし、その人材像に対して求心力がある内容をピックアップして強調するのもよいでしょう。

たとえば、前例に則って協調性をもって穏やかに仕事をしてくれる人を採用したい場合は、業務のフローが整っていることや、和気藹々としたアットホームな職場の雰囲気をアピールするとよいでしょう。

逆に、新しい企業で型にはまらず闊達に仕事をしたいと思う求職者にとっては、ベンチャーの自由な風土や、社員みんなが遠慮せずに提案ができたり業務のデザインを企画できたりすることが魅力に感じられるでしょうから、そのあたりがしっかり伝わる広告にしたいものです。

そして可能であれば、先輩社員のコメントや体験談なども加えると、企業のカラーや強みを、より実感してもらいやすくなります。

人材エージェントへの依頼時は情報提供をしっかりと!

秘書の採用では、できれば社名を公開せずに募集したいというケースが少なくないでしょう。社内の組織変更に伴う秘書増員などは当面は社内にも伏せておかなければならないこともあるかと思います。

また、企業のネームバリューで求職者を引き付けるのは難しいものの、実際は知る人ぞ知る優良企業と自負されているような企業が、自社を知らない求職者に自社を知ってもらい、応募につなげたいケースもありますよね。

そのようなケースでは、人材エージェントを活用した採用活動が有効です。

ここでも、求人広告出稿の際と同様に、自社の強みや希望する人材像をエージェントにしっかり伝えることがポイントです。

同時にマイナスとなるような要素もエージェントに包み隠さず共有するとよいでしょう。マイナスをカバーするような策を一緒に考えることもできますし、マイナスをカバーできるような、自社では気づいていない要素を第三者の視点で見出してもらえるかもしれません。

<人材エージェントを利用した企業の声>

世間では全く知名度のない弊社ですが、業界では老舗で安定した経営を続けています。勤続年数の多い社員が多く家族的な雰囲気ですが、割り切って仕事をしたい方には少し居心地が悪いところもあるのではないかと危惧していました。人材紹介会社にすべて洗いざらいお話した上で、弊社のカラーを好ましく受け止めてくださる方を社長秘書として迎えることができました。IT関連の知識も豊富な方で、高齢の社長の苦手な分野をうまくサポートしてもらえて助かっています。良い採用ができました。

弊社の秘書は、社内の機密情報に触れる機会が多いので、社内異動ではなく外部から新しい方を採用する必要がありました。入社後の機密保持についても徹底いただける方ということで、経験やスキル以上に人物としての信用度を重視しました。自社だけではなく、人材エージェントのプロの目でそういう部分をジャッジしてもらえたのは良かったです。

求職者、採用企業がそれぞれの方法でベストマッチを!

「自分にマッチした職場を探したい。」
「弊社にマッチした人材を採用したい。」

求職者も採用企業も最終的な目的は同じ。上手な方法を選択して、ハッピーな出会いがたくさん起きるといいですよね。
たくさんのベストマッチが生まれることをお祈りしています!

uriuri

日系、外資の大手企業にて役員秘書、本部長付秘書など経験多数。同時に多くの秘書さんとのネットワークもあり、秘書さんからの悩みに答えることも。秘書はAIでは決して完全カバーできない、奥の深い素敵な仕事ですよね♪

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