未経験でも秘書になれる!?押さえておきたい秘書への転職ポイント!

未経験だけど秘書のお仕事にチャレンジしてみたい!そんな希望をお持ちのみなさんに、秘書のお仕事への転職ポイントをいくつかご紹介します。

未経験でもあきらめないで

~素養があれば大丈夫。これまでの経験でアピールできるものがきっとあるはず!~

秘書のお仕事に興味がありチャレンジしてみたいけれど、肝心の経験がないからきっと無理、と思っているあなた、あきらめるのはまだ早いです!

新卒で配属された先が偶然秘書課で、そのまま秘書としてキャリアを積んでいます、という方ももちろんたくさんいらっしゃいますが、現在はバリバリの秘書として活躍しているけれど、以前は別の仕事をしていたという人は実はとても多いのです。(常識や、成熟した人間性が必要とされる職種ですので、それは当然かもしれません)

こんな人は秘書向き!秘書に求められる「素養」とは

もちろん、経験はなくても秘書になるのに必要な「素養」はあります。具体的には、

  • 人のサポートをするのが好きで、縁の下の力持ち的な役割が向いている
  • マイペースではなく、相手のペースに合わせて動くことが苦にならない
  • いろいろな種類の仕事を同時に、かつ確実にこなすことができる
  • 物事を常に先回りして考え、よく気が利く、目配りができる

などが挙げられます。
まさに自分のことだと感じる方は、秘書のお仕事への適性がかなり高いと思われますよ。

今は秘書とは異なるお仕事に就いている方も、これまでの職歴をじっくりと振り返ってみてください。秘書のお仕事に活かせる経験は必ずあるはずです。思いつくまま書き出してみるのも良いかと思います。

秘書に活かせる経験って?

例えば、接客やサービス業で色々なタイプのお客様の意向を察知してサービスを提供していた営業アシスタントとして複数の社員からの要望に応じたサポートをスピーディにこなしていた管理部門で周りの社員が仕事をしやすいように常に気を配って動いていた、などの経験は充分アピールポイントになります。

外資系企業での秘書であれば、語学力も大きな武器になりますし、意外とハードな秘書のお仕事には体力も必要ですから(本当です!)、ハードワークをたくましくこなしていたという経験も面接官に響くと思います。学生時代のキャプテン歴やマネージャー経験などが意外と評価される場合もあるんです。

ご自身のアピールポイントを整理したら、いざ、お仕事探し!

求人の中で「未経験OK」「秘書経験はなくても○○経験があればご相談ください」の○○に該当する経験があれば、積極的に応募してみましょう。

「秘書経験必須」と条件に記載があるとかなり厳しい展開が予想されますが、求人内容を見てどうしてもここで働きたい!と強く感じた会社があれば思い切って応募してみてもよいでしょう。その際には、どうしてその会社で働きたいのか、どうして秘書として働きたいのか、説得力を持って伝えられるようにきちんと準備をしていきましょう。

未経験者にとって大事なことは、ある程度の数の選考を経験することです。
選考の中で、秘書というお仕事がどういうものか、どういう人が秘書として望まれているのかが自分の中ではっきりしてきます。やってみたい気持ちがさらに強くなったり、自分に足らないものがはっきりしたりもするでしょう。
それだけでもとても勉強になりますので、ダメで元々の精神でエントリーしていきましょう。

とにかくまずは秘書経験を積むということを意識して、あまり希望条件を絞り過ぎずに、できることはなんでもやってみようという心意気で臨んでみることをオススメします。

どんな企業で働くか、会社の種類とその特徴

いざ、選考に応募しようと思っても、世の中にはたくさんの企業があって、どんな風に選んでよいのか迷ってしまうこともありますよね。

たとえば、会社規模で見てみると、大企業・中小企業それぞれの良さがあると思います。
大企業は正社員の中途採用が少ないので、求人数自体があまり多くないと思います。
給与にはこだわらず、とにかく大企業で秘書をやってみたい!という方は、派遣で探すのも一手です。

昨今、大企業では、一部の幹部以外の役職者の秘書ポジションを正社員から派遣社員に切り替えたり、紹介予定派遣(直接雇用を前提とし試用期間的に派遣から始めるシステム)を採用する事例が多くなっているように感じます。正社員以外でも秘書として働ける選択肢があることを覚えておくとよいかもしれません。

ちなみに、大企業では、秘書の業務内容がある程度分業化され、チームとして運営していることも多いようです。

中小企業の特徴とオススメポイント!

一方で、中小企業はアットホームな環境の中で、幅広い業務を任せてもらえることが多いように感じます。そういった職場カラーを望む方は規模が小さめの企業を中心に探していくと良いと思われます。中にはオフィスでの業務だけではなく、上司のプライベートのサポートを求められこともあるようです。

特徴として、中小企業は同族会社やオーナー社長が多いこともあり、上司との関係性がまるで家族の一員のように濃密になることも考えられます。気になる方は選考の時に秘書としてどこまで上司のサポートをするのか、前任者の様子などを聞きながらチェックするようにしましょう。

まずは人材紹介会社に登録!

お仕事探しの手法は、人材紹介会社への登録がまずは有効です。複数の会社に登録しても問題ありませんので、まずは大手人材会社に登録してみて、情報量が足りないと感じるようであれば、秘書の紹介に力を入れている会社を探してみるのもオススメです。

そのほか、『リクナビNEXT』『インディード』などの求人サイトのチェック、信頼できる紹介者への依頼など考えられる手法はすべて使って、網を広く張って、とことん可能性を広げましょう。

いざ面接!気を付けることは?

秘書の面接は平均して2~3回行われることが多いようです。人事の担当者や、秘書課の担当者などが面接官として登場することが予想されますが、最終面接までには上司となる役職者もほぼ確実に同席してくると思われます。

会話の中で自分との相性をしっかり見定めていきましょう。
秘書として採用されたら、ほぼ毎日やりとりをすることになる相手です。短い面接時間でどれだけ相手を知って、さらには自分を知ってもらえるかが勝負ですね。

恐らく、面接の最後には質問があるか問われると思います。この時には必ずいくつか聞いてみましょう。
面接前にあらかじめ質問を用意しておくのも大事な準備ですね。

最後に……

将来的にAIにとって代わられる職種が多いと言われていますが、秘書のお仕事は生身の人間の気遣いや配慮に支えられる、やりがいのあるお仕事です。まだまだしばらくは、ロボットの代替は難しいと思います。

秘書未経験方も、良いキャリア形成につながる秘書のお仕事が見つかりますよう、応援しています!

uriuri

日系、外資の大手企業にて役員秘書、本部長付秘書など経験多数。同時に多くの秘書さんとのネットワークもあり、秘書さんからの悩みに答えることも。秘書はAIでは決して完全カバーできない、奥の深い素敵な仕事ですよね♪

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