アポ変更はどう伝える!?秘書のための丁寧な英語フレーズ集!

こんにちは、SAORIです!

前々からお約束していたアポイントを断らなくてはならない事態!秘書をしていると誰でも経験がありますよね。
日本語でもどう伝えようかと悩んでしまいますが、さらにそれが英語だったらますます頭痛がひどくなりそう…。

今日は英文メールについて、スケジュール調整に関連した丁寧な表現をご紹介します。
いざ!という時、ぜひ参考にしてくださいね。

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ネイティブに確認!英語の敬語はいつ使う?

メールでは、本当にお伝えしたいことの1割しか伝わらないと言いますよね。
ましてや、英語でアポイントのドタキャンを先方にお伝えする場合、とても困ってしまうと思います。
そもそも、英語は日本語ほど敬語表現が複雑ではありませんし、「申し訳ない」というこちらの思いを伝えるには、ちょっとしたコツが必要なんです!

最も気を使うドタキャンの例を中心に、ネイティブに教えていただきましたので、みなさんにもご紹介!
英語のビジネスシーンで求められる、その場にふさわしい丁寧な表現や言い回しのフレーズ集です。

ちなみに、今回教えてくださったのは、私がアメリカに滞在していたときの友人A子さんです。
A子さんは、アメリカ人の母と日本人の父の間に生まれ、10歳まで日本育ち。ニューヨークのIT企業などで、長年の社会人経験がおありです。

A子さんによると、「英語では、ビジネスや学校などで丁寧な表現をします。日本では、敬語や丁寧語を使うかどうかは、年齢や肩書きで判断するのが一般的ですね。英語で丁寧な表現をするかどうかの基準は、年齢や肩書きというより、『その状況に相応しいかどうか』です」とアドバイスしてくれました。

メールでのお詫びに使える例文集!

A子さんに、こちらの都合ですでに決定したアポイントの日時の変更をお願いする場合の文例を紹介してもらいました。
このように書くと、とても丁寧でほぼ完璧なのではないでしょうか。

『残念ながら、不測の事態が発生してしまい、1月18日火曜日の午前10時に予定していたミーティングをキャンセルしなければならなくなりました。』
I am writing to let you know that unfortunately, I must cancel the meeting that we had scheduled for Tuesday, January 18th at 10 a.m.
An unexpected scheduling conflict has arisen and has caused me to have to cancel our appointment.

『引き続き、御社との会合をとても楽しみにしております。
日程を再調整させていただきたく存じますが、1月25日火曜日の午前11時ではいかがでしょうか?
お電話かメールでご都合をお知らせくださいませ。』
I am very much looking forward to meeting with you, however, and would like to find a mutually agreeable time when we can hold a rescheduled meeting. Would Tuesday, January 25th at 11 a.m. work for you?
Please call or e-mail me to let me know.

『ご迷惑をおかけして申し訳ありません。 お会いできるのを楽しみにしております。』
I apologize for needing to reschedule our appointment and for any inconvenience that this change might create.
I look forward to seeing you in the near future.

 I am doing toは書き言葉の丁寧表現の定番!

A子さんに、上記の文例のポイントを解説してもらいました。

I am writing to は、書き言葉の丁寧な表現の定番です。話し言葉ではI’m gonna~ と言いますが、書くときは I am going to になります」とのこと。
確かに、”I am writing to~” はメールの冒頭によくある表現だと思います。
話し言葉では省略する場合でも、書き言葉では丁寧に書くことが一般的なんですね!

ドタキャンの理由は、「仕方がない」ものがベター!

文例では、詳しい理由を言わず、An unexpected scheduling conflict has arisen (不測の事態が起こった) と書いてありますね。
相手に仕方ないな、と思ってもらえる理由のほうが無難です。
アポイントのキャンセルは仕方がないことなので、”I must cancel” や “I have to cancel” という表現になります。

こちらから日時を提示しても失礼にはなりません

日本語だと、相手が目上の方の場合、最初のメールではこちらの希望は伝えず、まずは先方に日程の候補をいくつか出してもらうことが多いかと思います。
A子さんは、「効率を重んじるアメリカでは、たとえドタキャンであっても、手間を省くため、こちらから再調整の日程を提示しても失礼にはなりません。むしろ時間の節約となり、相手のためになるのです」と話していました。

2段落目のように、”Would Tuesday, January 25th at 11 a.m. work for you?” と、いきなり代替案を打診しても大丈夫です。
“work for you?” は「よろしいでしょうか?」といった意味なので、ちゃんと丁寧な表現になっています!

便利な英語の丁寧表現!

ほかにも、A子さんに使える英語の丁寧表現を教えてもらいました!

例えば、社内のミーティング調整の場合です。

『部長から、みなさんとのミーティングを設定するように申し付かりました。
部長の可能な日時は以下の通りです。この中でみなさんのご都合をそれぞれ教えてください。
最も多くの人数が参加できる日時で確定したいと思います』
Our director would like to set up a meeting. The dates available for him are as follows;
date, time
date, time
date, time
Please let me know your preferred date and time.
I will pick the dates that works best for most and let you know.

社外の方とのミーティングの時間を30分にするか、それとも60分確保しておくべきか、秘書の判断に任せられ、悩んでしまうことありませんか?
そういう時は、先方の来社前にミーティングの概要をお聞きして、どのぐらいの時間がかかるか判断します。

『もしよろしければ、ご来社の前にミーティングの内容をお聞かせいただけますと幸いです』
I would be grateful if you could send us the agenda for the meeting before your visit.

“before your visit” でもいいのですが、
“Please send us the agenda for the meeting before Tuesday.” (火曜日までにお知らせください)

などと期限を切っても大丈夫です。
先方とのやり取りが当日までずれ込んだならば、”please send us the agenda for the meeting before 10am.”(朝10時までにお知らせください)など、時間を指定してもいいと思います。

敬語表現に富む日本語と違い、英語の場合はフレンドリーか丁寧か、どんなビジネスシーンかを見極めて、臨機応変な言い回しが必要です。
私はメールを書く前に、アメリカンな気分に切り替え、平等な関係だけど敬意を持って英語メールを書くようにしています。

みなさんも参考にしてみてくださいね。

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

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SAORI

日本の大企業でのバイリンガル秘書経験を生かし、欧米向けの貿易会社で英語を生かした仕事をしています。趣味は、現代アートのギャラリーめぐりです。

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