人生100年時代、これから秘書に必要なスキルとは?

秘書 キャリアアップ

秘書のみなさん、こんにちは! まりこです。

突然ですが、みなさんは「秘書の将来」について考えたことはありますか?
私は秘書として勤務していた時に「これからAIやオンライン秘書が増えることで、リアル秘書の仕事がなくなってしまうのでは?」と思ったことがあります。

結局のところ、「リアル秘書の仕事がなくなることは当分ない」と別の記事で結論付けました。
しかし「これからの秘書に求められるレベルは、かなり高くなってくるのではないか」とも予想しています。

そこで今回は、「受動的」から「能動的」に!
秘書のみなさんがステップアップしていくために、オススメのスキルをお伝えいたします。

エグゼクティブ層の秘書を務めておくと、選択肢が広がる

エグゼクティブ 秘書

もし、将来的に秘書として更にキャリアを積んでいきたい場合、エグゼクティブ層の秘書を経験されておくと、転職時に選択肢が増えるのでオススメです。

上場企業における役員以上クラスの秘書業務経験があれば尚良い条件もあるようです。
しかし、現実的には狭き門ですし、なかなか難しい場合もあります。
よって、まずはエグゼクティブ層の秘書を目指してみると良いかもしれません。

やっぱり語学はできた方が良い!

代表付きの秘書や、外資系企業で勤める秘書の必須条件として「ビジネスレベルの英語力」を求める企業は多いです。
もちろん一概には言えませんが、できた方が任せてもらえる仕事の幅も広がりますし、メリットが多いと思います。

私も目下、勉強中です……!
英語以外にも、企業によっては中国語など複数の言語をビジネスレベルで話せるとさらに価値ある人材になりますよね。

ところで、知っていますか?「秘書の年収」

雇用形態や勤務地により賃金の変動はありますが、こちらのデータは実態とそうかけ離れていないのではないかと思います。
いかがでしょうか。

正社員:330万円~440万円
派遣社員:1500円~2000円(時給)
外資系秘書:340万円~650万円
法律事務所の秘書:350万円~450万円

(出典:https://heikinnenshu.jp/general/secretary.html ※口コミや賃金調査より算出)

正社員であれば、秘書の年収は一般事務職の年収より少し高めになっているようです。
外資系企業の場合は、年俸制を採用しているところも多いですね。
中には、年収1000万円近くもらっている秘書さんもいらっしゃいます。

だれだって、少しでも年収を上げていきたいですよね。
現時点のご自身の位置を確認するとともに、これから目指す年収とそのために必要なスキルをイメージすることも有効かと思います。

財務諸表をはじめとした、数字を見るスキル

エグゼクティブ層の秘書さんだと、ときに経営に関する資料作成やデータ集計をお願いされることもあります。
ハイレベルな秘書さんだと、中期経営計画策定資料を作ることも。

高度なスキルを身に着けるには、会計(簿記)の知識や、財務諸表の基本的な見方を身に着けるのは必須だと言えます。
大手のコンサルファームや弁護士事務所でも、実務に関連したハイレベルな業務が発生するようです。
このあたりを狙っている方は、勉強しておくときっと役に立つと思います。

秘書にも必要な「ITリテラシー」

オンラインをはじめ、秘書の働き方は年々変わりつつあると思います。
在宅ワークでもしっかりコミュニケーションがとれるよう、使用するツールを使いこなせておくと時代に取り残されません。

ZoomやTeamsなどのオンライン会議システムや、SlackやChatworkなどのチャットツールなど、企業によって導入しているツールはさまざま。
YouTubeやブログでも基本的な使い方が分かりやすく紹介されていますので、聞きなれないツールでも調べることは簡単です。

あらかじめ使用するツールが分かっているようでしたら、先に見て勉強しておくとスムーズに業務に取り組むことができますよね。
例えば、オンライン会議のファシリテーションを頼まれることもあるかもしれません。
その際に慌てず対応できるよう、ミュート設定&解除の方法・画面共有・資料添付・ブレークアウトルームの方法など、実際に操作して試しておくと安心ですよね。

「EA」や「PA」を目指してみても

EA 意味

EA(Executive Assistant)とは

その名の通り、エグゼクティブ層=役員のサポートをはじめ、プロジェクトやアドミも兼務することが多い、万能型秘書です。
上司からの一方的な指示のもとで言われたことだけをこなすのではなく、上司のビジネスパートナーとしてしっかりと自分の意見を持つことが求められます。
上司も気づかなかったような点を指摘したり、上司に対してアイディアを出していくような場面を多いそうですよ。

PA(Personal Assistant)とは

その中でも、PAは上司1人のみをサポートします。
オフィスでの仕事だけでなく、上司のプライベートのサポートも含まれます。

まさにプロのコンシェルジュのようですよね。
業務量も多いようですが、その分やりがいもある、まさに「秘書の極み」と言えるのではないでしょうか。

これらの呼称は会社によっても、国によっても使い方が分かれるようです。
機会があったら自分の業務内容と肩書について、一度整理してみてもよいかと思いますよ。

まとめ

これからの秘書に必要なスキルを紹介しましたが、やっぱり私は何と言っても「コミュニケーション力」だと思っています。
コミュニケーション力にこれらのスキルが備われば無敵の秘書になると思います!

秘書として、さらに上を目指していこうとされている方、ぜひともEA・PAのような働き方に挑戦してみてくださいね。
年収の高さだけではなく仕事のやりがいや責任感の面でも、より輝ける未来が待っていると思います。

それでは秘書のみなさん、本日もお疲れ様です♪

まりこ

院長秘書など経験。
現在は講師の仕事を中心にエディター/ライターなどマルチポテンシャライトとして複数の仕事をしています。
取得資格は秘書検定1級をはじめ20以上。日々、何かしら勉強しています!

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