秘書の名刺管理術!~ファイリングから破棄のタイミングまで~

秘書のみなさんこんにちは!ナミコです。

いよいよ新年度を迎え、周辺ではご挨拶の機会も増えているかと思います。
そこで今回はいただいた名刺の整理方法について、お伝えしたいと思います。

少しでもみなさんの参考になれば幸いです!

訪問回数に応じて、2つのファイルで管理

秘書のみなさんは訪ねて来られたお客さまの名刺、どのように分類されていますか?
社名別やお名前で五十音順など、様々かと思います。
私は2種類のファイル用意し、下記のように分類しています。

①はじめてのお客さまは、社名を五十音順でファイリング

まず、はじめてお目に掛かるお客さまの名刺は、ひとまず社名で五十音順にファイリング。
その際に手書きで付箋を追加するようにしています。

内容はこのようになっています。

  • 身体的特徴(眼鏡、長身、小柄、大まかな年齢など)
  • ご案内時の情報(会話の内容や方言、暑がり、寒がり、ドリンクのお好みなど)
  • どなたかの後任であれば前任者の名前
  • いただいた手土産の内容(とても重要です!)
  • 最後に自分の日付印を押印(日付と案内者がわかるように)

②2度目以降のお客さまは、別のファイルに移動

2度目以降の方は来社頻度に応じて、社名で五十音順に2種類のファイルに移動しています。

良く来る方用 → 月1度程度はお見えになる方
あまり来ない方用 → 半年に1回程度以下

やっぱり自分に関係あることは覚えやすいものです!

さて、ファイリングしてから重要なのは「あまり来られない方用」のファイルです。
よくいらっしゃる方はすぐにお顔を覚えられるのですが、ほとんどいらっしゃらない方はそれがなかなか難しいものです。(今のご時世こちらが多いと思います)
あまりいらっしゃらないことで追加情報もなく、下手をすると1度きりしかお目に掛かる機会がない、ということもありますよね。
何かのタイミングで情報が必要になった際、「あれ、どんな方だっけ」と思うこともしばしば……。

そんな時に活躍するのが手土産情報です!
そもそもあまり来社されない方は遠方の方が多く、初めていらっしゃる機会には、やはり地元の名産をお持ちくださることが多いもの。
(みなさんが秘書として悩みながら厳選した選りすぐりの手土産は、先方の秘書の心にも残っていることをぜひお伝えしておきたいです。)

以前、1年以上お目に掛かれなかったお客様が久しぶりにいらっしゃったことがありました。
前回手土産にいただいた限定のお菓子を付箋にメモしておいたことで、一瞬にしてどなたか思い出すことができました(笑)。

野球が大好きな私は、ちょうど甲子園での高校野球期間中だったこともあり、その県の代表校が健闘していることをご挨拶の際にお伝えしたんです。
そうしたら、なんと!その方もその高校のOBだったことがわかり、「大いに盛り上がったよ!」と上司からお褒めをいただいたこともありました。

ファイリング後の分類方法

さて、このようにファイリングしているわけですが、いただいた名刺を確認する機会が多いのはやはりお中元、お歳暮の季節や年賀状やクリスマスカードの季節。
あとは異動が多い春などでしょうか。

私はファイリングした後、下記のように分類しています。

①でファイリングした“はじめましての方ファイル”

しばらく(1年ほど)は名刺のまま、手に取りやすい自分の机にファイルを保管します。
なぜならまだお名前を伺ったばかりなので、ご連絡があった際に失礼がないよう、敢えて詳細は覚えずに、名刺のデザインや付箋の情報を見て思い出す方式を取っているからです。

私の記憶力にも限界があるため(笑)、今後どういう関係になるかわからない方は、生身(紙)のまま保管し、お目に掛かった当時の様子を鮮明に思い出すようにしています。

②でファイリングした“2度目以降もお付き合いがある方のファイル”。

来社頻度が低いお客様は、いったんエクセルを使って社名順にリスト化します。
その際、上司とも相談しながら付箋の情報を整理します。

2度目以降のお付き合いが途絶えている方は、肩書や身体的特徴も変わっている可能性がありますよね。
また、別の記事でご紹介したように、当社は現在飲み物もセルフサービスが主流ということもあり、詳細な情報はリストには載せないこともあります。

秘書を悩ます新しい生活様式!お客様へのお茶出しはどうする?

 

来社頻度が高いお客様もリストを作成します。
しかしそういったお客様は、長くお付き合いが続いていて、自分だけの情報として保管しておくわけにはいかない方々です。

例えば贈答品やカード類の送付候補リストにも加えなければなりません。
こちらは社内で使っているグループウェアの贈答品リスト用のアプリを使い、上司だけでなく関係者全員でシェアできるように、詳細な情報も書き込んでいきます。
最後に名刺の画像をグループウェアにアップロードして完了です。

こうしておけば、今後その方をお中元・お歳暮やカード類のリストに加えてほしい場合、それぞれの締め切りまでにチェックボタンを押すだけで社内共通のリストが出来上がります
最新情報を持っている人が個々にアップデートすることもできるので、簡単かつスピーディーにリストができあがり、重複や漏れの可能性も低くなります。

名刺の廃棄は、このタイミングと時期に!

リストに載せた方々の名刺は、年に1回、ファイルごと上司の机の近くのキャビネットの一角に移動させます。
だいたい3年分でいっぱいになる容量なので、入れ違いに1番古いファイルを取り出し、上司に確認してから廃棄します。

ファイルをパラパラとめくって必要な方があればそっと取り出してもらい、1番古いファイルに戻すこともありますが、ほとんどの場合はそのまま廃棄しています。

この業務は贈答品関連や昇進、異動などがなく、来客も少ないため上司も席にいることが多い、8月のお盆前後に行っています。
個人的には8月はオフィスの断捨離月間と決めて、せっせとシュレッダーをしています。

最後に

正解がない秘書のお仕事。
私は自分なりにスピード解決できるよう、自分の考え方のくせや得意なことを、日々の仕事に活かすようにしています。

名刺に手土産情報をメモしてしまうこと、またファイリングの方法など、よろしければお試しください。

みなさんはどんなオリジナルマニュアルをお持ちですか?
ぜひ当記事のコメント欄でシェアしていただけたらうれしいです。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです。

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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