秘書の在宅勤務、上司との関係はどう変化する!?

秘書のみなさん、こんにちは! sollaです。

先日、明治安田生命保険が「コロナ禍における上司との関係性の変化」という調査結果を発表していました。
ニュースなどで目にした方もいらっしゃるのではないでしょうか?

コロナ禍における上司との関係性について、アンケート調査の結果によると以下の通りでした。

  • 「良くなった」と回答した人は13.4%
  • 「悪くなった」と回答した人は6.7%。

今回私が注目したのは、「悪くなった」と回答した理由に対する原因とその対策です。
秘書として、どんなことをしたら「良くなった」に近づけるのか考えてみましたので、ぜひ参考にしてみてください!

「悪くなった」と回答した方の理由を考えてみると……

「悪くなった」理由として考えられるケース①

テレワーク等により報告・連絡がしにくくなった・気軽に相談がしにくくなった。

このように答えた方々の会社は普段、上司とのコミュニケーションをカジュアルにとれる風通しの良い環境なんだろうと想像します。

通常なら、オフィスにいる上司に直接口頭で報告したり、立ち話やすれ違ったときに短い時間でも相談できる環境ですよね。
しかし、テレワークとなるとそれが叶いません。

秘書として何かサポートできることはないかと考え、こんなアイデアが思い浮かびました。

それは、幼稚園や保育園でも大活躍!だれもが活用したことのある「連絡帳」。
「日報」と言いたいところですが、なんだか面倒で業務の足かせになりそうなイメージですよね。
もしかしたら、最もなくしたい業務のひとつかもしれません。

ですから「日報」のように必須業務、という強制力はなく必要に応じて……というくくりとして社内メンバーから上司への「連絡帳」を取り入れてみるご提案です。
「Contact Note」や「Chat Report」といったように、もっとかっこいい横文字のネーミングでもいいかもしれませんね(笑)。

報告がある場合や、上司に相談したいことがあるときだけ、まずは秘書宛にメールなどで送ってもらうのはどうでしょうか?
直接上司に連絡するのはハードルが高いと感じる社員も、秘書のあなたにならメモを送る感覚で気軽に書いていただけるのではないかと思います。

例えば……

件名: 【訪問報告】〇〇株式会社
案件: 後期発注の価格交渉に関して
後期にいただく予定の発注に関して、価格の引き下げを要求された
値下げを受けたいが、受けるための条件を提示したい。その内容を〇〇常務に相談したい。

もっとラフなツイート程度の書き方で送られてくる場合もあるかもしれません。
そういった場合は送ってきた社員の気持ちを汲んで、内容をしっかり理解するようにしましょう。

わからなかったら電話で確認をお忘れなく。
秘書であるあなたには話しやすいという雰囲気を作っておくことも大切ですね。

他の社員と比べて、秘書が上司と連絡をとる頻度は高いはずです。
大切な部分はしっかりと、かつ簡潔に上司に伝え、次のアクションの指示を受け返信してあげましょう。

<返信例>
件名: 返:【訪問報告】〇〇株式会社
案件: 〇〇常務にご報告しましたのでご連絡します。
発注数量が予定の3倍程度または、数量1.5倍+現金決済であれば値下げを受けてよい。
この条件が先方の状況に合うかどうか知りたいので、打ち合わせをしたい。
→30分程度オンラインで打ち合わせを設定させてください!

早めに返信を受け取ることができたら、社員の方も手ごたえを感じていただけるかもしれませんね。
秘書としてもうれしい気持ちになれそうです。

「悪くなった」理由として考えられるケース②

飲み会やランチなどの懇親を深める機会が減ったため。

毎日出社をしていた通常業務の間は、秘書のあなたが社員と上司とのコミュニケーションのためのランチや、飲み会を一生懸命設定していた……ということも少なくないかと思います。
そして、それはとてもうまく機能していたのではないかと想像します。

さて、飲み会やランチが設定しにくくなった今、あなたならどうしますか?

私なら「オンライン」を活用します。
ただし、夜の「オンライン飲み会」は避けた方がいいでしょう。
理由は友達同士の「オンライン飲み会」とは違い、自分のプライベートを上司に覗かれている感じがして、私ならちょっと避けたいなと思うからです。

その点、昼間なら整った環境でテレワークをされている方も多いと思いますし、時間も1時間、長くて1時間半で終了できるのでオススメです。
一人2,000円とか3,000円など予算を決めて、ランチタイムに各自好きなものをデリバリーしても良さそうですね。
イベントとして、今回のランチテーマは「イタリアン」などと決めても楽しいかもしれません。

「悪くなった」理由として考えられるケース③

上司が在宅勤務など柔軟な働き方に対して理解がないため。

いつもは目の届くところに社員を置いて、逐一報告を受けることを「良し」としていた上司。
しかし環境の変化に追いつけないと、こういった不安な気持ちが現れてくるのだと思います。

上司の立場からすれば、「さぼっているのではないか」と疑念を持つようになり、もはや自分でコントロールできなくなってしまっているのかもしれません。
かわいそうですよね。誰も幸せじゃない状況です。

このままにしておくと、さらに上司のマイクロマネジメントを加速させてしまうことにもなりかねません。

そんな風に、からまってしまった糸を少しずつほどいてあげられるのは私たち秘書だと思うんです。

先ほど提案した「連絡帳」の存在もそんな上司への助けになりえます。
「理解がない」と嘆くよりも、誰にも相談できない上司への救済方法を考えてあげてみてはいかがでしょうか?
そうすると、いつの間にか上司が理解を示してくれるようになるかもかもしれません。

上司って意外と孤独なものです。
電話で「何か気になることありますか?」とお声がけするだけでも上司は気が楽になるかもしれません。

もし「営業部の〇〇、あいつサボってるんじゃないか?」と上司が漏らした場合、知っていることがあればお伝えして「何か滞っている件がありますか」と橋渡しを買って出るのも一つの方法かと思います。

社員と上司の間に上手に入って架け橋になること。
なかなか評価されにくいですが、これも秘書としての大切な役割だと私は思っています。

最後に

いかがでしたか?
いずれにしても「何か空気が変だな」と感じた時は、秘書の出番なのかもしれません。
それを感じることも秘書としてのひとつの「能力」と言えるのではないでしょうか?

誰も気づかないような小さなことでも、心を込めて続けること。
そうすることで、次回のアンケート調査では上司との関係性が「悪くなった」と答える人が、少しでも減ったらいいなと思うのです。

秘書のみなさん。いつも心のこもったお仕事お疲れさまです。
風通しの良い会社の陰の立役者は、あなたです!

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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