秘書のルーティーンを効率化!業務のチリツモ時短技8選

秘書のみなさん、こんにちは!ナミコです。

いよいよ暑くなってきましたね。
ただでさえバタバタしがちな秘書のお仕事。
少しでも席を立ったり座ったり、電話を取ったり……というルーティンを省略できたら、と思うことはありませんか?

そこで今回は、私が実践している「チリツモ」な時短作戦を公開したいと思います!
みなさんのお仕事のヒントにもなれば幸いです。

時短技① メール送信はアドレス帳を使わない!

社内へのお知らせやご挨拶などで一斉送信することも多々あるメール。
以前のものを使いまわしてタイトルだけの変更も、もちろんされていると思います。
けれど以前とは部署や担当者名が変わっていたりした場合、急ぎのメールに限って宛先不明で戻ってきてしまい、再送信にイラっとすることはありませんか?

そんな時のために、私はメーラーのアドレス帳ではなく、別にエクセル(ワードでも可)で作成した全社共通の社内メールアドレス帳を作って、社員の移動があるたびに更新・公開しています。

メールを作成する際は、

  1. 送りたい人やグループを部署別などでソートして
  2. 該当の方のメールアドレスを全部選択、ドラッグして宛先欄にそのままぽいっと放り込むだけ!

もちろん、個々のアドレスもクリックすれば即メールが送れます。
この方法はファイルの備考にも書いておき、社内のみなさんの時短に役立ててもらうようにしています。

時短技② 定型文は入力しない!

メール本文も、極力その都度入力はしないようにしています。
そうです!頻出文は全部単語登録しているのです。

例えば……

  • お世話になっております
  • よろしくお願いいたします
  • 自分の社名
  • 自社の住所
  • 代表者名
  • 電話番号
  • 自分の名前や頻出のメールアドレス等

これらは定型文で事足りることが多いので、スペルミスがないように気を付けながら単語登録しまくっています。

メール署名欄にはちょっとした挨拶も入力。
またメール本文にもなるような長文であれば、メモ帳に貼り付け保存しておき、都度コピペをするように徹底しています。

急ぐとどうしてもミスタッチが増え、余計に時間がかかりますよね。
私は自分のタイピングに自信がないので、パソコンに覚えておいていただくことでミスを防いでいます。

時短技③ パスワードはむしろ共有!

個人のクレジットカード番号やマイナンバーならいざ知らず、オフィスで使う消耗品注文や請求書閲覧用のパスワードやIDは担当者全員で共有しています。

時節柄、在宅勤務が多く全員揃うことが少ない昨今。
担当者が不在でもログインさえできれば、ストレスなく誰でも同じ仕事をすることができますよね。

在宅勤務中の〇〇さんにログイン情報を聞いて、返事を待つ……という不毛な時間から解放されました。

時短技④ 社名はハンコを使って1秒で完成!

小さいことですが、「社名、住所、電話番号、FAX番号、代表者氏名」がそれぞれ1行になった組み合わせハンコをいくつも作成しています。
1人1つどころか、目につくところや受付のカウンターなど、手あたり次第に置いています。

郵便物や伝票類、お客様に返送する書類には、書くより印刷するより、押すのが間違いなく断然早い!ということで重宝しています。

角印もたくさん

個人の認印程度の効力しかない角印も、個人用も含めていくつも準備しています。
こちらは念のため作成時に管理番号を刻印し、実印などとともに印章台帳で管理しています。

時短技⑤ FAXはWEB化!

まだまだ使うことが多いFAXも、当社では以前からWEB化のシステムが導入されました。
毎日届く営業のFAXなども、サーバー上で削除できるので紙の無駄もゼロ。

たまに出社したらデスクにFAXが山積み……ということもなく、在宅勤務中でも情報を取捨選択
もちろん発信もできるので、とても便利です。
用紙代、トナー代、そして紙ごみの削減と在宅勤務推進にとても役立っています。

こちらは個人では実行できるものではありませんが、予算と環境が許せばグループや部署単位で提案してみてもいいのではないでしょうか。
その際に数値化した予想時短効果を添えてプレゼンすれば、評価も上がるかも……!?

時短技⑥ 古い書類は外部倉庫に!

倉庫の片隅の誰が置いたか分からない開かずの段ボール、会議室の棚の昭和の香り漂う社員旅行のアルバム、退職者が置いて行った古いマニュアルや保存期間が決まっている伝票類……などなど。
「捨てるわけにはいかないけれど、何かにつけ邪魔で仕方がない!」といったものは全部まとめて、契約している外部倉庫に預けています。
倉庫と言ってもトランクルームのようなもので、気軽に出し入れできるところを選びました。

当社は年度末が12月なので、1月中旬には前年度の書類を段ボールに詰め込み、オフィス内の倉庫へ移動。
入れ替わりに1番古い年度のものを取り出して外部倉庫へ預け入れる、という流れです。

すべてWEB管理なので、廃棄年月を事前に入力しておけば、こちらが忘れていても自動でひと月前にお知らせしてもらえるほか、機密書類の廃棄には廃棄証明書がいただけるサービスもあります。

預入している書類が必要になれば、翌日には配達、また大至急の場合は予約をした上で倉庫に閲覧に行くことも可能です。
箱の中身はすべて自分がつけたタイトルのままWEB上で管理できますので「あの書類、どの箱に入れたっけ?」ということもありません。

私にとって苦手な管理業務もしてもらえる上、なによりオフィスがすっきり!!ということでこちらもオススメです。

時短技⑦ 不祝儀袋は書きためておく!

おめでたいことに使う場合は、金額や用途に合わせて水引や袋の大きさも慎重に選ばなければなりません。
しかし不祝儀袋は急に必要になる上、金額は社内規定で決まっていることが多いものです。

そこで、差出人になりそうな人の名前は予め書き溜めています。
ついでに裏書の金額も書いておけば、誰が担当しても入れ間違いもありません。

ちなみに慎重に選ばなければならないご祝儀袋は、都度用途によって面倒でも実店舗で購入しています。
当社は職場近くに古くからの結納用品を取り扱うお店があり、金額と用途を言えば最適なものをお店の方が選んでくださるのです。
しかも追加料金なしでその場で表書きもしてくださるサービス付き。

専門家にお任せする方が安心できるので、面倒でもお散歩がてら買いに行くようにしています。

また、そのお店では袱紗や懐紙、香り袋や季節に合わせた色紙なども常備されているので、海外からお客様がいらっしゃる際のお土産選びコースとしても愛用しています。

時短技⑧ サインをもらいまくっておく!

「ああ、急ぎでサインをもらいたい書類がある時に限ってボスが出張!!」
こんなことよくありませんか?

そんな時のために、上司を見かけたら社外用の公式レターヘッドの白紙をどっさり預け、芸能人のように直筆サインをもらいまくっています(笑)。

これは用途が限られますが、毎月の提出書類などフォーマットが決まっているものにはオススメです。

最後に

以上いくつか挙げてみましたが、みなさんの参考になりそうなものはありましたでしょうか。

今から暑くなる季節、マスクでの熱中症にも気を付けて、なるべく省エネで夏を乗り切りましょう。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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