マルチタスクが苦手な秘書さんへ!焦らず仕事を進めるための3つのコツをご紹介!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

「終わりが見えないタスクの山をどのようにこなしていくか」という課題は、多くの秘書さんが抱えるお悩みの1つかと思います。

私も、日々山積みのタスクに追われ、どこから手を付ければ良いか分からなくなってしまった経験が多々あります。
そんなとき、心が焦ると仕事の質も効率も下がってしまい、ますます悪循環に陥ってしまいますよね……。

マルチタスクを効率的にこなすためには、的確な優先順位の判断だけでなく、業務の仕組化やストレスマネジメントを含めた多角的なアプローチが有効です。

そこで今回は、私が過去の失敗から学んだ「焦らず仕事を進めるための3つのコツ」をみなさんにもご紹介したいと思います!

マルチタスクに苦手意識がある秘書さんは、ぜひ参考にしてみてくださいね。

新着タスクに焦ってしまう秘書さんへ

秘書の仕事では、作業中に別のタスクや連絡が舞い込んでくることが頻繁にありますよね。
このような環境では、どうしても集中力が散漫になりがちに……!

私の場合は、よく以下のような状況に陥ります。

  • メールを書いている最中に、チャットの通知が届く
  • チャットの内容が気になり、すぐにチャットを開く
  • チャットの対応に夢中になっているうちに、先ほど書いていたメールの存在を忘れてしまう……

このように、複数のタスクに同時に手を付けようとすると、意識が散漫になり、仕事の抜け漏れや作業効率の低下につながってしまいますよね。

さらに、作業途中のまま別のタスクに意識を向けることで「未完了のタスクを2つ抱えている」という状況を自分でつくり出してしまい、ストレスやプレッシャーも感じやすくなります。

仕事は1つずつ処理して解決!

こうした失敗をくり返してきた私は「マルチタスクといえども仕事は1つずつ処理するのが1番効率的」という結論に行き着きました。

「作成中のメールを送信するまでは、新着メールやチャットは開かない」「作業中のタスクが終わるまでは、別の仕事には手を付けない」といった意識をもつだけでも、タスクを着実に処理しやすくなるかと思います。

私のように「新着タスクの存在に焦ってしまう」という秘書さんは、ぜひ意識してみてくださいね。

特定の業務を先送りしてしまう秘書さんへ

マルチタスクにおいては、優先順位を付けながら目の前のタスクをどんどん処理していく必要がありますよね。

しかし、多くのタスクを目の前にすると、ついつい自分のやりやすい仕事から着手してしまうという秘書さんもいらっしゃるのではないでしょうか?
この習慣により、結果的に不慣れなタスクや苦手なタスクが後回しになり、期限ぎりぎりになって焦ることになってしまいます。

フリーランスとして活動している私の場合は、領収書の処理がまさにその例です……!
気が進まず先送りしているうちに、気付けば1年分の領収書を溜め込んで、確定申告の期限直前になって大慌て……!

ただでさえ忙しい年度末に、こうした余計な焦りを抱えるのは本当に避けたい事態です。

1週間の入力ルーティン化で解決!

そこで翌年からは、1週間分ごとに領収書を会計ソフトに入力することをルーティンにしてみました。

意外だったのは、初めは面倒に感じていたこの作業が、ルーティン化することで徐々に苦痛に感じなくなったことです。

私はこの経験から、業務の先送りが生じる原因には「作業手順を思い出す手間」や「作業量・所要時間のボリューム」に対する心理的なハードルが大きく影響していることに気付きました。

苦手だった領収書の処理も、ルーティン化することで「年に1度のイレギュラー業務」から「手慣れた定型業務」へと捉え方が変わり、ストレスなく処理できるようになったのだと思います。

的確な優先順位の判断ももちろん重要ですが、こうした心理的負担を軽減することもスムーズなタスク処理には効果的です!

多くのタスクを前に「特定の業務をつい先送りしてしまう」という秘書さんは、何がハードルになっているのかを分析し、その負担を取り除く方法を考えてみるのがオススメですよ。

なかなかタスクを手放せない秘書さんへ

マルチタスクをこなすためには、目の前のタスクをテンポ良く処理していく必要があります。

しかし、なかには1つの作業に時間をかけすぎてしまい、タスクをなかなか手放せない秘書さんもいらっしゃるのではないでしょうか?

私もいわゆる「完璧主義」なところがあり、全てのタスクに対して高品質を追求したい思いから、必要以上に時間を費やしてしまうことが課題でした。

私がとくに時間をかけてしまうのは、挨拶原稿やプレゼン資料の作成です。
言葉選びやデザインの細部にまでこだわり、ときには数日かけて仕上げることも……。

80点の途中経過報告で解決!

そこで私が心がけるようになったのが「80点の時点で途中報告をすること」です。
こだわっているのは自分だけで、実は80点のクオリティで十分という仕事も意外とあります。

実際、途中報告のつもりが「これで完成にして良いよ」と言われることも少なくありませんでした。

ブラッシュアップが必要な場合も、途中報告の時点で上司や先輩から客観的なフィードバックが得られるので、結果として修正の質とスピードが向上します。

1人で「ああでもない、こうでもない」と試行錯誤していた頃よりも格段に速く業務を進められるようになり、溜めがちだったタスクもスムーズに処理できるようになりました!

100点にこだわるあまり「なかなかタスクを手放せない」という秘書さんは、80点での途中報告をぜひ取り入れてみてくださいね。

工夫次第で、苦手意識は克服できる!

今回は、私が実体験から学んだ「焦らず仕事を進めるための3つのコツ」をご紹介しました!
みなさんにも当てはまる要素はございましたでしょうか?

そもそも人間の脳は、1度に複数の情報を処理することには長けていないそうです。
それはもちろん、秘書であっても例外ではないはずですよね。

マルチタスクが苦手だからといって「自分は秘書に向いていないかも」などと悲観する必要はありません!
工夫次第で、焦ることなく着実にタスクを処理していくことができますよ。

ぜひ自分に合った仕事の進め方を見つけて、明日からの業務に取り入れてみてくださいね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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