秘書を悩ます新しい生活様式!お客様へのお茶出しはどうする?

秘書のみなさん、こんにちは! ナミコです。

まだまだ新しい生活様式の導入に向けて試行錯誤が続いているかと思います。
そんな中、秘書のみなさんはお客様へのお茶出し、どうなさっていますか?
WEBミーティングもスタンダードになり、来客も以前よりは減っている企業も多いかと思います。

そんな中でもわざわざお越しくださるお客様には、できる限りおもてなしをして差し上げたい、そう思うこともありますよね。
そこで今回は、コロナ渦の現在、私が行っているお茶出しの工夫についてお伝えしたいと思います!

少しでもみなさまの参考になれば幸いです。

秘書として、今まで通りお茶出しをしてみたら……?

全国的な緊急事態宣言が解除された直後、日ごろから上司が懇意にしているお取引先の社長がお見えになったことがありました。
平時であれば月に1度程度はお越しになり、都度世間話なども交えながら商談をされる、気さくな方です。

しかしその時は、いつものようにお茶をお持ちしたところ、まさかの固辞。
理由をお伺いすると、社内で感染者が出ないよう、社外では一切マスクを外さないということを全社員に徹底しているとのこと。
会社規模がそれほど大きくないため、1人でも感染者が出たら事業そのものが立ち行かなくなる可能性があるから、との理由からでした。

そのお言葉を伺い、高い志に感動するとともに、自分の気の利かなさにがっかりした瞬間でした。
非常時にはお客様への対応も臨機応変さが求められる、と痛感したできごとです。

お茶の出し方を試行錯誤の結果

だからと言って、せっかくお越しいただいたお客様に、何もしないということも申し訳ないですよね。
試行錯誤した結果、上司や同僚とも相談し、現在はお茶出しをこのようにしています。

ドリンク用の冷蔵庫を設置

マスクを外したくない、誰が触れたかわからないものには極力触れたくない、というご意向の方もいらっしゃることを想定し、応接室近くの廊下にドリンク用の冷蔵庫(海の家などで見かける、中身が見えるタイプのもの)を設置しました。
その中には、麦茶、水、コーヒーなどのペットボトル(常温、冷蔵)と、個包装の除菌シートを常備しています。

お茶出しの社内ルール

来客の予定が入った際は、応接室の予約とともに「今まで通りのお茶出しが必要かどうか」がわかるように、グループウェアを活用して表示し、シェアするようにしました。

*お茶有→従来通りの丁寧な対応希望
従来通り丁寧に給湯したお茶をお持ちする

*来客→冷蔵庫の中身で対応可(お部屋までのご案内以外の対応不要)
お客様ご自身で冷蔵庫からお好きな飲み物を選んで、取っていただく(もちろん毎回扉などは消毒する)

*来客(施設予約不要)→担当者と直接のやり取りのみで短時間のため、ご案内も不要

急な来客の場合は、初回に限っては上司にもどのような感覚をお持ちの方か極力尋ね、ご希望があれば役職に囚われず、応接室ではなく、あえて風通しの良い面談ブースにご案内することもあります。

また、お客様のご意向を蓄積し、二度目以降は特に上司からの指示がなくても、お客様が安心してくださるような対応も心がけています。

秘書としては思わぬ反響をいただく!

上記のような体制を取るようになって約1年になりますが、現在のところ幸いお叱りを受けた、ということはありません。

むしろお客様によっては「時代に即した良い対応である」とのお褒めの言葉をくださる方も!

  • 夏場などはペットボトルの方がその後も持ち歩けてありがたい
  • 未開封はこのご時世には安心
  • 実はお茶はトイレが近いので遠慮していた

など、今まで通りの対応では気付き得なかった本音を教えてくださるお客様もいらっしゃるほどでした。
そのような、思わぬ反響に自分も驚いているところです。

また、「冷蔵庫の中身は誰でも使用可」としたことで、業者さんや面接に来られた学生さんにも気軽にドリンクを振る舞うことができるようになりました。
当社は最寄り駅から少し離れていることもあり、暑い季節などには会社のイメージアップにも貢献できているようです。

秘書の本音!実は自分も楽になった

お茶出しと言えば、来客の度に席を立ち、お客様をご案内し、お茶をお出しし、お見送りして片付ける、という一連の作業ですよね。
それだけでも何件も続くとあっという間に時間が過ぎていることもあります。

それがこの方法にしてからはご案内すら不要、ということもままあります。
当然席を立つ回数も減り、その分事務作業にも集中でき、飛躍的に仕事がはかどるようになりました。

また、セルフサービスであれば特にマニュアルも不要な上、上司自らお客様にも当社の方針を説明してくださる、というありがたい心遣いもあり、在宅勤務も気兼ねなくできるようになりました。
お客様どころか自分の安心までも手に入れられたのはうれしい誤算です!

秘書として、自分の業務を見直す良いチャンス!

すべてが今まで通りには行かなかった昨年、私は思い切って「当たり前」だった業務を根本から見直してみることにしました。
結果、予想外のご意見をいただき、秘書としても人としても成長する機会をいただけたと思います。

現状、収束の気配もまだ見えない中、わざわざリスクを冒して会社を訪ねて来てくださるお客様に、少しでもストレスを減らし、気持ちよく過ごしていただけるためにはどうすればいいか……。
今後も常識にとらわれずに業務を見直して行こうと考えています。

少しでもみなさんの参考になれば幸いです。
それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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