リモートワークで会議急増!? 上司の健康管理と時間確保は秘書の腕の見せどころ!

秘書のみなさん、はじめまして。
秘書歴7年目、現在は社長秘書として日々奮闘中のNell(ねる)と申します!

リモートワークがすっかり定着した今日この頃。
かくいう私もオフィスに出社するのは週1日程度で、それ以外は在宅で仕事をしています。

上司も秘書もリモートワークが基本となった今、以前より会議の数、時間がぐっと増えていませんか?
そんな状況の中で、上司が「自身のために使える時間」をいかに確保するかについて、今回はお話したいと思います。

リモートワーク時代、秘書とその上司が陥っている問題点

久しぶりにオフィスで顔を合わせた役員の方たちからは、

「部下からどんどん会議を入れられちゃって、昼ごはんを食べ損ねた……」
「リモートワークになってからの方が明らかに忙しい……」

なんて声も聞こえてきています。

オフィスに出社し、お互いの顔が見えていた頃は状況を見ながらサポートができていました。
しかし、お互いにリモートで仕事をしている今、物理的なサポートは難しいですよね。
そんな状況下で秘書にできるのは、そう!上司の「時間」を確保することです。

上司の「自分の時間」がなくなると、どうなる?

上司のランチ・休憩・作業や考えごとをするための時間——つまり上司の「自分の時間」がなくなると、上司にはこんなことが起きるかもしれません。

  • 体調不良に陥る
  • 栄養・休養不足で頭が回らなくなる
  • 依頼や決済事項が滞り、周囲に迷惑をかける

作業効率が落ち、上司の時間もなくなり、負のスパイラルに陥ってしまうことになるでしょう。
またランチや休憩の時間を確保してあげることは、上司の体調管理の一環でもあります。

上司が倒れたら秘書の責任……!とまでは言わずとも、守れるところやサポートできるところは秘書が支えてあげる必要があります

秘書が実践したい!上司の時間を確保するための4つの管理術

とにかく、余裕があるときは会議の間に余白の時間を15分でも30分でも確保してみましょう!

ただし経営者ともなると、会議をしたい人が社内にわんさかいるので、難しい場合もありますよね。
そこで、忙しい上司だからこそ使えるテクニックを4つご紹介したいと思います。

1、非公開の予定を入れて、上司の時間を確保!

私の勤める会社では全社員が各自の予定をMicrosoft OfficeのOutlook予定表で管理しています。
私の上司に15分の隙間(予定表上の空白)があれば、「この時間ください!」とすぐに依頼が飛んできます。
そこで、あえて非公開設定で上司のランチ・休憩・作業時間を確保するようにしています。

非公開の予定は、ランチなどとは予想されず「公開できないような秘匿性の高い重要な会議が入っているんだな」と思ってもらえるようです。
その結果、「この時間ください!」攻撃から逃れることができます。

2、秘密の暗号で上司に休憩タイムをお知らせする

もし上司に予定表の非公開閲覧権限をつけてもらっていない場合は、上司と秘書にだけ「ここは休憩タイムですよ」と分かる暗号を決めることをオススメします。

例えば「プロジェクトB&A(例:Boss & Assistant)」などはどうでしょう?
プロジェクト〇〇のところにイニシャルを入れるなど、予定確保のためのニセ会議だと2人で識別できればなんでも構いません。

「10分でいいので……」などと依頼が入らないよう、「作業時間」「予定なるべく入れない」という表現は避けるようにしましょう。

3、上司を物理的に隠してしまう!

お互いがリモート環境なら、上述のように「予定を隠す」ことで時間を確保できます。
しかしオフィスにいる場合は、姿が見えると捕まってしまいがちですよね。
そこで、本当に集中して作業が必要な場合などは、「上司の姿を物理的に隠す」のもオススメです。

例えば、こんな方法が考えられます。

  • 上司の部屋とは異なるフロアの会議室を確保し、そこで仕事をしてもらう
  • ガラス張りなどで外から見える部屋でなく、完全に外から見えない会議室で仕事をしてもらう

こうなると、上司の部屋に部下が探しに来ても姿が見えないので、諦めて帰っていくのです。
そもそも、本当に緊急性や重要性が高い依頼の場合は、直接秘書に助けを求めにきますよね。
その場合はもちろん、上司の許可を取って繋ぎます。

この方法だと必要最小限の会議だけで、上司の時間をしっかり確保することができます。

4、それでもダメなときは……

とは言え、いくら予定表を非公開でブロックし、外から見えない会議室に上司を匿っても「どうしても……」という会議依頼はやってきます。

その際は、以下の項目を依頼主に確認しましょう。

  1. 会議の目的(本当に参加が必要なのか / 代理ではNGなのか)
  2. 本当に今すぐ設定が必要な会議なのか(少し待てるならいつまでに設定が必要か)
  3. 代案で対応できないか(メールでの報告に変更 / 参加者を最小限に絞る / 時間を短縮する)

なんでも勝手に秘書が判断するのは危険ですが、秘書の私でも緊急性が低いと感じるものや、他の役員でも良いと思われる会議が多々あります。
上司との関係性が構築できると、依頼主との会話の中で上司に判断を仰ぐべきかを見極められるようになりますよね。

まとめ

お互いが見えない環境であるからこそ、「想像力」を駆使して上司が業務に集中しやすい環境を作ってあげることは、リモートワーク時代の秘書の在り方のひとつかもしれませんね。

上司の健康管理と時間確保は秘書の腕の見せどころ!
今回ご紹介したアイデアがご参考になりましたらうれしいです。

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

Nell(ねる)

日系・外資系企業で営業、営業アシスタントを経験し、秘書に転身。
秘書歴7年目の現在は社長秘書として日々奮闘中。
大雑把な性格のため、細かい作業はいつまでたっても苦手なままだが、営業仕込みの機動力の高さとビジネスへの嗅覚には自信あり。
秘書から仕事の幅を広げ、ライターとしての活動にも挑戦中。

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