秘書のみなさん、こんにちは。雲川ゆずです。

みなさんは、普段の仕事で何人の上司を担当していますか？
秘書1人につき上司1人、というケースが一般的かもしれません。

しかし、業界や会社、またそのときの仕事の状況によっては、秘書1人で複数の上司を持つこともあるのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、秘書として複数の上司を持つことになった場合について考えていきたいと思います。
やりがいや大変さ、またそれぞれのスケジュール管理や仕事の優先順位のつけ方のコツなどについて、私の経験をもとにご紹介します。

みなさんの参考になればうれしいです。

秘書として複数の上司を担当することになったら

経験のある方もそうでない方も想像に難くないかと思いますが、秘書1人で複数の上司を持つということはやはり大変です。
担当する上司が増えたとしても、彼ら／彼女たちがスムーズに仕事ができるようにサポートすることは、上司が1人の場合と変わりません。

しかし、焦ったり、プレッシャーに感じる必要はありません。
どうしても難しい場合はほかの秘書や人事などに遠慮なく相談しましょう！

もちろん機密情報を共有することはできませんが、仕事で悩んでいることがあれば抱え込まずに誰かにシェアすることも大切です。
黙ったままでは誰も気づいてくれない可能性も。

仕事をしっかりこなして会社に貢献するためにも、必要な時には声を出すことも大事ですよね。

こう考えると、心が軽くなる！

また、考え方を変えてみれば、複数の上司を持つことによって、良い意味での気分転換にもなります。

たとえば、1人の上司から何かの機会に怒られてしまったりした場合でも、ほかに担当する上司と少し雑談をするだけで心が軽くなるということも考えられますよね。

複数の上司をを持つことのやりがい

ここからは、私の秘書時代の経験談を交えながら、複数の上司をを持つことの具体的なやりがいをご紹介します。

複数の上司を持つと、それだけ仕事で関わる人も増えます。
それにより、秘書として新しい世界・業界を知るきっかけになるかもしれません。

実際に私も秘書として働いていたときに、同じ社内なのですが全く異なる業務分野を専門とする上司2人に付いたことがあります。
その際には、上司1人を受け持っていたときには知ることのできなかった業界について学ぶことができました。

また、記事の後半で詳しくご紹介しますが、複数の上司を持つとスケジュール管理も大変になります！
忙しい上司のスケジュールのなかで上手く会議などを調整できたときには、大きなやりがいを感じました。

複数の上司をを持つことの大変さ

複数の上司を受け持つことになった場合、業務量が増えるというのが最大の問題ですよね。
そして、実際の業務だけではなく、心理的な面で負荷がかかることもあります。

たとえば、私が複数の上司を担当していたとき、話しかけやすい上司とそうでない上司がいました。
その場合、どうしても話しかけやすい上司と雑談などをする時間が増えてしまうのですが、それでは別の上司に失礼かもしれないという不安をいつも抱えていました。

実際に、私は話しかけやすい上司とばかり話してしまったことがあり、そうでない上司から「もう少しこちらにも時間を割いてもらえるかな」と苦言を呈されてしまったことがありました。

双方の上司と長い雑談をしては上司の仕事の邪魔になるかと思い、それ以降は話しかけやすい上司でも会話を短めに切り上げ、そうでない上司とのバランスを取るようにしました。

その後は、双方との関係が良くなりましたよ！

秘書なら知りたい！スケジュール管理のコツ

続いて、複数の上司を受け持ったときのスケジュール管理のコツをご紹介します。
まずは、とにかくそれぞれの上司のスケジュールを間違えないことが大切です。

紙の手帳でスケジュールを管理している場合は、上司によってペンの色を変えても良いでしょう。

パソコン上でスケジュールを管理している場合は、別の人のカレンダーは自動的に別の色になっていることが多いかもしれません。
その場合でも、「仮の予定」や「決まっている予定」などが混乱しないように「（仮）」「【確定】」などをスケジュールの最初に入れるなど、わかりやすい方法で予定を表示させるのも良い方法です。

秘書が上司にスケジュールする際のコツは

また、忙しい上司にスケジュールの確認をするタイミングがなかったり、何度も尋ねることに抵抗を感じる秘書さんもいるかもしれません。
その場合は、よく上司と一緒に社内会議や外部のミーティングに参加しているほかの社員に確認をお願いするのも良いかもしれません。

もしその社員さんのスケジュールが共有されているようであれば積極的にチェックし、自分が担当する上司に関係するミーティングが入っていないかを確認してみてくださいね。

複数の上司を持つ秘書が、仕事の優先順位をつけるコツ

複数の上司を持つ場合、同じタイミングで上司から仕事を振られることがあります。
これは秘書の仕事に限ったことではありませんが、仕事の優先順位は「重要度」と「締め切り」を組み合わせて考えることをオススメします。

「重要度」が高く「締め切り」が早いものを最優先に取り組み、「重要度」が低く「締め切り」まで時間に余裕がある仕事は後で行うようにすると、慌てず着実に大切な仕事をこなすことができますよ。

当たり前のことのように思えるけれど……

こうやって読むと「当たり前のことだな」と思った方も多いかもしれません。
ただ、実際に忙しい業務時間中に複数の仕事が重なると頭の中は混乱しています。
そんな時にやってしまいがちなのが、上司の地位や役職で優先順位をつけてしまうことなんです。

もちろん、それが正解の場合もあるかと思います。
でも、忙しい時ほど一旦冷静になって会社全体の動きを考えてみてください。

そして常に「重要度」と「締め切り」を洗い出すクセをつけることをオススメします。
そのクセがつくと、いつでも仕事の依頼があった瞬間に、上司に「重要度」と「締め切り」を確認できるようになってきます。

もちろん上司に「これは重要ですか？」と単刀直入に聞いたら、「もちろん重要です！」と返されてしまうと思います。笑
その仕事を依頼する背景や、その仕事の先に何があるのかなどをうまくヒアリングできると、「重要度」を計り知れることに繋がるかもしれません。
少し難しいかもしれませんが、まずは普段から上司の仕事の理解を深めておくことが大事ですね。

社内に他の秘書さんがいる場合は……

仕事が重なった場合、社内に他の秘書さんがいて協業の体勢があるなら分担するのも良いですよね。

例えば、部分的に手伝ってもらったり、ダブルチェックをお願いすることができるかもしれません。
依頼する場合には全体の業務のどこを担当してもらいたいのか明確にして依頼してみてくださいね。

ただし、ほかの秘書さんにお仕事をお願いする場合は、機密情報などが含まれていないかを入念にチェックを！
もし自分で判断できない場合は、同僚に仕事を依頼する前に上司に聞いてみましょう。

私の場合は、複数の上司に同じ優先度、同じタイトな締め切りで依頼をされたときには、早めに双方の上司にその状況を伝えていました。
そうすることで、締め切りを少し伸ばしてくれたり、別の社員さんに頼むなどの方法を考えてくれることがありました。

「タイトな締め切りが重なって大変！」となったときには、機密情報に気を付けながらも、上司を含めた関係者に状況をシェアすると切り抜けられるかもしれません！

複数の上司を持つ秘書さんたちへ

いかがでしたか？
今回の記事では、秘書として複数の上司を持つことになった場合について、やりがいや大変さ、またそれぞれのスケジュール管理や仕事の優先順位のつけ方のコツなどについてご紹介しました。

複数の上司を持っている秘書さんって意外と多いんですよね。
そして、今は1人の上司だけという方も今後上司が増える可能性はゼロではありません。
自分がメインで2人や3人の上司の秘書とならなくても、サブ秘書としてメイン秘書を支えるというケースも考えられます。

そんな機会が来たときにも、慌てず落ち着いて対応できるよう、ぜひ今回の記事でご紹介したコツを参考にしてみてくださいね。
最後にご紹介した、スケジュール管理や仕事の優先順位のつけ方はどのような仕事でも役に立つはずですので、覚えておくと便利ですよ。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです。

雲川ゆず

法律事務所での秘書経験を経て、現在はイギリス在住。
Webライターや校正者、オンライン日本語教師として活動しています。
どんなお仕事でも秘書時代に身につけたことや経験が活きていると実感しています！

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