秘書のみなさんこんにちは、ナミコです。

4月と言えば多くの会社では新年度がスタート！
それに合わせて就任や異動もあり、場合によっては自分の上司も変わったりするなど、秘書にとっても大忙しの季節ですよね。

デジタルやリモートでの業務が主流になっているとは言え、やはりお祝いやお悔やみなどの機会には「電報」、という会社も多いのではないでしょうか。

みなさんはどういう基準でメッセージや台紙を選ばれていますか？
今回は私が普段利用している方法について、お知らせしたいと思います。
少しでもみなさんの参考になれば幸いです。

秘書として送る弔電のポイントは、定番を決めておくこと

ご不幸があった際に手配するお悔やみ電報、こちらはみなさんも手配の経験があることと思います。
しかし、葬儀までのスケジュールがタイトであることが多く、場合によっては当日にお知らせが届いて慌てることもありませんか？

みなさんもきっと実行されていると思いますが、私はNTTの電報webに法人登録しています。
差出人フォーマットにも頻出する何名分かは登録しておき、急ぎの対応時にも慌てないようにしています。

会社がNTT回線を使用していれば電話料金と合算で請求してもらうこともできるため、後日の支払いも簡単です。

法人のお客さま | 電報申込サイトD-MAIL | NTT東日本 (ntt-east.co.jp)
法人トップページ | NTT西日本 電報お申込みサイト D-MAIL (denpo-west.ne.jp)

台紙、文面も基本的には同じものを使用

これは以前、上司のご家族の葬儀のお手伝いをさせていただいた時の経験からなのですが、故人の交友関係が広いほど、ものすごい数の弔電が届きます。
主要なもの（所属していた会社など）以外は読み上げられることもなく、後日リスト化されるのに使われます。
その際に重ねられないものや分厚いもの、装飾が大きいものは、荷物としてまとめる際にとても邪魔になってしまうのです。

せっかく気持ちを込めても、悲しみに暮れるご遺族の手を煩わせてしまうものであっては意味がありません。
また、あまりに目立ちすぎると、まるで亡くなるのを待っていたかのような誤解を与えかねません。

そんな経験から、私は相手の立場に関係なく、敢えてシンプルな薄いものを定番として使うようにしています。
そもそも自分に置き換えてみても、関係が深い方であれば、何をおいても直接お別れに足を運ばれるのではないでしょうか？
そのため弔電は目立たなくてもいいのではないか、というのが私の考えなのです。

みなさんはいかがでしょうか。

結婚式の祝電は、秘書として華やかさを大切に

さて、話は変わって結婚式の場合。
弔事とは逆に、連絡をいただいてから当日まで、1か月以上もあることも多々ありますよね？

それだけ時間があれば、末永く喜んでいただけるようなものをじっくり選ぶ余裕もある反面、社内の方であれば社員が招待されている場合もあります。
また、披露宴で紹介される可能性も考えると、逆に気が抜けません！

そんな結婚式用の電報には、各社から多彩なサービスが展開されています。

例えば……

定番のぬいぐるみ、メロディーが流れるもの、花束や写真立て、バルーン、ガラスの靴やリカちゃん人形がついた祝電
オリジナルのスペシャルなリカちゃん電報をご紹介 | 【電報サービス】VERY CARD

大人気「鬼滅の刃」のバルーン付きの祝電
バルーン電報バルーンギフト総合専門店(東京)バルーンショップWAC-UP

さらにはカタログギフト付きなど、もはや電報と呼べるのかも定かではないようなものまで多種多様で、選ぶのに迷ってしまいます。

そんな時はやはり予算と新郎新婦のお好みをできる限りお聞きするようにしています。
おめでたい席に送るものは迷うと同時に探すのも楽しく、私はいつもワクワクしながら選んでいます。
特に、社員の場合は少し予算も多めに、好きなキャラクターなどが分かっている場合はなるべく探すようにしています。

以前、女性社員の結婚式の際には同僚と協力し、それぞれの上司や部署の名前で彼女が好きなキャラクターぬいぐるみが全種類揃うように手配したことがありました。
後日お礼のメッセージとともに、高砂席の真ん中にずらりと並べて置かれている写真が送られてきて、こちらも幸せな気持ちになりました。

もちろん差出人には上司の名前を使わせていただくわけですから、手配前には上司にも最終確認することをお忘れなく。

秘書だから配慮したい！ご就任の祝電は、立場と関係に合わせて

役員や代表の就任などにも祝電を手配する機会があるかと思います。
こちらも事前にご挨拶状などでお知らせをいただくなど時間的に余裕がある場合は、就任される当日の午前中に届くようにしています。
朝一番にお祝いが届くとその日1日うれしい気持ちになりますし、お届け先の秘書さんにも、こちらのことを覚えていただける気がしませんか？

その際の台紙選びでは、就任される立場、そして自分の上司との関係に気を付けています。
例えば部長に就任されるのに、社長よりも豪華な祝電が届いた場合、ご本人も肩身が狭い気持ちになるはずですし、それ以上の昇進がないようにもお感じになるかもしれません。

また、自分の上司が懇意にしている方か、お客様なのか仕入先なのか、その方のご年齢や性別、国籍やお立場なども大事なポイント！
「なんだか偉そうだな……」なんてお感じになったりしないよう、カジュアルすぎる文面は避けるなど、慎重に選ぶようにしています。
こちらも奇をてらったものではなく、スタンダードかつ、少し珍しいと思っていただけるように、季節の花があしらわれたものや、おめでたい雰囲気が感じられるようなものがオススメです。

しだれ桜｜刺しゅう台紙｜祝電・お祝い電報は「でんぽっぽ」 (denpoppo.com)

外国人の場合は横書きでも違和感がないような、カードタイプの電報にしたこともあります。
カジュアルな関係の方であれば、七福神など日本オリジナルのモチーフも喜んでいただけました。

七福神電報 | 【電報サービス】VERY CARD
ハミングバード | 【電報サービス】VERY CARD

電報は秘書のセンスを活かせる場！

ビジネスイベントでは意外に登場回数も多い電報。
秘書のセンスを生かせる場でもあります。

せっかく手配するなら、日頃からの下準備で手数は少なく、記憶に残るものを手配したいものですよね！

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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