秘書のみなさん、こんにちは！
つい先日、ある会社の上層部のMさんとお話しをする機会があり「秘書の思いvs上司の期待」というテーマが話題となりました。

Mさんは以前、私の当時の上司の部下として従事されていた方で、現在は重責を担う上層部として個人秘書にサポートしてもらいながら頑張っていらっしゃるとのことでした。
ご自分の秘書とのコミュニケーションは良好だとのことだったのですが、それでも悩みはあるようですよ。

今回はMさんとのお話しの一部をみなさんにシェアさせてください！

「秘書の事情」と「上司の事情」

Mさんはご自分の秘書さんの会議設定の方法に関して、少々悩んでいるご様子でした。
Mさんが会議の設定を依頼すると、秘書の方から会議の日時や出席者の人数の確定を急ぐようせがまれたり、資料の提出を急かされることがあって困っているそうです。

秘書の立場のみで考えれば、分からなくもないですよね。笑
ただでさえ忙しい中で発生する会議設定の業務。会議を確定するまでにはたくさんの工程があります。
出席者の人数を確定させて会議室を予約しなければならないし、出席者には日時を早く知らせたいし、資料は早めに配布してあげて必要な準備をする時間をあげたい。

ただMさんにしてみれば会議の設定はするものの、会議当日までにその案件に関する状況は日々変わっていくとのこと。
資料の構成も何度も変更が必要になるし、出席者の人数も状況によって違ってくるんだから、事前にキッチリと決められないそうなんです。
したがって、秘書さんにはもっと臨機応変に構えていてほしいと思っているご様子でした。

Mさんは当時の私の会議の設定方法に関して、大変心地よかったと懐かしんでいらっしゃいました。
とてもうれしくて、少し誇らしい気持ちになりました。

会議設定をする際、秘書として気を付けていること！

私が気をつけている点は今も変わりませんが、Mさんの記憶してくださっていた私の設定方法とは以下のようなイメージです。

担当者が私の上司と会議をしたいと依頼してきたら、私はいくつかの質問をします。

・会議のおおまかな内容
・その議題をどんな結論にしたいか
・上司は内容に関して前向きか否か

このように、会議設定のヒントになるようなことを伺うようにしています。
このような情報があれば、上司の気が進まない内容ならランチの後、お腹いっぱいで気分が良い時に設定をしよう、などと私もアイディアが出せます。
Mさんは、このような設定方法をしている理由を知りたいとおっしゃいました。

私が会議設定の前にいろいろと質問をさせて頂く理由は、会議をスムーズに進めて頂くため。ただそれだけです。
同じ部署だからといって「勉強のために」とか「今後の参考に」などと理由をつけ、多くの人数が集まっても結局は意見がまとまらず、第2回目の会議が必要になってしまったという状況を何度も見てきました。
必要最低限の出席者のみを招集して、なるべく短い時間で会議を行うことで、複数回に渡る無駄な会議を避けられると思っています。

また、会議の内容を事前にお伺いし、私から上司に予め議題をお伝えしておきます。
そうすることで、上司も資料を見なくても頭の中で会議の方向性を決めることができます。
会議の前に資料を提出する必要がなくなると、担当の方は当日ギリギリまでしっかり資料の準備をしていただくことができると考えています。

とにかく迅速に仕事を進めて欲しいと思う気持ちが根本にあるんです。
上手に会議を設定することや、秘書である私が間に入ることで、関係者たちが効率的にスムーズに仕事を進められる状況を作り出せていたら幸いです。

会議の設定がビジネスに影響を及ぼすことも……

一言で「会議」と言っても、会議に向けた資料作成、会議後の処理、上司と会議をする前の準備として「部内会議」を重ねたりなど、大変な時間を要します。

しかも、再度会議が必要となると、それらの作業に加え、関係者の日程調整がうまくいかないと1週間、またはもっと後になってしまうことも珍しくないです。
そうなると、ひとつの案件の進捗に大きく影響することになります。ビジネスに遅れが出てしまうのです。
「会議のための仕事」は最低限にして、業績を上げるためになるべく多くの時間を使ってもらいたいと、秘書として常に考えています。

秘書は常に臨機応変に！

もう1つ、Mさんにはお悩みがありました。秘書の方が「変化・変更への対応が苦手」なのだそうです。
一度確定させた案件に変更が生じ、再調整などを依頼するとイライラしているのが伝わってくるそうです。
そんな状況だとミスを起こしやすくなるのではないかとご心配されていました。

Mさんからは「当時のsollaは何度変更があっても動じなかったけど、なぜ？」と聞かれました。
「私は仕事に対する覚悟がありますので！」と、かっこよくお答えしましたが、本音は変更が入るたびに大慌てでした。
ただ、忙しすぎて慌てている暇がなかったというのが正直な答えです。笑

ただ、秘書として、いつも臨機応変でありたいと思っているのは間違いありません。
変化があるたびに慌ててしまっては、周りにその空気感が伝わってしまいます。
たとえ会議の1分前に資料が変更になっても、当たり前のように落ち着いて対処する。

そんな対応が一目置かれる要因のひとつになるはずです。

秘書であるあなたはいつも期待されている！

「秘書の思いvs上司の期待」の話題でMさんからお話しいただいた内容を通して、秘書のみなさんにお伝えしたいと思ったことが２つあります。

1つ目は、秘書を持つ上司たちは間違いなく本当に秘書を頼りにしているということ。
口に出さなくてもいつも感謝しているんです。恥ずかしくて改めて「ありがとう」って言いにくい場合もありますよね。ぜひ感謝の気持ちを積極的に感じ取ってほしいです。

そして2つ目は、Mさんがおっしゃったように上司としての期待について。
「上司が秘書に何かを依頼するとき、たとえそれが小さな案件であっても、僕たちは常にプラスαを期待してしまうところがあるんだよね。そして、依頼したこと以上の何かをしてくれたことを知った時は『よし僕も頑張ろう！』という活力が湧いてくるんです」とおっしゃっていました。

いかがでしたか？
「私はただの事務員なので…」などと謙遜する秘書さんをたまにお見かけしますが、仕事への取り組み方次第で秘書は大きな役割を持つことができると信じています。

どんな件でも、気を配りながら一歩踏み込んで仕事をすることで、上司や会社のビジネスに大きく貢献できるかもしれないと思うと、なんだかやる気がわいてきませんか？

思い立ったその時から、張り切ってがんばりましょう！！
それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

記事一覧