秘書業務にもとっても便利!ChatGPTの具体的な使い方、教えます!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

時代の変化とともに、私たちの働き方も日々進化しています。
最近では『ChatGPT』に代表される生成AIが新たな仕事の潮流をつくり出していますよね。

この『ChatGPT』、みなさんは使いこなしていらっしゃいますでしょうか?
「なんだかよく分からなくて手を出していない……」「アカウントは作ってみたものの、イマイチ活用できていない……」という秘書さんも多いかもしれません。

たしかに、AIに生成された文章には誤りがあったり、不自然さが残っていたりと、まだ弱点も目立つのが現状。
しかし、AIの得意・不得意を理解したうえで上手に使いこなすことができれば、秘書の仕事にも十分役立てることが可能です!

そこで今回は、秘書業務をスマートに進めるための「ChatGPT活用法」についてご紹介したいと思います!

ご興味がおありの秘書さんは、ぜひチェックしてみてくださいね。

メールのテンプレート作成で時短!

日々の業務において、メール作成は欠かせないタスクの1つ。
とくに秘書業務では、社外に対するお礼や謝罪など、少し改まったメールを送る機会も少なくないですよね。

私も重要なメールをつくる際には、適切なフォーマットや表現を調べるために、よくネットでテンプレートを検索していました。
それが、今ではChatGPTを活用することで、より自分の状況にマッチしたテンプレートを簡単に作成できるように!

生成AIに与える指示や質問のことを「プロンプト」といいますが、この場合は以下のようなプロンプトを投げかけるのがオススメです。

(例)謝罪メールの場合

取引先に送るお詫びのメールのテンプレートを出力してください。

(例)お礼メールの場合

イベントの参加者にお礼のメールを送ります。参加者から届いた下記のメールの内容を踏まえて、返信のテンプレートを出力してください。
===
(先方から届いたメールの内容をコピー&ペーストする)

こうすることで、状況に応じたメールのテンプレートをものの数秒で出力することができます!

ただし、現在のChatGPTでは、出力された文章の文法が間違っていたり、不自然な言い回しだったりすることも少なくありません。
また、AIに生成された定型文を送るだけでは、こちらの誠意も伝わりづらくなってしまうことも。

そのままメールに貼り付けるのではなく、必ず自分で校正したり、具体的な状況やお相手との関係性に応じてアレンジしたりすることをオススメいたします!

なお、プロンプトとコピペ内容を区別するためには「===」といった記号で区切るのが一般的です。

プログラミングなどでも、セクションの区切りを示すために使われる記号ですね。
ご存じなかった秘書さんは、ぜひ併せて覚えてみてくださいね。

プレゼン資料作成の相談役にも!

社内会議や取引先との打ち合わせに際して、上司からプレゼン資料の作成を頼まれることもありますよね。
私も会社員だった頃は、同僚と「ああでもない、こうでもない」と意見を出し合いながら資料作成をしていました。

しかし、独立してからは1人で黙々と作成する日々で、アイデアもなんだかマンネリ気味に……。
「相談相手がいたらなぁ……」と思っていたところ、ChatGPTがその役割を果たしてくれることに気付いたんです!

例えば、私は以下のようなプロンプトを投げかけています。

(例)取引先との契約につなげたい

取引先との契約につながるような営業プレゼンテーションの資料をつくります。
導入からクロージングまで構成してください。
提案内容は【〇〇】です。
取引先は【〇〇】業界の中小企業です。上記の営業資料に書くべき内容を考えてください。パワーポイントにそのままコピー&ペーストできるように、文字で出力してください。

(例)商品の魅力を伝えたい

商品が魅力的に伝わるような資料をつくりたいです。
資料のデザインや使うべき写真のイメージを、文章で提案してください。

ほかに、資料の内容に合ったフォントや文字サイズのアドバイスをもらうことも可能です!

ChatGPTを活用するようになってからは、まるで同僚と相談しながら進めているような感覚で、資料作成がとても捗っています。

ゼロから自分で考える手間が省けるので、かかる時間も大幅に短縮できるようになりました!

「秘書が社内に自分1人」という秘書さんは、このようにChatGPTをブレストの相手として活用してみるのも良いかもしれません!

アンケート分析にかかっていた労力を大幅にカット!

以前勤めていた会社では、年に数回、全社員が参加する大規模なイベントが開催されていました。
そのイベントで参加者全員からアンケートを取り、分析資料にして会議報告するのが、私の業務の1つだったんです。

この集計作業が本当に大変で、同僚にも手伝ってもらいながら、何日もかけて資料を作成していました……!

アンケート形式が「自由回答」だったので、1つひとつのコメントに目を通し、分類しながら集計していく必要があったためです。

しかし、こんな作業もChatGPTであれば簡単!
以下のようなプロンプトによって、瞬時にアンケートを集計・分析することができるんです!

(例)満足度を分類して傾向を分析

イベント参加者を対象に、満足度のアンケート調査を実施しました。
以下の自由回答を、ポジティブな要素とネガティブな要素に分類して数を表示し、傾向を分析してください。
===
(アンケートの自由回答をコピー&ペーストする)

「当時ChatGPTがあれば……!」と悔しく思います(笑)

アンケート集計や分析を担当する機会がある秘書さんは、ぜひ試してみてくださいね。

議事録作成は文字起こしツールとの組み合わせで!

ChatGPTは、議事録作成に活用することもできます!
議事録作成の際には、録音データをテキスト化する「文字起こしツール」を活用している秘書さんが多いかもしれません。

しかし、これだけだと「えー」「あの」といった言い淀みまで文字に起こされてしまい、読みにくいと思った経験はないでしょうか?
そんなお悩みもChatGPTが解決してくれます!

プロンプトは、以下のとおりです。

(例)
下記の文字起こし原稿から、余計な言葉をカットしてください。
余計な言葉は以下です。
===
・「あー」「えー」などのつなぎ言葉
・「あの」「えーと」などの言い淀み
・何度もくり返される口癖

文字起こし原稿は以下です。
—(文字起こし原稿をコピー&ペーストする)

ほかに「言い間違いを直して」といった指示を与えることも可能です。
人の手で1つひとつ修正していく手間を省くことができるので、議事録作成がうんと効率的になります!

なお、例のように条件を2つ以上併記したい場合は「—」を使うのが一般的だそうですよ。

SNSの投稿量産にも便利!

企業ブランディングや商品のプロモーション、顧客とのコミュニケーションにも活用できるSNSは、今やビジネスに欠かせない重要なツールの1つですよね。

みなさんの上司にも、SNSに関心を寄せている方が多くいらっしゃるのではないでしょうか?

私の上司も最近SNSアカウントをつくったのですが「何を発信すれば良いのかわからない」と、投稿は私に丸投げ状態……(苦笑)。
私が日々の運用代行に追われることになりました……!

そこで始めたのが、ChatGPTによる投稿の量産です!
私は以下のように、ChatGPTに投稿ネタの案出しを手伝ってもらっています。

(例)インフルエンサー経営者のSNS投稿案

あなたは【〇〇】業界の企業経営者であり、SNSのインフルエンサーでもあります。
【〇〇】をテーマに、SNSに投稿する原稿を140字以内で5つ出力してください。
ハッシュタグは2つ付けてください。

上記のように「あなたは〇〇です」とChatGPTに特定の役割や属性を与えると、設定に基づいた回答を得られやすくなるのでオススメです!

SNSは毎日投稿してアカウントをアクティブに保つのが効果的と言われますが、その分ネタ探しも大変になってしまいますよね。

「アイデア出しはChatGPT、アレンジしてオリジナルの投稿に仕上げるのは自分」と役割分担をすることで、負担が大きく軽減できるかと思います!

もちろん、AIではカバーしきれないことも

今回は、秘書業務をスマートに進めるための「ChatGPT活用法」についてご紹介しました!
みなさんの業務にも役立てられそうなアイデアはございましたでしょうか?

生成AIは、たしかに優れたサポートツールです。
しかし、秘書の仕事においては、AIではカバーしきれない「共感力」や「配慮」が欠かせませんよね。

ChatGPTを使用する際にも、出力された情報を鵜呑みにせず、人の目で検証したり、情報を取捨選択したりすることが大切です。
業務において必要となる「洞察力」や「判断」の責任はあくまで自分にあることを念頭に、AIツールと上手に付き合ってまいりましょう!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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