オンライン秘書ってどんな仕事をしてるの?

みなさん、こんにちは!
オンライン秘書として働くamamです。

さて、オンライン秘書がどういものかこちらの記事をご紹介させていただきましたが、今回は具体的にどんな業務の依頼があるのか?従来の秘書と違うのはどういう点かをご紹介したいと思います。

業務内容は所属会社によって異なるので、規約をよく読んで!

さて、本題に入る前に…。
「オンライン秘書」と一言で言っても、「オンライン秘書サービス」を展開している企業に属しているのか、フリーランスでオンライン秘書をやっているのかによって対応可能な範囲も異なってきます。
また、企業に属する場合は、「オンライン秘書サービス」を提供する会社も今はどんどん増えており、会社によって規約がそれぞれ異なりますので注意が必要です。

企業選びの際に重要なのは、「何かトラブルがあった時、ちゃんと会社が守ってくれるか」どうか、です。
フリーランスは勤務時間や依頼価格を自分で設定できる一方で、トラブル時の対応も全て自分に降りかかってきます。
そういった点で、自分で直接契約をするフリーランス(業務委託)より、オンライン秘書サービスを展開している企業で契約社員・または正社員として働く方が安心感が高いと言えると思います。

オンライン秘書はどんな業務の依頼を受けている?

普通の企業で働く秘書さんを、ここでは便宜上「リアル秘書さん」と呼びますね。
さて、リアル秘書さんと違って、同じ空間を共有しないオンラインで秘書って、具体的に何をやっているの?と思われるでしょう。

そこで、ご依頼の多い業務内容をいくつか紹介します。

・スケジュール管理&メール対応
・資料作成
・贈答花の手配
・出張手配(ホテル・レストラン等)
・資料やメールの英訳
・会議議事録作成
・会議音声文字起こし
・発注業務
・資料文字校正

などなど。これはあくまで一部で、ご依頼内容は多岐に渡ります。
ご依頼主の立場から考えると、「これ簡単だけど時間かかるなあ〜」や「重要だけどスタッフが足りなくて手が回らず後回しにしている」というような一般雑務をオンライン秘書に依頼していることが多い印象です。

オンサイトでの作業が必要な業務は非対応

所属している会社にもよりますが、基本的にはオンサイト(オフライン)の作業(デスクの片付けや資料のコピー等)以外はなんでも承るというイメージです。
逆の言い方をすれば、リアル秘書としての仕事でよくあるような以下の業務は対象外となります。

・お礼状の送付作業
・会食の同席
・お土産の準備
・役員室や会議室の整理整頓
・その他上司の雑務
・書類のコピーやファイリング

など、上司と一緒の空間を共有しないと対応できない業務は承ることができません
(お土産はネット通販で準備できるものなどは手配したりもします)

リアル秘書との大きな違いは?

1名、もしくは数名の上司に付くリアル秘書と違い、オンライン秘書はその会社の何でも屋スタッフとして働く、というイメージに近いかもしれません。

したがって、オンライン秘書をどのように活用するかはクライアント次第です。
社長さん専属の秘書として、社長さんに関する業務のみを依頼しているクライアントもいれば、社員さんが手が回らない時のヘルプ要員として細かい一般事務を依頼する場合も。
また、秘書というよりは社内スタッフの一人として、ルーティンの作業を依頼しているクライアントもあります。
(例えば、オンラインショップを運営する企業の場合、毎日注文書をダウンロードして個数を指定のシステムへ入力していく、など)

そういった意味では、オンサイトでの作業ができないという以外は割と幅広く業務に対応していると言ってよいかと思います。

オンサイトの作業も所属する企業によってはあり?

先ほど、オンサイト(オフライン)の作業は対応不可、とお伝えしましたが、数あるオンライン秘書サービス企業の中には、企業の所在地次第では実際にスタッフを派遣して、コピーなどのオンサイト作業を承っている会社もあるようです。

その場合には、オンラインで在宅勤務をしている秘書とは別に「派遣型スタッフ」を抱え、業務内容によって対応するスタッフを変えているようです。数時間で終了するようなちょっとしたファイリング作業のためにフルタイムで人を雇う必要がなくなり、企業にとっては利便性が高いサービスかと思います。
オンライン秘書になりたい方も、利用を検討しているという企業側の方も、事前にそのサービスがどんな業務に対応しているのかをしっかりチェックする必要がありそうですね。

オンライン秘書として業務を承る上で大切なことは?

秘書を経験されたことがある方ならお分かりいただけると思いますが、秘書の仕事は上司のスケジュール管理やそのほかの身辺周りの雑務だけではありませんよね。時に会社の人間関係を考慮して多方面に気を配って…。そんな経験はありませんか?(精神的にも結構大変ですよね)

しかしオンライン秘書の場合、あくまで<外部のスタッフ>という立場なので、社内政治など面倒な人間関係への配慮は皆無です。
大切なのは、常に何か困っていらっしゃらないかな?この作業は棚卸ししてもらえそうかな?と、アンテナを張っておくこと
クライアントも慣れるまでは、どこまでお願いしていいのか分からず手探り状態です。
慣れるまでは指示を出すのも時間がかかるため、忙しいクライアントの場合、いざスタートしてもなかなか業務が降りてこない、ということも

直接顔を合わせない分、チャットやミーティングの中で、ニーズを引き出し「こういった業務もお手伝いできますよ」とお声がけしていくことで、信頼を得ていく必要があります

まとめ:リアル秘書とオンライン秘書の違いは?

いかがでしたか?
以上のことから、オンライン秘書とリアル秘書の業務内容を比較してみると、それぞれにメリットとデメリットがあるかと思います。ご自身の希望の働き方や目指すキャリアによって選んでいただけると良いかと思います。

ただ、オンライン秘書の魅力の1つとして、色々な企業様を担当させていただける点にあると思います。クライアントごとに求められることが違うので、自分のスキルも否が応でもレベルアップしていきます!
そういった変化を「楽しい」と感じることができる人であれば、オンライン秘書という仕事はとってもおすすめです!

いかがでしたか。これからオンライン秘書として働くことを検討している方も、オンライン秘書サービスを検討している企業の方にも参考にしていただけるとうれしいです。

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

amam

イベント運営会社にて前例のないまま突然社長秘書に任命され、試行錯誤した2年間。そんな時期を経て、現在はオンライン秘書としてフルタイムで在宅勤務中。最近のマイブームは脱出ゲームと手作りのお香。

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