秘書さん必見!スケジュール管理における私の失敗談と対応策をお伝えします!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

上司のスケジュール管理といえば、王道の秘書業務の1つ。
とはいえ、多忙を極める上司のスケジュール管理は、決して単純なものではないですよね。

同じ日に複数のアポイントが重なったり、急な変更に対応しなければならなかったりと、秘書の悩みは尽きません……。

そこで今回は、上司のスケジュール管理における秘書のあるあるお悩みとその解決策を考えてみました!
スケジュール管理でお悩みの秘書さんがいらしたら、ぜひ参考にしてみてくださいね。

同じ日に社内ミーティングのアポイントが殺到!優先順位はどうする?

私の会社では、社内ミーティングのアポイントが同じ日に重なることが多くありました。

部署は違えど、同じ会社内では会議やイベントの日程だったり、繁忙期のタイミングだったりが似ているケースも多く、社内ミーティングを設定できる日が限られていたためです。

今でこそ、こうしたケースでの調整にも慣れましたが、新人秘書時代には優先順位の判断を誤り、上司や他部署の方に迷惑をかけてしまった経験も……。
まずは、そんな私の失敗談をご紹介します。

【秘書の失敗談】重要度や緊急性ではなく、役職でのみ優先順位を判断してしまった

常務と部長からそれぞれ上司へのアポイントが。当時の私は、迷わず常務の予定を優先しました。
ご多忙な常務の予定を最優先にすれば調整もスムーズだと思ったのです。

また、部長に「常務からもアポイントが入っていて」と説明すれば、すんなり譲ってもらえるだろうという考えもありました。

しかし、蓋を開けてみると、優先すべきは部長でした。
部長のアポイントは「取引先とのトラブル報告」という重要かつ緊急な案件だったのに対し、常務のアポイントは「翌週に控えた接待の会場提案」といった緊急性の低いものだったためです。

このときは、スケジュールを確定させる前に部長から「こういう事情なのでなんとかならないか」という相談があったので、優先順位のつけ間違いに気づくことができました。

おかげでなんとか軌道修正が間に合いましたが、一歩間違えば取引先への対応が遅れ、会社の信用を失いかねない重大なミスにつながっていたと思います。

このように、アポイントが同じ日に重なってしまった場合は、優先順位を正しく判断して予定を調整する必要がありますよね。
この判断を誤ると、上司が必要なミーティングに出席できなかったり、再調整に余計な時間を取られてしまったりする恐れがあります。

私はこのときの経験を踏まえ、社内のアポイントが重なった際には、アポイントの希望者に対して以下の確認を行うようになりました。

続きを読むには会員ログインしてください。


Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書などを経験。企業秘書ならではの働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

記事一覧

こちらの記事もオススメ!

  1. 秘書を悩ます会食手配。Vol.2 ~私のお店選び失敗談~

  2. 秘書なら知りたいことは1クリックで!私のリアルなブックマークを全公開!

  3. 秘書のルーティーンを効率化!秘書業務のチリツモ時短技8選

  4. いただきモノの御礼状もラクラク!秘書の感想フレーズ集【48選】

  5. 秘書のリモートワークをより快適に~オススメのステイケーション6選~

  6. 「とんでもございません」は誤り? 秘書なら押さえておきたい、実は間違っていた敬語7選

  7. リモートワークで働く秘書の工夫とマインドチェンジ方法をご紹介!

  8. さあ!秘書の腕の見せどころ!会食のダンドリA to Z[後編]

PAGE TOP