就職や転職だけじゃない!合格者による秘書検定1級のススメ

秘書のみなさん、こんにちは!Emilyです。

みなさんは、秘書検定1級に挑戦したいと考えたことはありますか?
秘書は必ずしも資格や免許が必要な仕事ではありませんので、なかなか受検のきっかけを見出せずにいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、私が秘書検定1級を受検しようと思った理由や、合格後に感じた変化、試験対策の方法についてお伝えします。
受検を迷っている方の背中を押すひとつのきっかけになれば幸いです。

はじめに:秘書検定とは

秘書検定とは、社会人が備えておくべき基本的な常識を秘書技能という名称に集約して出題する検定です。
期待される技能の程度によって、3級・2級・準1級・1級と4つの級に分かれています。

最も難易度の高い1級は、最上級秘書としての知識と、その業務を行うために必要な技能を問われる級です。
要求されるのは「秘書的な仕事をより率先して十分に実行する」能力「状況に応じてより適切に判断して十分に実践する」能力で、筆記試験合格の後は二次試験の面接があります。

私が秘書検定1級を受検しようと思った理由

私は前述の4つの級を全て受検し、それぞれに合格しました。
3級は大学時代に、2級と準1級は就職後2〜3年目頃に受検しています。
いずれもこれといった受検目的があったわけではなく、「なんとなく暇つぶし程度に」という感覚でした。

受検に対するモチベーションが低かった大きな理由は、勤める会社に資格手当がなかったためです。
受検料も自己負担で、合格したからといって待遇が変わるわけでもないので、ほとんど自己満足の趣味の世界だと考えていました。

では、そんな私がなぜ1級を受検しようと思ったか。
考え方が変わったのは、就職後5年ほど経った頃でした。
周囲には転職をする友人も増えてきて、ふと、自分の中に「秘書として5年働いて私が得たものって何だろう?」という疑問が浮かんだのです。

自分でも端的に捉えることが難しいのですから、他人にわかりやすく伝えるなんて尚のこと困難です。
なかには、「秘書ってスケジュール管理とかお茶出しをするだけでしょ?」程度にしか捉えない人もいたりします。
本当はもっといろいろなことを頑張って、成長してきたはずなのに、それが伝わらないのは悔しいと思いました。

そこで思い出したのが秘書検定の存在でした。
最難関である1級を取得することが、「一通りの秘書業務が適切にできること」「そのために必要な知識や判断力を身につけていること」を客観的に証明する最も簡単な方法だと思ったのです。

秘書検定1級合格後の周囲の反応

明確な受検目的ができるとやはり対策にも身が入るもので、1度の受検で無事に合格することができました。
合格後は、直属の上司である秘書室長にそのことを報告することにしました。

プライベートで行ったこととはいえ、「成長のために努力する姿勢」や「合格した事実」は十分、会社にアピールしてよいことだと考えたからです。

結果、秘書室長は私の努力や成果を認めて、人事評価を行う関係者にまで報告をあげてくれました。
しばらくは社内ですれ違う人たちから次々と「秘書検定1級とったんだってね、すごいね」と声をかけられ、1級というネームバリューを改めて実感しました。

他にも、秘書室長や同僚から秘書業務に関する相談を受ける機会が増え、さらにマナー研修の講師を任されるようにもなりました。
1級合格をきっかけに、同職の中でも一目置かれる存在になれたように感じます。

秘書検定1級合格後の自分の変化

周囲の反応が変わると、自分自身もやはり影響を受けます。
とくに、自分の知識や技能に自信をもてるようになった、という精神的影響は大きいものです。

また、仕事効率の面でもメリットを実感できました。
例えば、弔事や見舞いといった急な有事の際も、基本的な知識が頭に入っている状態なので慌てずに対応することができます。
何でもイチから調べて、「これで合っているのかな……。」などと不安に思いながら対応していた以前とは、仕事のしやすさが全く異なると感じました。

職種問わず様々な受検者のいる秘書検定ですが、学んだ内容が実務に結びつく秘書さんにとっては、とくに多くのメリットを感じられるものだと思います。

私が行った、秘書検定1級の受検対策

1級の合格率はおおよそ25%前後です。
挑戦したい気持ちはあっても、試験の難易度や面接の存在がハードルとなって気後れしてしまう、という方も多いのではないでしょうか。

せっかく受検するなら、できれば1度で合格したいですよね。
私が行った対策の方法をご紹介するので、よければ参考にしてみてください。

秘書検定1級 筆記試験の対策

私が使用したテキストは、以下の2冊です。

1冊目:『秘書検定集中講義 1級』
2冊目:『秘書検定実問題集 1級』

1冊目の『秘書検定集中講義 1級』は、以下のように5周くり返して読むことで内容を頭に入れました。

【1周目】
覚えるというよりも「内容を理解する」という感覚で読み進め、同時にキーワードとなる部分に暗記ペンでラインを引いていく。

【2周目】
暗記ペンを引いた部分をできるだけ覚える、というつもりで読み直す。
(5〜6割覚えられれば上出来という感覚でわりと気楽に)

【3周目】
暗記シートを使って、どの程度覚えられているかを試す感覚で読み直す。
同時に、まだ頭に入っていないと感じるページには付箋をつけていく。

【4周目】
付箋をつけたページを中心に暗記と確認を繰り返し、9割程度まで頭に入れる。

【5周目】
試験当日間近に、とくに苦手な最後の1割を完全に暗記する。
また、この時期に2冊目の『秘書検定実問題集 1級』も使い、習熟度を確認する。

1〜3周目は「自然に頭に入っていればラッキー」くらいの気持ちでサクサクと読み進めます。
4〜5周目は、すでに苦手な部分が絞られている状態なので、ページ数としてはそこまで多くありません。
よって、5周といっても実際はそれほどストレスなくこなすことができると思います。

心理学では「エビングハウスの忘却曲線」という専門用語があるそうですが、人の記憶というのは時間の経過とともにどんどん失われます。
そして、その忘却率は、復習をくり返すことで減少することが証明されています。

つまり、最初から完璧に覚えようと意気込んで時間をかけるよりも、忘れることを前提にテンポ良く反復するほうが、モチベーションも記憶の定着率も保ちやすくなるのでオススメです。

秘書検定1級 面接試験の対策

面接試験に関しては、私は「日本秘書クラブ」の面接対策講座を受講しました。
資格スクールなどでもこうした講座を行っているところは様々あります。

有料ですが、実践に近い形で学べること、講師から客観的なアドバイスを受けられることなど、独学では得られないメリットが多数ありますので、私は受講してよかったと思っています。

面接試験に不合格だった場合もその後1年間は筆記試験が免除されますので、まずは独学で挑戦してみるという方も多くいます。
ただ、秘書検定の面接はロールプレイングが中心のかなり独特な試験なので、「他人の前で演じる」ということに慣れておくほうが有利です。

秘書としての実務経験がある人ほど、現実とのギャップに戸惑うかもしれません。
できるだけ1度で合格したいと考える方は、講座受講も検討してみることをオススメします。

終わりに

私にとっては必ずしも必要ではなかった秘書検定1級ですが、合格してみるとたくさんのメリットを実感することができました。
今は、挑戦してみて本当によかったと思っています。

社会人に必要な一般常識やマナー全般を学べる秘書検定は、すぐに待遇や転職に直結しなかったとしても、役立つ場面が多数あります
自分磨きの一環として、挑戦してみるのもオススメですよ。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書などを経験。企業秘書ならではの働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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