英語が苦手な秘書さんもコピペで簡単!英文メールフレーズ29選!

秘書のみなさん、こんにちは! ナミコです。

みなさんは職場で英文メールを送信する機会はありますか?
私は現在外資系企業に勤務しているため、取引先やグループ会社などに英文メールを送信する機会がよくあります。

そこで今回は、英語が苦手な私が普段使っている簡単な定型文をご紹介したいと思います。
私と同じく、英文メールが苦手な秘書さんのお役に立てれば幸いです!

秘書なら押さえておきたい!日本語メールと英文メールの違い

例文をご紹介する前に、まずは英文メールの特徴を考えてみたいと思います。
英文メールの特徴としては

  • 時候の挨拶がない
  • 敬語がない
  • 要件を簡潔にして最初に持ってくる(タイトルにも入れる)

という点が挙げられるのではないでしょうか。

普段、日本語の手紙やメールで、

「いつもお世話になっております」
「●●の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」

などの冒頭文を書き慣れていらっしゃる秘書のみなさんには、そっけなくてちょっと不安に思われるかもしれません。

しかし、英語ではこれらは不要です。
ご安心くださいね。
最低限の挨拶で、いきなり要件に突入してしまっていいんです。
それは、たとえ面識のない方への初めてのメールでも、どんなに偉い人宛てでも同じことです。

これは考え方によってはとても楽だと思いませんか?
こちらを念頭に置いて、下記に具体的な例をお伝えしていきます!

秘書ならではのやりとりも!英文メールでの宛名の定型文

まずは初めての問い合わせなど、担当者の名前も性別もわからない場合の宛名+書き出しの例からご紹介します。

面識がない方への冒頭の定型文例

Dear Sir/Madam,(ご担当者様へ)
My name is Namiko,
and I am a secretary of Naomi Sasaki for Hisholio Corporation.

(わたくしはヒショリオ社で笹木ナオミの秘書をしております、ナミコと申します)

例えば、海外のホテルに予約がちゃんとできているか問い合わせる際などにはこちらを使うと良いかと思います。
初めての方へのメールには、続けて自己紹介もセットで覚えておかれるとスムーズですよ。

こちらもご自身のお名前・社名で単語登録しておくと、いざという時ワンクリックで文章作成できるので簡単です。

面識がある(やりとりをしたことがある)方への冒頭の定型文例

Hello Mr./Mrs.〇〇 (こんにちは、〇〇さん)

時間帯によって「おはようございます」などにしたくもなりますが、海外であれば時差があるので、逆に時間帯に囚われないHelloがオススメです。
国内の場合は、Good morningでも問題ありませんが、文字数が多いこともあり、私はHelloを使いがちです。

また日本語だと

〇〇様、
おはようございます

上記のように、宛名を最初にして、挨拶をその次に……と分けて書きますが、英語は挨拶が先になることが一般的です。

複数の方宛、またグループ全体宛には

Dear all,(みな様へ・関係者各位)

このように表記すれば簡単です。

秘書として覚えておきたい、英文メールでの挨拶の定型文

面識がある方へのご挨拶

    • How are you?
    • How are you doing?
    • Good day!

いずれも(お元気ですか?)の意

面識がある方への「ご機嫌いかが?元気ですか?」という書き出しのご挨拶です。
初めての方へは特になくても問題ありません。
面識のある方へメールをする際に、あまりにもそっけないなあと感じた場合は上記のどれかを1行入れてみると親近感が増すかと思います。

秘書の英文メールで頻出する定型文はこちら!

添付書類がある場合

Please find the attached file(s).
(添付したファイルをご覧ください)

添付書類がある場合の定型文です。
私はこちらを単語登録しているほどよく使いますので、ぜひ覚えてみてくださいね。

秘書ならよく使うこのフレーズ

Please let me know if you have any questions.
(なにか(ご不明点が)ありましたら、ご連絡ください)

秘書のお仕事で使いがちなこのフレーズ。
私は英文でも定型文と言ってもいいほどの頻度で文末に書いています。
もちろんこちらも単語登録しています。

よろしければみなさんもこちらをコピペして単語登録しておくと良いかと思います。
スペルミスを防ぐ手段としてもオススメですよ。

また、日頃日本語で「よろしくお願いいたします」を書き慣れている秘書さんであれば、この一文を文末に書いておくと気分的にも落ち着くかと思います。
とにかく万能なフレーズですので、覚えておくとたいへん便利です。

急用ではない場合

There is no rush so please take your time.
(急ぎませんので、お手すきの際にお願いいたします)

私が急がないメールばかり書いているからかもしれませんが、こちらも良く使います。
逆に、本当に時間がない時には「Urgent!(至急!)」とタイトルに入れることをオススメいたします。

いつもお世話になっている方へ

Thank you as always.
(いつもありがとうございます)

今回だけではなく、いつもお世話になっている方には文末に添えると感謝の気持ちが表せます。

即答が難しいときに

I will inform you.
((わかり次第)お知らせします)

内容は理解したけれど、即答できない場合のお返事に便利です。

アポイントの前には

I look forward to meeting you.
(お目に掛かれるのを楽しみにしております)

「会えるのを楽しみにしています」を伝えたい際の少しフォーマルでかしこまった言い方です。
ビジネスメールにはピッタリな表現かと思います。

「ご自愛ください」を英語で表すと

Please take care and stay safe.
Hope you are safe & healthy.
(どうぞご自愛ください)

こちらも新型コロナウィルスの流行と共によく見かけるようになりました。
怪我も病気もしないで元気でね、という意味が含まれていますし、文字数も少なくて便利なんです。

英文メールの差出人の部分はどのように書く?

From」があまり使われない理由

Regards, (よろしく)

「Regards,」は、イメージとしては文末の「ナミコより」の「より」に当たります。
ビジネスメールでは、プライベート感が出る「From,」は見かけません。
さらに、この「Regards,」にはちょっとしたバリエーションがあります。

  • Best regards,
    (全方向的ビジネスメール向け)
  • Regards,
    (知り合いレベルならこちらでも)
  • Warm regards,
    (ちょっと言葉が柔らかくなるので、面識のある女性に多い)
  • Best,
    (社内で何度もやり取りしていると、中にはこんな方も。略しすぎ?)

いずれにせよRegards,は必ず書くため、署名の一部として登録されている方も多いようです。

私の署名を例に挙げてみますと、

Best regards,
NAMIKO(Mrs.)
<この位置にメールアドレス・社名など>

となります。

KO(子)のつく名前は、海外では男性か女性かわからないことも多いんです。
そのため、お見知りおきいただきたい方には、( )に男性か女性か記載しておくとより親切です。

秘書さんがビジネスでも使える略語集はこちら!

ASAP

as soon as possible(なるべく早く)

BTW

by the way(ところで)

WFH

work from home(在宅勤務)

FYI

for your information(ご参考まで)
※転送メールの表題によく使います

Pls

please(お願いします)

FAQ

Frequently Asked Questions(よくある質問)

RSVP

répondez s’il vous plait(お返事お願いします、のなぜかフランス語)
※パーティーの招待状などで見かけます。

●●-san,

Namiko-san,(ナミコさん)
※日本語に慣れている方には、海外の方であってもこのように親しみを込めて宛名に「さん」付けで書いてもOKです。

疑問形で返信が来た場合の書き出しは?

まずは宛名を書いた上で、「Yes,(No)」から書き始めるのがベターです。

Hello Mr./Mrs.〇〇 (こんにちは、〇〇さん)
Yes, I will inform you.(はい、(わかり次第)お知らせします。)

日本語を見慣れていると少し唐突に見えるかもしれません。
英語でのメールは「とにかく要件を最初に!」ということを意識されると、伝わりやすいメールになるかと思います。

秘書には必須!?季節の定番挨拶

クリスマスカードの冒頭の挨拶、本文の定番

Season’s Greetings
New Year Card

Greetings of the Season and Best Wishes for the New Year.
(季節のご挨拶と、新年のご多幸を祈念申し上げます)

年賀状に例えると、

あけましておめでとうございます。
今年もよろしくお願いいたします。

に当たる定型文です。

世界には様々な国や文化がありますよね。
その中で、クリスマスを祝うのは基本的にクリスチャンだけのようです。

もしお相手の宗教がわからない場合は、Merry Chirstmas!などのようにクリスマスを全面に押し出さず、「季節の挨拶」という表現にすると間違いないかと思います。

秘書のみなさんへ、今回ご紹介したフレーズを使ってメールを作成!

最後に、今回ご紹介したフレーズを使って、実際にみなさんへ向けたメールを作ってみたいと思います。

Dear all,
How are you doing?
Please let me know if you ever come to Kansai.
I look forward to meeting you someday.

Thank you as always.
Hope you are safe & healthy.

Warm regards,
Namiko

とても簡単にできました(笑)!
英語でメールを書く際は、ぜひ今回の記事のことを思い出していただけますと幸いです。

編集部より: Hisholioの英語特集

これまで、Hisholioでは秘書さん向けの英語力アップ記事を多数掲載しております。
今すぐ使えるフレーズから、オススメの勉強方法まで!ぜひチェックしてみてくださいね。

英語特集はこちら

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

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ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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