秘書のボーナス・評価事情とは?評価にもやっとしないために実践したいこともご紹介!

秘書のみなさん、こんにちは! ナミコです。

さて、そろそろ夏季賞与の季節、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
賞与と言えば「黙って在籍していればいただける」というわけでもなく、「お仕事ぶりに対する金額」ということは言わずもがなですよね。

では、秘書のお仕事に対する評価、みなさんは納得できるものですか?

今回は当社の評価方法についてお知らせしたいと思います。
評価方法の参考になれば幸いです。

評価は目標設定から始まっている!

当社は全社共通の評価シートがあり、このような流れで評価がなされていきます。

  1. まずは評価者と本人、双方が納得の上で1月に目標を設定
  2. 1年がかりで記入して、年末に完成させる
  3. 最終的には社長がサインして完成
  4. さらにアメリカ本社の人事に送信
  5. 本社の最高責任者がサインし、ようやく評価が確定
  6. 今期総括のようなクリスマスメッセージがCEOから全員に向けて配信され、支給日が決定!
    (今年もお疲れ様!のような、やたら軽い文面です。笑)
  7. そして……ようやくそれぞれの国の通貨で支払われる!

そのため、目標を設定する1月から(当社の年度は1月~12月です)、今年度の評価がスタートしている、とも言えます。

上記、1と2については、四半期ごとに直属の上司と面談があります。
面談の中で進捗確認をしつつ目標の練り直し・微調整などを繰り返します。
そして、なるべく実務に沿っていて、達成できそうな目標に修正していきます。

ちなみに管理職の目標設定には、必須項目として『部下全員に分け隔てなく真摯に面談をし、部下の能力を個人、会社双方向に開発し、win-winに持っていくコーチングができているか?』という項目があります。
お蔭様で、こちらが忘れていても上司が非常に真摯に向き合ってくれます(笑)。

数値化できない目標には、ボーナスゼロ!

年度末には総合評価をするための長めの面談があります。
評価シートを見ながら、本人と上司で各目標が達成できたかを点数化し、コメントを添えます。
納得すればお互いがサインして完了です。

総合評価は学校のように5段階評価になっています。

  • 90点以上 素晴らしい(表彰レベル)
  • 70点以上 期待以上
  • 60点以上 目標クリア
  • 50点以上 努力が必要
  • それ以下 未達成(目標設定ミス)

なんと、最低ランクの「それ以下」となった場合は目標設定自体が間違っていたということで、ボーナスは本人・上司ともゼロです!!

上司もコーチングミス、という評価になってしまうので、実は最初の目標設定が1番悩ましい作業とも言えるんです。
4~6個の目標を設定することが義務付けられているのですが、秘書といえども数値化できない目標は立てることすらできません。

したがって、例えばこのような目標でもOKなんです。

  • 郵便物を電子請求書に切り替えて、開封作業を10分/日、短縮する
  • 共通マニュアルを作成して部署全員の在宅率を60%(週3)にする
  • 社内アプリを活用して、メールの往復回数を3回/日、削減する
  • 来客のお茶出しをセルフサービス化し、お茶出しにかかる時間を15分/組、削減する
    (こちらは以前、こちらの記事でご紹介したとおりです!)
  • 社長のスケジュールをアプリで共有化し、社内からの予定問い合わせの回数を10回/日、削減する
  • 会議の減った会議室をパーテーションで仕切り、来客ブースに変更。
    5分/組、お待たせする時間を削減する

このように、無理やりな感じでも数値化して目標にします。
数値が大きいほど良いということはなく、数値化さえできればOKなので以下のような目標も……。

  • 斜め前にあった棚を席の真横に持ってきて、ファイリングの時間を5分/日 短縮する
  • 席替えをし、役員室までの往復時間を5分/日、短縮する

もちろん、役員や社長自らが直属の評価者になることはありませんが、例えば最終実績のコメントに

社長室の古い資料を整理し、机に積みあがった書類を移動させたことで、社長机に大きなモニターを設置でき、リモート会議が可能になった。
結果、会議室への移動時間が20分/回、短縮され、前後の予定も入れられるようになった。

などと実績を書けば、真摯に評価してくれる上司が(笑)。

2の段階(1年がかりで記入して、年末に完成させる)で社長や役員にもきちんと事実関係をヒアリングし、場合によっては3者面談をしてくれるので、公正な評価につながります。
内容によっては3の段階(最終的には社長がサインして完成)で、社長や役員からコメントをいただけることもあります。

個々の能力を発揮するチャンスも

また、『最重要課題』の扱いにはできないのですが、

  • 個人の能力を開発し、会社のために活かす
    (上司は部下の能力を会社のためにも活かせるようコーチする)

という項目もあります。
これは「習い事での実績や資格取得、それを仕事にどう活かしたいか」などを明確に数値化して目標とするというものです。
「会社にも活かせる」と判断された場合、費用全額会社負担でセミナーや講習会への参加・資格取得に挑戦させてらえることもあります。

もちろん得意なことは千差万別。
秘書であれば、

  • 秘書検定1級を次回受験で取得
  • 年内の受験でTOEIC〇〇〇点をクリア

という実務に直結するようなものから、

  • 月1回、受付を自らのフラワーアレンジで飾る
  • 趣味のダンスを、在宅勤務の運動不足解消用にアレンジして、チーム全員の健康診断数値を改善
  • ステイホーム中に始めた楽器演奏の成果を、オンライン忘年会で披露する
  • ヨガ講師の資格を活かし、3か月に1度、昼休みにオンラインヨガを開催

なども、個人的な目標として掲げることができます。
(この数値はゆるめに設定して、完全に達成できることを狙うのがコツです)

ちなみに私は、上司との真摯な面談中に社内報の立ち上げを打診され、現在も担当しています。
自分でも気づかなかった適性ですが、毎回楽しく記事を作成した経験で「Hisholio」でもライターのご縁をいただいたのですから、個人、会社双方win-winと言える例なのではないでしょうか。

ということで、私個人としては「秘書って、どう評価されてるの?」という、もやっとした気持ちは感じたことはありません。
年度途中に「これは達成できないかも」と思う目標は、いつでも変更できますし、もし評価に不満があれば、納得するまでサインしなければいいということもあります。

最後に

当社の評価シートには、注意点として「分け隔てなく」「平等に」「何度も」「本人の言葉を尊重すること」という単語がしつこいぐらい出てきます。
お蔭様で上司と面談する機会も必然的に多くなり、自分の長所短所なども理解してもらいやすくなっている気がします。

評価にもやっとするというのは、評価者も含め、目標の立て方からもやっとしているのではないかなと思います。
確かに秘書業務は「助かってる」とか「気が利く」とか、ふんわりしたものが多いのも事実です。

もし、お仕事の評価に「もやっと」されている秘書さんがいらっしゃいましたら、1歩踏み込んで、目標を数値化されてみてはいかがでしょうか。
目指すゴールがはっきりすることで、お給料アップの交渉材料にもなり、日々のお仕事にも張り合いが出るかもしれません。
また、第三者からの評価で、ご自身の思わぬ能力に気付くチャンスも増えるかもしれません。

秘書のみなさんが、毎日明るく、生き生きとお仕事できますように。
それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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