これで完璧!上司の車の手配は秘書にお任せ!

秘書のみなさん、こんにちは!ナミコです。

秘書のお仕事の1つ、車の手配。
今回はこちらのお仕事の基本についてお伝えしたいと思います。

車の手配時の時短に、お役に立てれば幸いです。

秘書が手配する車の種類は、大きく2種類

みなさんもよくご存じだと思いますが、車の手配といえばタクシーやハイヤー、そして役員車が挙げられるかと思います。

両者の違いを簡単に挙げてみると…

車両ナンバーの色

タクシー
ハイヤー
お客様を乗せる営業用車両なので、緑ナンバー
社用車 会社が所有している社有車なので、他の社有車と同様の白ナンバー

運転するのに必要な免許

タクシー
ハイヤー
二種免許が必要
社用車 二種免許不要

役員車は白ナンバーであれば普通免許で、もちろん秘書でも運転が可能なんです。
他の営業用社用車などと同じ扱いなので当然なのですが、ちょっと意外な気がしませんか?

運転手の所属

タクシー
ハイヤー
車とセットで運転手さんも、同じ会社から営業車両でいらっしゃいます。
社用車 社員だったり、運転専門会社の方だったり、と雇用形態は様々かと思いますが、車は関係なく、運転手さんだけにお仕事を依頼することができます。契約によっては、役員車以外の車を運転していただくことも可能です。

ここで秘書さんにクイズです!

さて、ここで突然ながら車に乗る際の「席次」について復習しておきましょう!
タクシーやハイヤーで運転手さんがいらっしゃる場合と、営業車などで社員が運転を担当する場合で社内の席次は変わってきます。

ちょっと秘書検定みたいですが、みなさん以下の席に偉い人が座る順に番号を考えてみましょう!

丸の中に入る数字を考えてみてください。

正解はこちらをクリック!

タクシー・ハイヤーのように運転手さんがいる場合、一番安全と言われている運転席の真後ろが「上座」となります。
反対に、道案内をしたり、料金を払ったりするのに便利な助手席が「下座」となるんですよね。

一方で、社用車などで同乗する社員の誰かが運転する場合は、助手席が「上座」となります。
ゆったりとお座りいただきましょう。
その場合の「下座」は、後部座席の中央となります。
一番窮屈で座りにくいですからね。

上司と複数の社内メンバーが同乗して出かける際など、どこに座ってよいのか迷ってしまう若手社員の方もいらっしゃるはず。
そっと指示してあげるとみんな安心ですね。

それぞれのメリット・デメリット

さて、話を元に戻して、それぞれのパターンのメリットとデメリットをご紹介していきましょう。

社有車+運転手のメリット

車内でも打ち合わせやプライベートタイムが確保できる

忙しい役員の方は、移動時間も貴重。
スケジュールがいっぱいの場合でも、役員車であれば、移動中に気楽に食事を取ることも、打ち合わせをすることも可能です。

また、喫煙者の方であれば周囲を気にせず一服できる貴重な時間、ということも。
運転手さんも普段から気心知れた方であればなおさら。
移動中にビジネスの意見交換をされる方もいらっしゃるほどです。

「いつものところ」にも楽々送迎

まるで「車内秘書」とも言えるとても頼りになる運転手さん。
秘書が同行しなくても「いつもの訪問先」や「いつもの接待先」に、阿吽の呼吸で案内してくださいます。
時にはご家族の送迎や、休日はゴルフ場までも気兼ねなく安心してお願いできるんです。

長〜いお付き合いも

以前の職場で、役員運転手として定年までお勤めになった方は、社長に懇願されて定年後も雇用を延長。
ついには社長が交代となるまでお供されることに。

社長交代のタイミングで開催された盛大な送別セレモニーでは、社長自ら巨大な花束を贈呈されるほどの信頼関係を築いていらっしゃいました。
考えてみればこれは秘書にとっても理想のリタイアの形ではないでしょうか。

秘書もうれしい!

頼りになる運転手さんがいらっしゃれば、私たちが忘れているようなことをさりげなくフォローしてくださることもあります。
上記の運転手さんは、お取引先に伺うタイミングも「そういえば今年はまだ●●社さんには伺ってないですねえ……」と、お出かけの際にアドバイスとも取れるつぶやきを時々してくださっていました。
「ああっ、そういえば!」と慌ててスケジュールに追加することも(笑)。

プライベートでも、ボスの好みに合いそうなお土産を買ってきてくださったり、同行したデパートでは、秘書のためにスイーツ店オープンのチラシをもらってきてくださったり。
秘書よりも気が利くのでは、とびっくりすることも多々ありました。

また、上司の出勤後にこそっと「今日はちょっとご機嫌ナナメかもしれないですね」なんて耳打ちしてくださることもありました。
秘書にとってはとっても重要な情報ですよね。

運転手さんと良好な関係を構築することは秘書にとっても有意義だと思っています。

ハイヤー・タクシーのメリット

お気軽に頼める

上記のような運転手さんばかりであれば秘書要らずなのですが(笑)、実際は会社に馴染めずお名前を覚える前に退職してしまわれる方も……。
車のメンテや車内環境など気をつけるべきことも多いですし、もちろん上司との相性もあります。
なかなか一朝一夕で以心伝心の関係とはならないですよね。

その点、ハイヤーであれば一定水準以上の訓練を受けたプロのドライバーさんがいらっしゃるので安心です。
同じ会社に何度もお願いしていればドライバーさんの指名もできますし、問題があってもすぐに対応していただけます。
自社社員には言いにくいことでも、ビジネスライクにお話ができるのもメリットです。

お客様と同行の際も安心

役員車は、上司のお好みに合わせた仕様になっていることが多く、同乗は遠慮される方も。
かといって車を連ねて移動するのも大げさで、場合によってはお客様が気を遣われることもあります。

そのような気遣いが不要なのがタクシーです。
むしろ対等の立場でお話しすることができ、秘書が同乗しても違和感がありません。

タクシー会社の特色に応じたサービスを使いこなそう

タクシー会社によっては、特徴を生かしたサービスが展開されています。

  • 女性ドライバーさんを指定できる「日の丸交通株式会社」
  • 外国語での案内可能なドライバーさんを指名できる「日本交通株式会社」
  • 陣痛タクシー、子連れタクシーというサービスもある「第一交通グループ ママサポートタクシー」
    (私もお世話になりました)
  • 地元の観光スポットと提携して、観光タクシーを展開されている「雅 京都観光タクシー」
    観光地の勉強をされている地元の運転手さんにお任せすれば、ベストコースを案内していただけて、秘書もほっと一息できますね。
    なかには世界遺産検定をお持ちの運転手さんもいらっしゃって、びっくりしたこともあります。また、運転手さんのオススメのお店を教えていただけるのも楽しみの1つです。
  • 専用の乗り場を確保している会社「キャピタルモータース株式会社」
    ターミナル駅や空港などには、専用乗り場があるタクシー会社も。利用する予定の駅や空港などをチェックして、専用乗り場のある会社や、近隣に営業所のある会社を選べば、配車時間の短縮にもつながります。
  • さらに最近はこんなサービスも登場!「GO BUSINESS」
    お客様にタクシーチケットをお渡しする必要もなく、降車時もスマートに。契約社が支払うシステムなので煩わしい手間も省けて、秘書的にもありがたいですね。よろしければお試しください。

上司に安全で快適な移動をしていただくために、秘書ができること

今回は車の手配について、基本的なことをお伝えしてみました。
時と場合に応じて使い分けられるとベストですよね。

上司がスピーディ、かつ安全で快適に移動していただけることは秘書にとっても重要事項!
予算との兼ね合いもあると思いますが、的確な車選びをしていきたいですね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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