みんなの思い出に残りますように……。会社の周年イベントで秘書が大奮闘!

秘書のみなさん、こんにちは!ナミコです。

みなさんはお勤め先で「〇周年式典」を経験されたことはありますか?
当社は数年前にめでたく記念年を迎え、式典を開催しました。

そこで今回は秘書として周年イベントをどのように進めたか、私の実体験をお伝えしたいと思います。
会社が周年を迎えられる際、みなさんの参考になれば幸いです。

まずは大事な準備項目からチェック!


会社の「記念年」というのは、当たり前ですが事前に分かっているイベントですよね?
そこで、秘書として前もって知っておくと良いことを以下にまとめました。

  1. 会社の創立記念日(式典はその前後に開催されることが多いです)
  2. 会社が周年を迎える年
  3. 直近の式典の有無と規模
  4. 過去に開催された日時
  5. 前回の式典を経験しているメンバー

特に5番は「周年」というだけあって、前回の式典が10年前、下手をすると25年前の出来事になります。
当社のような外資系の場合は25年ごとにお祝いする習慣があることもあり、気づいた時には「もはや当時を知る人が誰もいない!」ということも十分あり得ます。

そこでベテランの先輩がいらっしゃる場合は、何かのタイミングでお話を伺い、写真を見せてもらったり、ポイントだけでもマニュアル化しておかれると、不安がかなり軽減されるかと思います。

私の場合は、幸い勤続年数の長い大先輩がいらっしゃったため、直接ご指導をいただくことができました。
ベテランの方がいらっしゃれば、特に急ぐ事案がない部署内ミーティングの時間などで、軽く話題にされてみてはいかがでしょうか。

いよいよ開催!でもその前に……

まずはスケジュールをブロック!

開催が決まったら、秘書に求められるのはもちろん「社長、役員、重役のスケジュールを押さえる!」ですよね。

全社を挙げてのイベント開催において、経営陣のスケジュールを確保する、ということは一番重要かつ変更ができない部分です。
こちらは自分1人ではなく、秘書全員、お仕えしている方含め部署全員の重要共有事項として、早い段階から気にかけておくのをオススメいたします。

社長はスケジュールを空けていたのに、他の役員はスケジュールが空いていなかった!という恥ずかしい事態を避けるためにも、周年イベントにおける情報共有は特に密にしたいものですね。

誰をご招待する?名簿作りは最重要!

さらに、名簿の作成も重要なお仕事です。
開催が決定したら、他のイベント同様、招待状発送や出席者一覧の名簿作成も重要になります。

会社にもよると思いますが、普段の会社行事との大きな違いは、社員や家族も一緒にお祝いする、という点です。

当社も周年祝いでは海外から親会社のボスや主要なお取り引き先に加えて、社員の家族も招待しました。
そのためご招待者の名簿はお客様用と社員の家族用の2種類を用意
個人情報を管理しているフォルダで厳重に管理しました。

できるところから、どんどん着手するべし!

もちろんご来賓の移動手段やホテルの手配も秘書のお仕事でした。
日付が分かっているのですから、どんどん仮押さえしてしまいましょう。

会場がホテルであれば、同じホテルにゲストの宿泊もまとめて依頼し、総額として請求してもらえるように手配してしまうのも一手ですね。

いざ式典の当日!秘書の動き方は!?

お客様のお迎えはいつもの笑顔で!

秘書は仕事柄、役員のご家族とお目に掛かったり、お名前を伺う機会も多いもの。
また、私の場合は普段から海外の方ともメールなどでコミュニケーションを取ったりすることもあります。
そこで、当日の受付は「得意そうだから」という理由で、秘書が担当することになりました。

当社は会社規模が小さいので、アットホームな雰囲気で社員のご家族ともお話しながら受付やご案内をして、楽しかったのを覚えています。

すべてのお客様に楽しんでもらいたい!

中学生以下のご家族にはちょっとしたおもちゃとお菓子セットのお土産を用意し、堅苦しい式典の間、少しでも飽きずに遊んでいただけるよう配慮しました。

せっかくなら、ご参加いただいた全員にとって、すてきな思い出となる式典にしたいですよね。

上司の動きは逐一チェック!

当日は立食パーティーにしました。

社長がテーブルを回っている間、秘書である自分は少し離れたところから会場を俯瞰。
ご招待したお客様がどのあたりにいらっしゃるかを目線でお知らせしたり、ファミリーエリアの子供たちが楽しんでくれているかをチェックしたりしていました。

秘書だって社員です!

当然私も主役の一員!
ごちそうも堪能し、全力でビンゴ大会にも参加しましたよ(笑)。

お蔭で今でもとっても楽しかった記憶が残っています。
事前の準備をしっかりしておくことで、当日バタバタすることなく楽しむことができますね。

式典を終えて……。良かったことはここ!


オフィス近隣のホテルをイベント会場とした際、当時の会社は若手社員も多く、出席者に未就園児もかなりいることが事前に分かっていました。
そこで、中学生以下の家族がいらっしゃる社員ファミリーの席を、バルコニー風の中二階に設置し、他のお客様とは完全に導線を分けました。

メインは立食パーティーでしたが、中二階エリアにはテーブルとイスを全員分しっかり用意。
カトラリーはすべて割れないものとお箸に変更し、お子様用のハイチェアやベビーベッド、ジュースのドリンクバーやバイキング形式のキッズメニューも準備しました。

靴を脱いで遊べるキッズスペース、その後ろのドアを開ければトイレと授乳室に直結!と、すべてがそのフロア内で収まるようにしたため、大きな混乱もありませんでした。

結果、お開きの頃にはドレスアップした小さなゲスト同士が仲良くなって「また遊ぼうね!」と約束している姿も見られました。
生後間もない赤ちゃんを連れて出席した社員にも好評で、奥様から直々にお礼の言葉をいただき、嬉しかったことを覚えています。

また、経営陣をパーティーの合間にファミリー席にもご案内したところ、海外からのゲストも大喜び。
「こっちのほうがリラックスできるなあ」とジュース片手に小さなゲストたちと真剣にカードゲームに興じている微笑ましい姿も見えるなど、楽しく交流されていました。

地位や立場など、大人の事情もあるかと思いますが、たくさんの家族連れが移動するよりも、大人1人が移動した方が断然スマートですよね。
当日は柔軟な考えをお持ちの上司のおかげで、特に問題もなくスムーズに進行できました。

事前に家族の年齢層をチェックすることはとっても大事。
その結果、時にはイレギュラーと思われる対応でも施設に相談してみると、プロならではのアイディアがいただけることもあります。
遠慮せずに、どんどん相談されることをオススメします!

開催した後の反省点


以前、別の会社で式典を準備した際、当時の責任者が定年退職間近だったためか「生演奏を聴きながら美しい夜景を堪能……これだけは絶対譲れない!」の一点張り。
夜景が楽しめ、ガーデンパーティーも可能な全面ガラス張りの宴会場をチョイスしました。
それなのに!当日はなぜか季節外れの台風が直撃!

当日は終日交通機関がストップしてしまい、出張先から戻れない社員が続出した上、空港は閉鎖。
タクシーもなかなか捕まらず、やむを得ず土砂降りの中、徒歩で到着するゲストも……。

開宴後は生演奏も全く聞こえないぐらいの暴風雨が自慢の全面ガラスをバリバリと打ち付け、宴会場のカーテンはついに1度も開かれないままお開き、というまさかの事態に。
美しい夕日を眺めながら、お庭で乾杯、というお洒落な予定はすべて次回以降に持ち越しとなってしまいました。

「式次第はオーソドックスに」この教訓は次回に向け、重要な引継ぎ事項としてまとめておきたいと思います(笑)。

周年祝いの式典は段取りと準備が大事!

今回は私が実際に体験した行事の様子をお伝えしました。

めったにないが故に、分からないことだらけの周年行事。
しかし、段取りさえしっかりすれば、秘書としてのお仕事と社員としての楽しみも、両方味わえる貴重な機会になるかと思います。
みなさんが楽しくお祝いできることをお祈りしております。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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