不測の事態にも、もうひるまない!ホテル手配のコツとポイント

秘書のみなさんこんにちは!ナミコです。

徐々に人の流れも復活してきているのかな、と感じる今日この頃。
上司の出張も再開し、久しぶりにチケットやホテルの手配、というお仕事をされている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回はホテルを取る際のちょっとしたコツをお伝えしたいと思います。
みなさんの手配業務の時短につながれば幸いです。

まずはお好みの把握から

ホテル繁忙期にやっと取れたお部屋。
上司に得意顔でお伝えすると「そのホテルはあまり好きじゃないんだよね……」などと言われた時の脱力感と言ったら!
日頃から良好なコミュニケーションを取っている優秀な秘書さんなら、こんな失敗をされたことはないと思います(笑)。

しかし、万が一に備え、日ごろからのリサーチは欠かせません。
そこで私は、上司だけではなく頻繁に来日される海外からのゲストのお好みや職階から、以下の条件をリストアップしています。

  • 喫煙の有無
  • その方の体格
  • 宗教上の禁忌
  • ベジタリアンかどうか

このようなホテル検索の際にマストな条件は、全社員閲覧可能なフォルダに入れ、部署関係なく全員と共有しています。

特に外国人の場合、体格は意外に重要だったりします。
大柄な方は日本のビジネスホテルのシングルでは窮屈だったり、逆に小柄な方であれば、少しベッド幅が狭いお部屋に安く泊まれたりする場合もあるためです。

このような情報を共有財産にしておけば、秘書だけではなく、当日同行した担当者などからも「このホテルには、朝食にセルフサービスのソフトクリーム機があって、とても気に入ってくださいました。オススメです」などのリアルな情報をいただけることもあるので、重宝しています。

近隣のホテルは積極的に使っておく

コロナ渦での宿泊需要の落ち込みもあり、特に最近、近隣の宿泊施設ではパーティーやテイクアウトのチラシや割引券を持って、担当者がわざわざ営業にいらっしゃることもあります。

そこでこのような時こそ、少し豪華なランチを上司や同僚に提案。
リモート会議の際などには、近隣ホテルの地産地消弁当を堪能してもらっています。
需要が回復したら、メニューも含めてオススメできますよね。

また、法人契約や近隣割引など、ホテルからお申し出いただいた優待は基本的にすべて契約。
ビジネスホテルのメール会員や、スパ利用会員などにも法人登録しています。

旅慣れた海外のお客様の中には、「星付きホテルよりもジャパニーズ大浴場のあるホテルがいい」とおっしゃる方もいらっしゃるので、そのような時には大浴場ありのホテルの出番なんです。

繁忙期でもないのになぜか満室の時は……?

お盆や連休、年末年始でもないのに近隣のホテルが全室満室!
そんなことある??というタイミングの悪い日、ありませんか?

そんな日は過去の経験から考えると、このようなケースであることがほとんどです。

  1. 国際会議(サミット級)、皇室の方のご視察
  2. 大きなイベント
    例:フェス、10万人規模以上や海外アーティストのコンサート、コミケ(コミックマーケット)
  3. 学術会議(学会)
  4. 修学旅行が複数バッティングしている

ケース別の対策方法についてもご紹介していきます!

1. 国際会議や皇室の方のご視察がある場合

このケースは事前広報が大々的になされ、その前後数日は会場ホテル周辺への立ち入りすらできなくなります。
もちろん一般人の宿泊は不可能です。

これなら上司も納得せざるを得ない……はずです。
ただし、該当のホテルにはもちろん宿泊できないのですが、その周辺で交通規制に掛かってしまっているホテルは逆に超穴場!
場合によっては通常料金の半額以下で泊まれたり、お部屋のグレードアップも期待できます。

私自身も、某会議の前日に近隣の一流ホテルのセミスイートに破格の安さで宿泊できた!といううれしい経験もあります。

2. 大きなイベントがある場合

このような場合は予定そのものを変更された方がいいかもしれません。
この日のために、場合によっては何年も前から準備されている、ファンの方の熱量とネットワークのすごさには、直近参戦のいち秘書が勝てるものではないからです。
また、当日は宿泊どころか公共交通機関やタクシー・レストラン、ありとあらゆる場所がイベント一色になることは間違いありません。

万が一、宿泊できたとしても、スケジュール通りに事が進むことはまずないでしょう。
理由をきちんと説明して、変更を提案してみるのも秘書のお仕事ではないでしょうか。

3. 学術会議がある場合

こちらのケースはまだ可能性があります。

まずはこんな時こそ懇意にしているホテルに直接電話して、「何かイベントがあるんですか?」と聞いてみます。
「●●ホールで大きなイベントがあります」という程度の情報はいただけるので、ついでにキャンセル待ちをかけておきます。

そして、会場名と日付で検索し概要もチェック。
その際、参加者向けサイトもチェックしてみましょう。

ほとんどの学会では、参加者向けに近隣のいくつかのホテルと食事、送迎がセットになったパックを旅行会社が取りまとめているのがわかるかと思います。
それらには1週間前を目途に締切日が設けられていて、締切日を過ぎて埋まらなかった枠はキャンセルとしてホテルに返還され、通常通り売り出されるんです。

お目当てのホテルがリストの中にあり、残っていればラッキー。
今は満室でも、直前になると予約サイトでも予約が可能になり、ホテルからも「キャンセル待ちのお部屋が確保できました」と連絡があるはずです。

期間中は会場とホテルのみを往復をされる方が多いので、周辺施設や道路の渋滞はあまり考えなくていいと思います。
ただ、会場に通じる公共交通機関は参加者が殺到するので、時間帯によっては注意が必要です。
念のため、空いていて前日までキャンセル料がかからない、少し離れたホテルを予約しておくと安心です。

最近は上司も慣れてきて、理由をお伝えすると「直前になったら取れるでしょう」とのんびりしています。

4. 修学旅行が複数バッティングしている場合

めったにないのですが、修学旅行のメジャーな目的地にハイシーズンに行かれる場合は注意が必要です。
具体的には春と秋の京都・奈良などは、天候によっては予想以上の人出になることも。
公共交通機関も団体枠で押さえられているため、空いていると思ったら途中から修学旅行生で満員に!という可能性もあります。

このような場合は、あらかじめ以下のような配慮が必要かもしれません。

  • 普段よりも予算とホテルグレードを上げる
  • 新幹線ならグリーン車に変更
  • 飛行機ならビジネスクラスに変更

観光バスによる交通渋滞も見込んで、土地勘のある方であれば、タクシーやハイヤーよりも地下鉄などで移動していただくのもオススメです。
ハイグレードのホテルであれば、駅から徒歩圏内であることがほとんどですし、風情ある街並みを散策するのも、いい思い出になるかもしれません。

最後に

さて、いくつかご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
ホテル予約の際は、比較サイトではなく直接電話をして予約する方が、リアルタイムの情報をいただけますし、場合によってはキャンセル条件も良く、融通もしていただけます。
ネットで満室表示だったホテルでも「先ほどキャンセルが出ました」「今ネットに出している分を引っ込めますので、ご予約可能です」とおっしゃっていただいたこともあります。

ポイント付与や割引も個人ではもちろん重要ですが、会社の顔である上司や大切なお客様のために予約する際は「そちらのホテルをぜひ利用したい!」という気持ちで、直接やりとりしてみてはいかがでしょうか。

ホテルに社名を覚えていただければ、条件を指定し忘れても『いつものお部屋』をご用意してもらえる日が来るかもしれません。
秘書として、こんなにうれしいことはありませんよね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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