さあ!秘書の腕の見せどころ!会食のダンドリA to Z[前編]

みなさん、こんにちは!mimiです。

近年日本人の「おもてなし」の心に、海外からの賞賛が集まっているとよく言われています。観光地はもちろん、飲食店やホテル、そして公共交通機関やコンビニなどでも、日本人にとっては当たり前のことが、「日本のおもてなし文化」として海外から評価されているのは、日本人としてとても嬉しくなりますよね。

もちろん「おもてなし」はビジネスシーンにおいても非常に大切なもの。そして秘書の仕事の中で、その心が一番試されるのが、接待・会食のアレンジではないでしょうか。
会食とは、その雰囲気ひとつで今後の企業間のおつきあいを左右することになりかねない重要なものですが、日程調整やお店選びなど、秘書を悩ませる仕事のひとつでもありますよね。

今回は、接待・会食を成功させる為のハウツーについて2回に渡ってご紹介します。会食に関連する秘書の業務は、当方がホスト(主催者)の場合か、ゲスト(お呼ばれ)の場合かで、内容が変わってきますので、両方の立場に立って読んでみてくださいね。

自分の上司がホストの場合

それでは、それぞれの立場でポイントを押さえていきたいと思います!
まずは、ホストとして準備を進めていく場合、以下のことを確認しましょう。

①いつ頃までに開催するべきか
年度末や人事異動、または繁忙期など、時期によっては先方と日程を合わせることが難しいことも考えられます。必ずいつ「まで」には開催したいのかを上司に確認しましょう。

②人数・メンバーを確認する
上司とお客様とのやり取りの中で、先方・当方ともにメンバーがほぼ決まっている場合もありますし、トップのみ確定していて同席者の方(プロジェクトの担当者など)は先方にお任せすることもあります。

③主旨を確認する
役員交代やプロジェクトの立ち上げに伴う懇親など、はっきりと目的が分かっている場合はよいのですが、なぜ今回お客様をお招きするのか不明瞭な場合は、はじめの段階で上司に確認しておきましょう
「プロジェクトが難航していて先方にお詫びしなければならない場合」など、ネガティブな状況であることも考えられますし、「プロジェクトの専門的な立場にある方が先方にいらっしゃるので紹介して頂く機会として」ということなど様々な背景があるかと思います。秘書としてもきちんと理解してから取り掛かることが肝心です。

④社内で頭出しをする
役員同士で会話ができており、各秘書にもその情報が伝わっている場合もありますが、念のため当方側の出席者にも上記の旨を伝えておきましょう。
基本的に日程は先方のご都合が優先となりますが、事前に海外出張などの予定が入っている役員などがいれば、その日程を避けるなど、情報共有の必要があるからです。
また、社内で他部署と費用を折半したり、稀に会費制として先方にも負担が発生するケースもあるので、費用についても確認しておきましょう

情報が揃ったら、日程・メンバー調整!


必要事項が確認できたら、先方の窓口となる方と調整しましょう。
この時、先方の窓口がわからない、という状況が発生すると非常に厄介で秘書泣かせなのです。
以前から関わりのある方ならば「秘書同士やり取りをしたことがある」、また「やり取りをしたことはないが名前だけは知っている」ということが多く、たとえ先方の連絡先を知らなくても社内の他の秘書さんに聞いたりすることができます。しかし先方の秘書が誰なのかまったくわからない場合や、秘書が付いていない場合、とっても困りますよね。

そんな時は先方の部署代表番号に電話して聞いてしまいましょう。秘書がいればだいたい秘書さんに繋がりますし、いなくても総務や事務の方、もしくは若手社員が出て、担当者に繋いでくれるはずです。

先方の秘書または担当者と電話が繋がったら、会食を行いたい旨を話し、メールアドレスを聞きましょう。営業担当者の方などは電話でそのままお話を進める方もいらっしゃるのですが、聞き間違いをなくす為、そして証跡を残す為にも、できればメールでやり取りをする方が安心です。

先方とのやりとりに入ったら、先方のご都合の良い日程を複数挙げて頂き、出席者についても確認しましょう。先方から候補日を頂くのがベターですが、上司に出張など予定が確定してしまっている日時は事前にお伝えして外して頂きましょう。

上司がゲストの場合

さて、今度は逆に自分の上司がご招待を受ける場合について考えてみましょう。

先方から「会食にご招待したい」という旨のご連絡を受けたら、ご主旨や先方の想定している出席者などを確認し、一旦お預かりしてお受けするかどうか上司に確認しましょう。
上司がお受けするとのことであれば、当方側のメンバーについても先方のご希望を踏まえてご相談しましょう。

先方から候補日の提示を求められた場合、社内の他の出席予定者と日程を調整した上で、先方にお返しします。また、案内状をお送り頂くことを踏まえて当方側の出席者の氏名の漢字などの間違いがないように、そして役職は正式名称を確認してお伝えするようにしましょう

さて!重要なお店選びへ!

さて、ここまではご招待する側/される側の立場になって、日程を決めるところまでをお話ししてみました。
自分の上司がホスト側の場合は、日程が確定したらいよいよお店選びという悩ましい仕事が待っています!

会食の機会が多い上司やグルメな上司なら、はじめからお店を指定されることもあるかもしれませんが、お店の選定を秘書に任されたら、責任重大ですよね。
その為、日頃から接待向きのお店をリサーチしておくことも秘書の重要なお仕事です(決してネットサーフィンをして遊んでいるわけではないのです。笑)
プライベートで食事に行っても、「ここ、使えそう!」などと考えてしまうのも秘書あるあるかもしれませんね。

まずは先方のお好みが優先となりますので、先方秘書さん(窓口の方)に、出席者の苦手な食べ物やアレルギーの有無を確認しておきましょう。

私がお店を選ぶ際は、お店の雰囲気が接待向きかはもちろん、先方のお好みが分かるようならお料理のジャンル(過去に会食したことがある相手なら前回とかぶらないように)、お酒の品揃え(ワイン好き、日本酒好きなど好みが分かれば)などに注目してお店を選んでいました。

その他チェックしていたのは以下のポイントです。

1.個室があること

カジュアルな会食の場合を除いて、会食には個室が原則です。日程が決まったら、候補に上がったお店はその日個室が空いているのか、すぐに確認しましょう。

2、請求書払いができること

私の在籍していた会社では、基本的にお店から請求書を郵送してもらい、後日振込をする「請求書払い」をしていました。想像してみても会食の場でお会計をするのはスマートではありませんよね。有名店でも後払いの対応は不可のお店もありますので、必ず事前に確認を。

3、相談に乗ってくれる責任者(マネージャー)がいる

接待に使われるようなお店であれば、各テーブル(個室)に担当が決まっていることがほとんどですが、事前に責任者に電話で細かい打合せができるお店は秘書としても大変心強かったです

お料理は最初からコースの金額が決まっている為、予算を超えることはありませんが、ついつい場が盛り上がって高額なお酒を頼んでしまったり、飲み過ぎてしまうということがないように、予めお酒代含めた予算をお伝えしておきました
責任者に相談しておくことで、予算内でバランスの良い金額のお酒を勧めてくださったり、お料理とのペアリングを提案してくださったりしたようで、お客様も大満足だったと後日上司からお誉めいただいたこともありました。

4、立地(先方のオフィスや自宅から遠すぎないこと)

これも大事ですよね。オフィスの場所を知ってるはずなのに、どうしてこんなに遠い場所を指定するんだろう…?と不可思議に思われることを避けるためにも、何かのこだわりでお店を選んだ場合には「御社(またはご自宅)から遠くて恐縮ですが、〇〇という理由で今回はこのお店を選ばせていただきました。ご不便ございましたら、遠慮なくお知らせくださいませ」などと添えると丁寧かもしれませんね。

5、駐車場の有無(社用車の場合)

社用車でお越しになる場合、会食の間ドライバーさんが車を停められる場所をご案内しておくと親切かと思います。

さて!お店の予約ができたら、ひと段落です。
次回は先方へのご案内から接待終了後に忘れちゃいけない大事な点までお伝えしていきたいと思います。

秘書のみなさん、今日もお仕事お疲れ様です!

mimi

金融、不動産業界にて秘書として勤務してきました。趣味は旅行と寝ること食べること!

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