秘書のみなさん、こんにちは！
普段の秘書業務である、スケジュール管理や調整、出張の手配や清算業務などは、秘書としてある程度経験を積むとおのずと板についてきますよね。

でも、油断大敵！仕事に慣れて気分が緩んだ頃にやってくるのが上司の関係者の訃報です。
頻繁に起きることではないため、いざ、という時に慌ててしまう方も多いのでは！？
決して事前に準備をしておくものではありませんが、秘書として必要な知識は把握しておいて、急なお悔やみの際にもスマートに対応したいものです。

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訃報を知ったら、上司にまず伝えること・確認すること

新聞の訃報欄や、関係各署からの報告で上司に関連する方の訃報が入ったとしましょう。
秘書であるあなたは、まず上司に適切に報告する必要があります。
報告する前に、弔問に行くとなったら変更しなければならない予定も把握しておきます。

以下の点を簡潔に上司に伝えましょう。

確認することは以下の通りです。

事前に上記の項目をメモし、1回のやりとりですべての報告・確認ができるようにしておくのがオススメです。

今回は「弔問に訪れる」となってから、秘書がすべき準備について詳しく紹介します。

秘書が弔問準備で困ることと言えば！「表書き」

弔問に訪れる際の持ち物としてお香典が必須ですね。実はこのお香典が意外と厄介なのです。

私も秘書として何度か準備をしたことがありますが、香典袋を買ってきてお金を入れればいいだけではないのですよね。いざ香典袋を準備してから、表書きで毎回悩むので私は実は今でも苦手です…。

そう！お香典の何に悩むかというと、ずばり「表書き」。

香典袋の裏にも例として書いてあるのですが「御霊前」「御香料」「御香典」などいくつか言葉が並んでいます。

「え？！お香典じゃないの？」と最初はびっくりしました。上司に恐る恐る聞いてみたら、「宗派で違うからねー」の一言。これから弔問にお伺いする先の宗派を調べる必要があるのかー。と気が重くなった記憶があります。と言っても、真言宗とか浄土真宗など細かく調べることはなかなか難しそうです。仏教・神道・キリスト教かくらいは把握できると表書きの準備もだいぶスムーズになるのではないでしょうか。

秘書として新米だった頃、こういったことに躓いていたことを思い出して懐かしい気持ちになったところで、では、その調べ方です。宗教や宗派をわざわざお忙しいタイミングの先方に電話して聞くのも気が引けますよね…。

宗教や宗派で異なる表書き。その調べ方は！？

そこで、私が取っている対策をお伝えします。

ご家族やご親族に問い合わせるのは気が引けますが、葬儀場であればその類の問い合わせに慣れているのでしょう、スムーズに答えてくれます。

香典袋の表書きは、仏教であれば「御霊前」「御香典」「御香料」です。
たまに仏教で「御仏前」という言葉を聞きますが、これは四十九日を過ぎてから使う表書きです。
浄土真宗であれば四十九日前でも「御仏前」を使う事もあるそうですが、仏教の宗派ごとに覚えるのも大変ですから、「御霊前」が無難かと思っています。

そして、神道の表書きは「御榊料」「玉串料」「御玉串料」です。

キリスト教のカトリックでは「御ミサ料」、プロテスタントなら「献花料」「忌慰料」といった言葉があるようですが、ここまで調べるのも大変なので「御花料」としておくと、どちらでも差し障りがありません。

秘書なら忘れないで！さらなる注意点

表書きと合わせて覚えておきたいのが、袋に「蓮の花」がある場合の注意点です。「蓮の花」は仏式専用ですので、キリスト教や神道には使わないように気を付けましょう。

尚、弔事の表書きは筆ペンで書く方が多いですが、「薄墨」を使います。文房具屋さんに行くと、「薄墨」の筆ペンを売っています。これは「涙で墨が薄まってしまった」という気持ちを表しているのだそうです。うっかり濃く鮮やかに書いてしまわないようにご注意を。

表書きだけじゃない！秘書として忘れてはいけないマナー

香典袋を買って悩むのは表書きだけではないですよね。袋についている黄色・黒・白・銀の「水引」です。一般的に通夜・葬儀・告別式には黒と白または双銀です。
黄色の水引は関西地方の法事で使われる事がありますので、地方での法事の際には出番があるかもしれません。

香典袋の水引は「結び切り」という形の物を使います。
これは「不幸が二度と起こらないように」という意味で、ほどくことができない結び方なのです。
水引はすでに結んであるものが多く、自分で結ぶことはまずありませんが、濃い色が右、薄い色が左になる事を覚えておきましょう。

「水引」は本数や結び方で何が違うの？

せっかくですので、ここで少し水引について触れておきましょう。

水引は一般的に慶事には紅白・金銀・赤金、弔事には白黒、黄白、銀をよく見かけます。本数にも決まりがあり、慶事では5・7・9の奇数、弔事には2・4・6の偶数を使用します。
慶事の中でも婚礼関係は5本2束の10本が使われます。

結び方にも種類があります。
香典袋に使われる水引として先ほどご紹介した「結び切り」は「二度とあってはならない、一度きりにしたい」という意味を持つことから結婚や快気祝いにも使われます。
もう一つの結び方「花結び（蝶結び）」はほどいて何度でも結べることから、何度繰り返しても良い意味を示し、出産、入学、長寿、新築、開店のお祝いに使われています。
したがって、お祝い事には内容によって「花結び」と「結び切り」の両方が使われます。

お店に行くと華やかなご祝儀袋が揃っていますが、結び方の意味を知って選べるともっと素敵ですよね。

秘書なら「中袋」にも配慮を忘れずに

さて、外側の知識が揃ったところで、内側にも注目してみましょう。ほとんどの香典袋にはお金を入れる中袋が一緒についています。
中袋には金額・住所・氏名を書いておきましょう。ご遺族が香典を確認し、礼状や香典返しをする際に必要な情報となりますので書いておくことがマナーです。
金額は中袋表側の中央に、住所と氏名は裏面の左側に書きます。
ただし地域によっては全ての情報を裏面に書くこともありますので、初めて準備をする時は先輩や上司に確認することをお勧めします。

また中袋は糊付けして密封しない事を覚えておきましょう。
封を開ける方にご面倒が少ないように、という気遣いのようです。稀に中袋がない香典袋がありますが、この場合は外袋に書いて問題ありません。

お金の入れ方にも要注意！

尚、香典袋に入れるお金はシワや折り目がついたお札を敢えて使うというのは一般的な知識かもしれないですね。新札を入れると「不幸を予期して、準備していた」という印象になってしまいます。
手元に新札しかない場合は、わざと折り目をつけるか、社内で誰かに交換してもらって準備しましょう。

さらに中袋に入れる際にはお札の上下を揃えることは忘れないでください。また入れる向きにもポイントがあります。

ここまで準備できれば、あとは袱紗に包んで上司に渡せば完璧ですね。

水引や表紙と並んで聞く「のし」「のし袋」とは

合わせて冠婚葬祭に関わる言葉で、知っておきたい事がありますのでご紹介しておきます。お香典やご祝儀袋など冠婚葬祭や進物に関わる業務の時に「のし」という言葉を聞くことがありますね。

お店でも「のしはどうされますか？」と聞かれる事もあるでしょう。そもそも「のし」はご祝儀袋の右肩についた細長い六角形の飾りの事を指します。もともとは「のし」の語源は「のしアワビ」から来ています。

古来中国ではアワビが不老長寿の薬効があるとされていて、寿命を延ばすおめでたい物の象徴だったそうです。そこからご祝儀やお祝い事の贈り物に添えられるようになり、現代では形だけ残して使われています。この細長い六角形の飾りである「のし」がついた袋を「のし袋」、紙を「のし紙」として、贈り物に用いられているのです。

のし紙やのし袋に水引が印刷されている物がありますよね。これらを使う時には上述の水引の色や結び方に注意して、選びましょう。
水引のルールを知っておけば、印刷された物でも水引が祝儀袋・不祝儀袋問わず用途に適した物を選ぶことができるようになります。
秘書としては、日本の伝統的な風習や知識も知っておいて損はないですよね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

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