秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

秘書の仕事でよく使われる「定番フレーズ」。
便利ではありますが、いつも同じ言葉遣いではマンネリ化してしまい、相手に与える印象も代り映えしないかもしれません。

そんなときに役立つのが、ワンランク上を行く「格上げフレーズ」です！
日常業務の中で使う言葉だからこそ、少しの工夫で、秘書としての印象やコミュニケーションの質を大きく変えることができるかと思います！

ということで今回は、秘書が日々の業務で使える「格上げフレーズ」をご紹介します！

つつがなくお過ごしですか？

日頃からの気遣いを表す挨拶も、少し工夫することでさらに丁寧な印象を与えられますよね。

一般的な「お元気ですか？」という表現。
秘書としてより品のある表現を目指すなら「つつがなくお過ごしですか？」と言い換えてみるのはいかがでしょうか？

私は久しぶりに取引先やお客様に連絡をする際の挨拶として、以下のように使用しています。

「ご無沙汰しておりますが、つつがなくお過ごしでしょうか。○○の件でご連絡いたしました」

こちらのフレーズは、お手紙でも使いやすいですよね。
お相手の健康や生活を案じる気持ちを、より丁寧に伝えられるかと思います！

ご恵贈にあずかり感謝いたします

こちらは品物をいただいた際に、お礼を伝えるフレーズです！
感謝の気持ちが一層丁寧に伝わりますよね。

私は取引先から贈り物をいただいた際、以下のように感謝のメールやお礼状に使っています。

「この度は素晴らしいお品をご恵贈にあずかり、誠にありがとうございます」

贈られた品物に対する敬意も込められるため、より上品な印象を与えることができるかと思います！

お言づけがございます

伝言を共有する際にも、言葉遣いで印象が変わります。
「伝言です」というと事務的な印象が強いですが「お言づけがございます」とすると、より丁寧で配慮ある印象を与えられますよね。

私はよく以下のように使用しています！

「○○様よりお言づけがございます。先日の件について、至急ご確認いただきたいとのことです」

秘書業務に頻出間違いなしのフレーズです！
お相手への敬意を表現するためにも、このような言い回しを身につけておくのがオススメですよ。

お使い立てして申し訳ございません

こちらは、何かを依頼する際に謙虚さを示すためのフレーズです！
以前、他部署の先輩から以下のようなご依頼があり、素敵だなと思って真似するようになりました。

「お使い立てして申し訳ございませんが、こちらの資料を社長にお渡しいただけますでしょうか？」

上司や取引先に何かをお願いする際にも使える、丁寧な表現です！
ぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか？

ご芳名をお願いします

イベントや会合でお名前を記帳いただく機会もありますよね。
「ご芳名をお願いします」と表現することで、お相手のお名前への敬意を示すことができますよ。

「恐れ入りますが、こちらの名簿にご芳名をお願いできますでしょうか」

心置きなくお過ごしください

お客様にリラックスしていただきたいときに使えるフレーズです！
「心置きなくお過ごしください」とお伝えすれば、丁寧で落ち着いた印象を与えられますよね。

私は待合室にお客様をご案内する際や、休憩時間を促す際に使用していました！

「こちらでお待ちいただけます。どうぞ心置きなくお過ごしください」

お客様のお気持ちを和らげる言葉として、ぜひ使ってみてくださいね。

お含みおきください

情報を伝達する際に「知っておいてください」という意味を表すフレーズです！
例えば、以下のように使うことができますよ。

「恐れ入りますが、明日の会議は交通機関の混雑が予想されますので、お早めにお越しいただけると幸いです。何卒お含みおきくださいますようお願いいたします」

上司やお客様などに、心に留めておいてほしい情報を伝える際に使用してみてくださいね。

拝命する

新しい役割を引き受けたときに使えるフレーズです！
「拝命する」と表現することで、役割への責任感や謙虚さが表れます。

私は上司や会社から新しいプロジェクトや業務の担当を命じられた際に、以下のように使用していました！

「この度、新プロジェクトのリーダーを拝命いたしました○○でございます。どうぞよろしくお願いいたします」

おもたせで失礼ですが

お客様へのおもてなしの際に、いただき物をお出しする場面もありますよね。
「いただきもので失礼ですが」と伝えるのも良いですが「おもたせで失礼ですが」と言い換えると、自然で洗練された印象を与えられます！

「お茶のお供に、いただいたお菓子をお出しいたします。おもたせで失礼いたしますが、どうぞゆっくりお召し上がりください」

お相手に気を使わせない表現として、ぜひ覚えてみてくださいね。

卒爾（そつじ）ながら

急なお願いや連絡をする際「突然で恐縮ですが」を少し格式高く伝えたい場合には「卒爾（そつじ）ながら」を使うことができます。

改まった表現なので、私はメールやビジネス文書などの書き言葉でよく使用しています！

「卒爾ながらご連絡申し上げます。来週の会議日程について、変更のお願いがございます」

あまり頻繁に使うと堅苦しい印象を与えてしまう可能性もあるため、重要な取引先へのご連絡など、使いどころを選ばれると良いかと思います！

少しの工夫で秘書としての印象アップ！

今回は、秘書が日々の業務で使える「格上げフレーズ」をご紹介しました！
いかがでしたでしょうか？

言葉遣いを少し変えるだけで、コミュニケーションに品格と丁寧さを加え、相手により良い印象を与えることができますよね。

秘書の業務は、細やかな気遣いや心配りが求められる場面が多いもの。
格上げフレーズを活用して、上司や取引先との信頼関係をより一層深めてまいりましょう！

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！