頼れる秘書なら当たり前!?上司のために東奔西走!

こんにちは、LISAです!

皆さんは秘書の仕事というと、何をイメージされるでしょうか?
私も秘書職に就く前は、スケジュール管理や会食手配などの仕事以外はイメージが湧かず、
秘書さんって何してるのかしら…?という感じでした。

ところが、いざ秘書として働き始めると、秘書の業務は想像以上に幅広く衝撃を受けたことを覚えています。

今回は、箸休めコラムとして「こんな仕事もありました!私が実際に依頼されたオモシロエピソード」をご紹介してみたいと思います!

その名も「アイスクリーム買い占め事件」!

当時の上司はアイスクリームが大好きでした。
冷え性で寒がりな方なのに、アイスクリームが大好き。

MTGの合間に社長室を覗くと、まるで主食のようにいつもアイスクリームを召し上がっているのです。
そのため、社長室の冷凍庫の中には、常に様々な種類のアイスクリームをストックしていました。

…とはいえ、アイスクリームなら何でもいいわけではないのです!
仕事をしながら食べられるよう、カップアイスは絶対にNG
そう、カップアイスはスプーンを使うので、両手がふさがってしまうのです。

許されるのは、バータイプのものかサンドタイプのもの
そして、味はチョコレート一択

飽きないように色々な味を補充してみたも、結局バニラや抹茶などは一切減らず、チョコレートだけが減っていくのです。
新作のチョコレートアイスが発売されるたびに、冷凍庫の様子を見ながら、社長の好みをリサーチし続ける日々でした。

そしてある日、社長から一通のメッセージが…!

「このアイス気に入ったから、自宅用と会社用でできるだけたくさん買っておいて。」

ようやく社長のツボに入ったアイスクリームを見つけた!と喜んだのも束の間、なんとその商品はコンビニ限定&期間限定のアイスクリームだったのです!
期間限定とはいえ、まだまだ販売しているだろうと高を括っていると、すでに会社の近くのコンビニでの取り扱いは終了、在庫がある店舗も残りは数個という状態だったのです。

うーん、困った…。

コンビニに電話をかけ続け…

社長の依頼ですから、「売り切れでした」では答えになりません
これがアイスクリームでなければ、どこまででも買いに行くのですが、アイスクリームは溶けてしまいますから、距離は大事。
とにかく車で行けそうな距離のコンビニにひたすら電話をかける私・・・。

10軒ほど電話をした中で、ついに私に救世主が現れたのです!

「今から発注する分が最後なので必要な量を教えてください」と言われ、発注可能な数の全てを予約!迷わず予約!
後日無事に受け取り、社長の笑顔を見ることができたのでした
これが忘れもしない、アイスクリーム買い占め事件の全容です(笑)

アイスクリームだけじゃない!社長のお気に入り商品

そういえばこの社長、他にもお気に入りのものが2つありました。
それは炭酸水とお煎餅。もちろんブランドも決まっています。
どちらも箱買いをして、常にストック。
出張先にも、炭酸水とお煎餅をあらかじめ届けたりしていたものでした。

今でこそオンラインで簡単に注文ができますが、もう少し前の時代の秘書さんは大変だっただろうなぁ、としみじみ思ってしまいますね。
インターネットに感謝!

この時期に学んだことは、上司の好みをとことん追求することの大切さ
私は前任の秘書の方から「社長はアイスクリームが好きなので、冷凍庫にストックしておいてください」とだけ言われていましたが、実際にはカップアイスはNG、そしてチョコレート味しか召し上がらないのです。
お相手の好みをしっかり把握することは重要ですよね。
(そしてそれを後任に伝えていくことも、重要な仕事です!)

「相手の好み」を把握する!

ところで、秘書業務において「相手の好みを把握する」ということは、どの業務にも通じることだと思います。
会食先や手土産の手配ではもちろんのこと、出張手配でも上司の好みの把握は必要ですよね。

例えば、会食先の個室や喫煙の有無、手土産の種類
出張においては移動手段が、新幹線なのか飛行機なのか
窓際、通路側、機内食の選択…。

現地での移動はハイヤーがマストなのか、タクシーでも良いのか
(ちなみにハイヤーの車種、カラーの指定がある上司も!)

宿泊先の部屋タイプ、喫煙の可否、フィットネスジムの有無など。
例を挙げだすとキリがありませんが、こだわりを把握しておくと依頼されたときにスムーズに手配ができること間違いなし!

ちなみに資料のフォントにこだわる方も。
好みのフォント以外の資料には目を通さないという徹底ぶりと聞いたことがあります。

マスターするまでは若干ストレスに感じることもあると思いますが、これをストレスと感じるか、ゲームのように楽しむかはあなた次第

頼れる秘書を目指して、攻略していくことを楽しんでみてはいかがでしょうか?
お互いの効率アップのためにも、上司の好みをとことん把握してみてください!

秘書の皆さん、今日も一日お疲れ様でした!

LISA

一部上場企業、外資広告代理店、ベンチャー企業など様々な会社にて秘書として勤務。週末は茶道の師範として、お茶のお稽古をしています!

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