秘書を悩ます会食手配。ミスなく調整するポイントをご紹介!

こんにちは!LISAです!

秘書の仕事の中でも大きく時間を取られる仕事が「会食」や「接待」の手配だと思います。

雰囲気が良く、味も良く、サービスも快適でお酒の種類も多くて、さらには社内の予算内に収まるようなお店…と探しているとあっという間に時間が経ってしまいますよね。さらに、上司が会食で行くようなお店は秘書である私には敷居が高く、自分で試してみる、ということも難しいため本当に提案が難しいと感じます。
上司によって、完全に秘書にお任せパターンや、こだわりが強く細かな指示があるパターンなど様々ですよね。

今日は「秘書にお任せ」という状況になった時に、私が気をつけているポイントをご紹介します!

上司によってお店の好みはそれぞれかと思いますが、会食や接待の事前準備に共通する「忘れてはいけない点」をまとめていますので、ぜひご参考にしてください!

会食や接待の手配で苦労した私の経験

「秘書にお任せパターン」の場合、こだわりがないなら簡単だ!と思いがちですが、意外に難しいことが多いですよね。

以前勤めていた会社にまだ入社して間もない頃、こんなことがありました。

「◯月◯日、株式会社◯◯の◯◯様と◯名で食事をするから、お店の予約をよろしく。」というような、かなりざっくりの会食手配の依頼が。

その上司は今まで秘書がついていなかったため、前任の秘書さんからの引継ぎなども無い状態。
私が秘書として勤務するまでは全てご自分で対応されていたのです。
そのため、上司の行きつけのお店や好みもわからず、困り果てたことを覚えています。

もちろん、本当に調べる術がなく困ったときには素直に上司にお伺いすれば良いのですが、それは最終手段。
まずは自分で過去の会食や接待の状況を調べてみました。

まずは自分で会食・接待についてリサーチ開始!

はじめに上司の過去のスケジュールを検索。
共有のスケジュールに登録がしてある場合は、「◯◯株式会社の◯◯様」で検索をすると、過去の会食や接待の日時や場所などがわかります。

和食が続いている場合は、和食がお好みなのかもしれませんし、ジャンルが交互になっている場合は、飽きないように考慮しているのかもしれません。

過去にどのようなお店を訪れているか、ジャンル、ランク、雰囲気などをリサーチしてみました。

また、特に懇意にされているお取引先の場合、会食や接待の頻度も高めだと思いますので、その辺りもチェックしておくと良いでしょう。

次に、過去の経費精算を確認。
実際に支払った金額を確認しておくことで、予算が分かりますよね。
過去の会食とあまりにかけ離れた予算で手配することは好ましくないので、要チェック!

会食・接待で秘書が上司に確認する8つのポイント!


私の場合はこれらを確認した上で、上司に下記のことを確認していました。

①お店のジャンルはどうするか
「◯◯様とは前回◯◯(お店のジャンル)で会食をされましたが、今回はいかがされますか?」
前例があった場合には、このように前回の会食や接待では何を召し上がったのかということをお伝えしつつ、ジャンルをお伺いすると良いかと思います。

②お店のエリアはどのあたりにするか
先方にとって不便のないエリアを選びましょう。
会社に近い方が良いのか、ご自宅に近い方が良いのかなど、何がベストかはその方次第。
必ずお伺いするようにしましょう。

③開始時間は何時にするか
会食の開始時間は早すぎても遅すぎてもNG。
役員クラスとなると定時後すぐに開始することを希望されることが多いです。

④予算は前回の会食と同様でOKか
今回はお祝いを兼ねたお席だから、少しお店のランクを上げたい!ということもあるので、要注意!

⑤禁煙席or喫煙席はどうするか
禁煙/喫煙問題はかなり重要!
非喫煙者の方にとっては、喫煙席は辛いものですし、タバコの煙を嫌われる方も多くいらっしゃいます。
逆に、禁煙席が増えた昨今、喫煙者にとってタバコを吸えるお店はありがたく感じるものです。
全席禁煙であっても、喫煙スペースが用意されているお店もあるので確認をしましょう!

⑥個室必須かどうか
何か内密なお話を含んだ接待なのか、フランクな会食なのか、その日の打ち合わせ内容などにもよりますので、個室が必要かどうかは必ず上司に指示をもらうようにしましょう
中には個室を好まれず、2〜3名ならカウンター席が良い!という方もいらっしゃいます。

⑦アレルギーや苦手な食物の有無
アレルギーは命の危険もありますし、この確認はマスト!
苦手な食べ物も事前に分かっているのであれば避けた方がベターでしょう。

実は私は小麦のアレルギーをもっています。
友人とのお食事などの場合、あらかじめ自分でお店に連絡をし、こっそりと対応していただく…ということがよくあります。
もちろん自分の身体のことなので、自分で連絡をすることは問題ありませんが、お誘いを受けた時点で先方からお伺いいただけると、とても親切な方だなぁと感じるものです。

⑧お酒の種類は何が揃っているとベストか
先方のお酒の好みを把握することも大切!
ワインは好きだけれど日本酒は苦手…などという方もいらっしゃるので、接待前の事前調査は抜かりなく!

ランチでの会食や接待の注意点は?

ここまで夜の会食や接待を想定した注意点をご紹介してきましたが、ランチをご一緒するという手配もよくありますよね。

自分の上司も先方も、ランチが終了したら午後のお仕事に戻ります。したがって、ランチの場合は夜の会食や接待以上に「お店の場所」がポイントになると思います。
先方の会社付近がよいのか、それとも次のご予定に近い場所がよいのか、迷ったら直接先方の秘書さんにご相談するのが一番ですね。「気を遣ってくれてるんだな」というイメージが伝わって好印象だと思います。

また、ランチタイムは予約不可、というお店が意外に多いのも秘書を悩ませるポイントですよね。夜の会食や接待には平凡かな…と思ってしまいますが、ランチの会食にはホテル内のレストランが好都合だと思います。中華、洋食、お寿司、てんぷらなどホテル内のレストランで、ランチの対応をしてくださるお店をいくつか押さえておくと安心ですね!
また、最近は健康のためにランチは軽めに…という方も増えているように感じます。ヘルシーなサラダランチを提供してくれるようなお店もリストに入っていると万全かと思います。

すべて確定したら先方にご案内

場所や時間などすべてが確定したら、先方にご案内を送ります。上司との間柄にもよりますが、簡易的にメールで済ませる場合と、書面を郵送する場合があるかと思います。

ランチでの会食や接待の場合には、メールにてご案内することが多いかなと思いますが、夜の場合は書面でのご案内がより丁寧な印象です。上司に相談して方法を確定してください。

会食や接待のご案内状の詳細はこちらの記事でも詳しく解説していますので、ぜひご参考にしてみてください。
ご案内状に記載する先方のお役職やお名前に誤りがないよう、時間をかけて確認とチェックをすることをオススメします。そのため余裕を持ってご準備くださいね。

会食や接待のお店が決まったら、当日の準備もしっかりと!

最初は苦労しますが、自分の中でコツコツとデータベースを作っていくと、のちに楽になるので、頑張りましょう

上司に教えていただいた情報を元に、2〜3軒ほどお店をピックアップ。
どのお店が良いか上司の指示を仰ぎましょう。

また、会食や接待の当日までに必要な準備はこちら!

●先方への連絡
●タクシー券の有無
●手土産の有無
●上司の移動手段の確認(車の手配の有無)
●社内からの同行者の有無

社内で会食への同行者がいる場合には、待ち合わせの場所や先方のお好みなど情報の共有をしっかりと!

目指せ!会食手配の達人☆

秘書の皆さん、今日もお疲れ様でした!

 

LISA

一部上場企業、外資広告代理店、ベンチャー企業など様々な会社にて秘書として勤務。週末は茶道の師範として、お茶のお稽古をしています!

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