忙しい秘書さん必見!優先順位を細分化して業務効率アップ!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

日々の細かな業務に追われてしまいがちな秘書の仕事。
効率的なタスク管理は、忙しい秘書業務をスムーズに進めるための重要な要素ですよね。

ビジネスの世界では、一般的に「重要度と緊急度」で優先順位を決める方法が知られています。
しかし、私は実際の業務シーンにおいて、これだけでは不十分と感じることが度々あったんです……!

そこで今回は、タスクが山積みのときに私が実践している「優先順位をさらに細分化する方法」をご紹介したいと思います!
みなさんの業務効率向上の参考になりましたら幸いです!

はじめに:優先順位の一般的な考え方

タスク管理においては、以下の4つのカテゴリーに分けて優先順位を考えるのが一般的かと思います。

  1. 重要度 高 × 緊急度 高
  2. 重要度 高 × 緊急度 低
  3. 重要度 低 × 緊急度 高
  4. 重要度 低 × 緊急度 低

この分類は、どのタスクから着手すべきかの大まかなガイドラインとしては有効に感じますが、実際の秘書業務ってもっと細かくて複雑ですよね。

私も以前は、上記の4つのカテゴリーに分けて優先順位を判断していました。
しかし、この方法だけでは、分類しきれない細かな業務が出てきてしまったり、仕事がスムーズに進まなかったりすることがあったんです。

その経験から、優先順位をさらに細分化するために、次にご紹介する3つの観点を追加してみることにしました!

他者が関わる仕事を優先する

以前勤めていた会社で、私は部署の経理書類を整理して毎月決まった期日までに経理部へ提出する役割を担っていました。

その月、期日前にはほとんど書類の準備が整っていて、あとは上司の決裁をいただいて経理部に提出するだけの状態に。
「ここまで準備できていれば安心」と考えた私は、慣れた業務だったこともあり、期日の朝にサクッと上司に最終確認いただけば良いと思っていました。

しかし、期日の当日、上司が急な出張に出られることに!
結局、その日のうちに決裁を取ることができず、期日を過ぎての提出となってしまったんです……。

他者のアクションを待たなければならない業務の場合は

このように、秘書業務には単独で完結するものだけではなく、他者のアクションを待たなければならない業務も多くありますよね。
例えば、以下のようなものです。

  • 上司の決裁をいただかなければならない業務
  • 必要なデータを他部署から取り寄せなければ着手できない業務
  • 相手から都合を伺って日時調整をしなければならない業務

こうした業務はどうしても融通が利きにくく、完了までに時間がかかりやすいもの。
そのため、重要度や緊急度に関わらず早めに着手しておくほうが、予期せぬ遅延やトラブルにも対処しやすくなります!

直接部門の仕事を優先する

多くの会社には「営業部」のようにお客様と直接関わる「直接部門」と、「経理部」や「総務部」のような「間接部門」があるかと思います。

どちらの部門とも連携の機会がある秘書ですが、両部門から業務の依頼が重なった場合、私は直接部門への対応を優先するように心がけています。
その理由は、直接部門の業務が顧客満足度や会社全体の業績向上に直接的に影響しやすいからです。

実は、私がこの考え方に至ったのには、私の上司の価値観が大きく影響しています。

創業者であった上司は若い頃、現場を自ら切り盛りしながら、顧客第一の姿勢で事業を築き上げたそうです。
そのため、会社が成長した今でも「顧客第一」「現場ファースト」のお考えを持ち続けています。

そのため、私もおのずと業務判断にこの考え方を反映させるようになったんです。

秘書として、会社の業績向上に貢献できるように

結果として、直接部門の要求に迅速に応じることで、顧客満足度を向上させ、秘書として会社の業績向上に貢献できることを実感しました。

もちろん、この優先順位が絶対的というわけではなく、状況によっては間接部門の要求が急を要することもあります。
そこにルールはないので、頭をフル回転させて考える必要がありますよね。

ただ、迷ったときにはこのように会社全体が目指すべき姿を見つめ直してみるのもオススメです。
私のように上司の考えを思い出してみるのもよいと思いますし、会社に「行動指針」や「クレド」があればそこにヒントがあるかもしれません。

迷ったときでも優先順位を判断しやすくなるのではないかと思います!

苦手・面倒・時間がかかる仕事を優先する

タイムスケジューリングをしやすくするには、つい後回しにしたくなるような苦手なタスクや面倒な仕事、時間がかかる業務を先に片付けるのも効果的です。
これらを1日の始めに終わらせることで、その日のタイムスケジューリングがしやすくなり、結果として効率的な業務進行が可能になります。

私も、以前は苦手なタスクや面倒な業務を先送りにしてしまいがちでした。
そのため、気が付けば期限直前になってしまい、質の低い成果物を急いで提出する状況に何度も陥りました……。

このような状態は心理的ストレスにもつながりやすく、他の業務にまで悪影響を及ぼすリスクも……!

こうした失敗を繰り返さないため、1日の最も集中力が高い時間帯にこれらのタスクに取り組むよう心がけるようになったんです。

その結果、以前よりもスムーズに仕事を進めることができ、時間内に高品質な成果を出すことができるようになりました!
また、心理的な負担も軽減し、仕事の全体的な満足度も向上したと感じています!

秘書のパフォーマンスを最大化するために

今回は、タスクが山積みのときに私が実践している「優先順位をさらに細分化する方法」をご紹介しました!
みなさんにも参考になる観点はございましたでしょうか?

的確な優先順位の設定は、タスクが複雑で多岐にわたる秘書業務において、効率的な時間管理を実現するための鍵になります。
多くの選択肢を持つことで柔軟に優先順位を調整し、仕事のパフォーマンスを最大化できたら良いですよね。

これらのテクニックを上手に使い分けることで、より的確な業務管理を目指してまいりましょう!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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