リモートワークで働く秘書の工夫とマインドチェンジ方法をご紹介!

秘書のみなさん、こんにちは!
前の記事では、私が活用しているコミュニケーションツールについて書かせていただきました。

ITツールを活用してリモートワークを推進するには、今まで通りではうまくいかないことが多々出てきますよね。

私もまだまだリモートワークに関する課題をたくさん感じており発展途上ではあります。
そんな中ですが、今回はリモートワークになってから私が実行している、ちょっとした工夫やマインドチェンジについてお伝えしたいと思います。

多くのツールからの情報に埋もれないために

私の会社では、上司のスケジュールを会社のグループウェアに登録して管理をしています。

ただ、連絡手段が多様化しているため、後から経緯などを確認しようと思ったときに、いつ、誰から、どのツールで依頼をもらった案件なのか、分からなくなってしまうことが頻発するようになりました。

これだと、かすかな記憶を手繰り寄せようと考えこんだり、ツールを開いてやりとりを遡って見返さなければならなくなり、無駄な時間が発生してしまいます。

そのため、グループウェアに登録する際には、以下の3つを記載するように改善しました。

  1. 依頼がきた日時
  2. 依頼者名
  3. 依頼がきたツール(メール・Slack・Facebook Messenger等)やスレッド・チャンネル名

これで、後から情報の追跡がしやすくなりました!

秘書のオン・オフ、どう切り替える?

いつでも簡単にコミュニケーションがとれるITツールですが、平日に有休を取っている日や業務時間外でも、普通にメッセージがきてしまうことがあります。
こうなると、オンオフの切り替えがなかなか難しくなりますよね。

「今日は休みだからメッセージは見ない!」と割り切るのもいいと思うのですが、私は心配性な方なのでメッセージの通知がくると、気になってついつい見てしまいます。

とはいえ、プライベートは大事にしたいもの。
最近はスマホアプリを仕事でも利用できるようになってきているおかげで、いちいちPCを開かなくても、スマホだけである程度仕事が完結できるようになってきました。

そのため、休みの日や業務時間外に連絡がきた場合には、急な対応が必要な場合のみサクッと対応するようにして、急ぎでない要件は「明日対応します」といった感じで、取り急ぎの返信をしておきます。

また逆に、普段から遅い時間帯には、自分からもメッセージを送ることは控えるようにもしています。

遅い時間帯や休日に緊急でないメッセージがくると「この会社って、ライフワークバランスをあまり大切にしていないのかなぁ」と社外の方に思われてしまう可能性も……。
私は自社のブランドのためにも、そういったことはしないようにしています。

時々、真夜中や早朝など信じられない時間帯にメッセージが送られてくることもあります。
ある程度の時間以降は、申し訳ないとは思いつつも
『通知オフ』機能を使って、次の日に確認するようにしています。
真夜中や早朝にすぐに対応しなければならないことなんて、そうそうあるものではないですよね。

このあたりのメリハリのつけ方は、秘書としてのセンスやバランス感覚が問われるところかもしれませんね。

効率化を求めすぎず、対面以上に相手に気持ちを寄せる

業務を効率的に行うためという側面もありますが、リモートワークになると、人と人との直接のコミュニケーションが減ってしまうこともありますよね。
そのため、効率ばかり追い求めてしまうと、味気ないやりとりばかりになってしまったりして、気持ちの良いコミュニケーションが図れなくなってしまいます。

対面で話す以上に相手に与える印象に気を付けないと、「冷たい人なのかな」とか「怒っているのかな」といったように、あらぬ誤解を受けてしまう可能性があります。

そうならないためにも、今まで以上にコミュニケーションのお相手に対して思いを馳せ、そこに我々秘書が持ち合わせている気遣いを乗せて接していく必要があるのではないかと思っています。

私の場合、カジュアルにコミュニケーションしても問題がなさそうなお相手の場合には、絵文字やビックリマーク(!)をつけたりして、親しみやすさを感じていただくようにすることもあります。笑
メールや電話が主なコミュニケーション方法だった時代では、考えられなかったことですよね。

これからの秘書は、ますますお相手との適切な距離感を察知し、柔軟なコミュニケーションを取る力が必要になってくるのではないでしょうか。

「今までそうだったから」は理由にならない

リモートワーク前提となる場合、ITツールを使いこなすことももちろんですが、自身のマインドチェンジも必要だと思っています。

以前、70歳を超えた経営者の方の近くでお仕事をさせていただいていたことがあります。
ある時「これはどうしてこういう風にしたのか?」と何気なく聞かれたときに、「以前そうだったので、同じようにやりました」とお答えしたところ「今までそうだったから、というのは何の理由にもなってないよ」と言われ、ハッとしました。

経営者というのは、現状にとどまることなく、新しいことにチャレンジしたり、新たな事業を生み出したり、人や物事を率先してリーディングしていく立場の方です。

70歳を過ぎても新しいチャレンジをしているような方の前で、当たり障りなく保守的な考えで仕事をしている自分に気づかされ、反省した出来事でした。

アフターコロナの秘書像

新型コロナウイルスの影響により、常識だと思っていたことが変わったり、滞っていたことが急速に進んだりと、世の中が劇的に変化してきています。
過去の歴史を紐解いてみても、感染症や疫病は大きな社会変革を起こすきっかけとなってきたようですね。

コロナによって世界中で被害が出ているニュースを目の当たりにすると心が痛みますが、それでも歴史は淡々と時を刻み、アフターコロナの世界は、さらに大きな変革が起こっているのかもしれません。

最近は「オンライン秘書」というカタチが受け入れられるようになってきたり、秘書が「AIに取って代わられる職種」にランクインしていたりして、これからの秘書としてのキャリアに悩んでいる方も多いのではないでしょうか?

秘書とAIの関係については、まりこさんの記事もぜひお読みください!
秘書の仕事はAIに乗っ取られる!? 秘書の私が出した結論はーー

私もご多聞に漏れず、その一人であり、新たな仕事の方法や働き方を日々模索しています。
まずは、世の中の変化をキャッチし、自分自身が柔軟に『変わる』ということを拒否さえしなければ、新しい道が開けるのではないかと思っています。

いろいろな考えがあると思いますが、ITツールは便利なことも多いですよね。
仕事が効率化されて時間を生み出せたり、コミュニケーションが取りやすくなったり、新しく創出される価値は大きく、インターネットってすごい!と改めて感じる日々です。

これからもITの力によって、世の中は大きく変化を遂げていくと思います。
時代に取り残されないよう、日々変化を楽しみながら受け入れていきたいと思っています。

それでは、秘書のみなさん、今日もお疲れさまです。

まりん

ゲーム会社やIT企業等で、経営企画兼秘書、広報兼秘書、という形で秘書業務に携わり、気づいたら秘書歴10年超。
現在は、東証1部上場のIT企業の社長秘書、エグゼクティブ・アシスタントとして、9年目に入りました。
学ぶことが好きで、MBAやワインエキスパート等の資格を取得したり、現在は、大学で心理学を学んでいます。時々、MC・ナレーター。
趣味は、ワイン・グルメ・海外旅行・温泉旅行・クラシック音楽・猫など。

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