あなたの上司はどっち?秘書とのコミュニケーションが上手い上司・下手な上司

秘書のみなさん、こんにちは!

デスクに座ったまま上司の指示を待ちながら「もっとうまく指示をしてほしい」「私にさせてくれればいいのに」など……。
秘書とのコミュニケーションがあまりお上手でなかったり、慣れていない上司をお持ちの秘書さんは、そういったモヤモヤを抱えていらっしゃるかもしれません。

でも、上司とのコミュニケーションは秘書からの接し方から変えることもできるんです!

上司の行動を先読みし、いざという時の為に準備をしておくこと。
準備の引き出し」をいっぱいにして、上司とのコミュニケーションが上手くいくよう、陰でどんどん準備をしておきましょう!

秘書の仕事はどのように発生する?

上司は考えなければならないこと、成し遂げなければならないことなど、集中すべきことが山ほどあります。
彼らが日々の膨大なミッションをこなす中、自然に「誰か手伝ってくれないかな…」と言う案件が発生してきます。それも秘書の仕事のひとつです。

秘書が、毎日忙しく働く上司のことを考えたときに思い浮かぶこと、それもお仕事に変えることができます。
例えば、「おいしいコーヒー豆が手に入ったから明日上司に淹れてあげよう!」とか。「明日は少し空き時間があるから、社内をブラブラして部下とのコミュニケーションの時間にしてもらおう!」とか。
そんな小さなことからも、次に秘書がすべきことが発生してくるように思います。

私の場合、社内をブラブラして頂くということには大きな目的がありました。
その時に勤務していた会社は社員が1800人ほどでした。そのトップである上司に直接お会いしたことがない社員をゼロにしようと思ったんです。
「社長に会ったがことない」という社員の不安の声を聞いたことがきっかけで思いついたアイディアでした。いつもアンテナを張って必要な情報をキャッチできるように備えましょう!

秘書とのコミュニケーションが上手な上司の特徴

そうは言っても秘書とのコミュニケーションが上手い人、下手な人はいるようです。
私たちにとって、秘書とのコミュニケーションが上手な上司と出会うことは、自分自身の実力以上の仕事ができる可能性があると言っても決して大袈裟ではないと思います。

私が考える秘書とのコミュニケーションが上手い人の特徴は次の3つです!

①指示が明確

いつまでに何がほしいのか、という指示が基本。そこにちょっとした説明とヒントがあると動きやすいですよね。
その案件の最終のイメージを共有しつつ指示を出してくれるとズレが少なくなります。

例えば「月曜日訪問予定の〇〇会社のxxさんを展示会にお招きしたいので、訪問時までに招待状を作ってほしい。もしかしたら役職が代わっているかもしれないから、確認もお願いね」という指示です。
この指示なら、途中の経過報告も含め、金曜日の退社時間までにシッカリとした二つ折りの用紙を封筒に入れて、正式な役職で準備をすることができます。

②指示の際の一言

「手が空いた時でいいんだけど」「後でいいから」と優先順位をさりげなく伝えてくれる。
やることが山積みの時は本当にありがたい言葉ですし、そんな配慮のある言葉を頂けると、すぐに対応してあげたくなりますよね。
とても気持ちよく仕事に着手できる魔法の言葉かもしれません。

③案件完了時の「ありがとう」

上司の方の中には「ありがとう」を言うことが恥ずかしいと思われる方もいらっしゃるようです。
そんな時は「助かった」とか「お!思ったより早くやってくれたんだね」など、何か感謝の気持ちが伝わるようなひと言があるはずなので、聞き逃すことなくキャッチしてくださいね。
笑顔で返すことも忘れずに。それも上司との大切なコミュニケーションと言えるでしょう。

秘書とのコミュニケーションが下手な上司の特徴とその対策

一方で、残念ながら秘書と上手くコミュニケーションができない上司も存在しています。
まだ秘書を付けてから日が浅いというケースもありますが、私は以下のような特徴があると思っています。

①秘書に仕事を任せられない(信頼していない)

「自分でやった方が早い」と言って、ご自身でスケジュールを組んだり、出張の手配をしたり。何でもかんでもご自身でやってしまう方が時々いらっしゃるようです。
このタイプの方は、PCやネットに強い若い方や突然社長に抜擢された方に多いようで、秘書とのチームワークを知らない、または慣れていないと思われます。

対処法のひとつとして「飛行機の手配に関しまして、お席や航空会社のお好みがわかりました。ありがとうございます。次回はぜひ私にさせてください」など、時間をかけて少しずつ任せていただけるように地道に信頼を勝ち取りましょう

②秘書に依頼した件の変更・キャンセルなどを伝えない

秘書が案件を完了し、持っていった時に「あ。ゴメンそれやっぱりいらないわ」という場合。
最初は必要な案件だったかもしれません。でも、がんばって完了させたのにこれを言われてしまうと、「私の時間を返して!」と思ってしまいますよね。

「あー違う違う、これプランAでしょ。プランBに変わったんだよ」これもドッと疲れを感じます。
言い忘れなのかもしれませんが、途中で不要になったり、プランが変更になったなら伝えてほしいですよね。

でもイライラしたり、心配しなくても大丈夫。
心を込めてやった仕事に無駄なことはありません。実績を積むことができたと思って、次に必要になる時に備えてしまっておきましょう。


③マイクロマネージメント

つまり、過度な管理。秘書に常に完璧を求める上司……。非常にやりにくいですよね。
私が以前に勤務していた上司はこのタイプでした。その結果、私の身にこんなことが起きたんです。

  • 怒られるのが怖くて、些細な事まで「私のミスかもしれない」と異常に気にするようになり、何かあると、誰かのせいにするようになってしまった
  • 自分で考える事をやめ、与えられた仕事だけを言われた通りにだけするようになってしまった
  • いつも監視されているような感覚になり、他の部署の方々の顔色までうかがって仕事をするようになってしまった

では、こんな上司に出会ってしまったら、どうしますか?

私がしたのは、マイクロマネージメントが終わるのを待つことです。
1日24時間マイクロマネージメントな方は、ほぼいないと思います。
1日のどこかで話しやすくなる「タイミング」があるはずです。
ランチの直後や、退社の直前など、そこを逃さないように上手にコミュニケーションを重ねていきましょう。

上司は秘書の行動で変えられる!

あなたの上司はどちらのタイプでしたか?

「うちの上司はコミュニケーションが下手なタイプだ……」と思った秘書さんにも、できることはあります!
それは、私たち秘書から上司に歩み寄って、コミュニケーションの改善を図っていくことです。

指示が明確でない場合は、期限や優先順位をこちらから確認するようにして「こういう指示だと秘書も動きやすいのだな」と覚えていってもらいましょう。
はじめは骨の折れる思いをすることもあるかもしれませんが、それを繰り返すことで上司も秘書とのチームプレイを意識するようになっていくはずです!

もし「上司に進言はしづらい」と踏み込めない気持ちになったら、そのときは「上司のため!」と思ってみてください。
不明確な指示のまま動くよりも、疑問点がクリアになった状態でしっかりと秘書が動けた方が、上司が求めている成果を上げられます。
秘書と上司のコミュニケーションが上手くいくということは、秘書のみなさんのみならず上司にとってもメリットが盛りだくさんなんです!

どんなピンチが訪れても抜け出すチャンスは必ずあるはずです。あきらめないで、常に心を込めて素直な気持ちで取り組みましょう。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです。

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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