秘書には見えてます!秘書の使い方、上手い上司と下手な上司

秘書のみなさん、こんにちは!
よく秘書の使い方が上手い上司、下手な上司と耳にすることがありますが、皆さんは上手く使っていただけるように上司に働きかけていますか

私は「秘書の使い方の上手・下手」って、とても受け身な考え方だと思うんです。
デスクに座ったまま上司からの指示を待ちつつ「もっとうまく使ってほしいのに」とか「私にやらせてくれればいいのに」ってモヤモヤ。何てことありませんか?
上司の行動を先読みし、いざという時の為に準備をしておくこと。「準備の引き出し」をいっぱいにして、自分から上手く使ってもらえるように陰でどんどん準備をしておきましょう!

秘書の仕事はどのように発生する?

上司は考えなければならないこと、成し遂げなければならないことなど、集中すべきことが山ほどあります。彼らが日々の膨大なミッションをこなす中、自然に「誰か手伝ってくれないかな…」と言う案件が発生してきます。それが秘書の仕事です。

秘書が、毎日忙しく働く上司のことを考えたときに思い浮かぶこと、その全てが秘書の仕事です。
本当に細かいことでもいいんです。例えば、「おいしいコーヒー豆が手に入ったから明日上司に淹れてあげよう!」とか。「明日は少し空き時間があるから、社内をブラブラして部下とのコミュニケーションの時間にしてもらおう!」とか。
そんな小さなことからも、次に秘書がすべきことが発生してくるように思います。

私の場合、社内をブラブラして頂くということには大きな目的がありました。その時に勤務していた会社は社員が1800人ほどでした。そのトップである上司に直接お会いしたことがない社員をゼロにしようと思ったんです。「社長に会ったがことない」という社員の不安の声を聞いたことがきっかけで思いついたアイディアでした。いつもアンテナを張って必要な情報をキャッチできるように備えましょう!

秘書の使い方、上手な上司と下手な上司

そうは言っても秘書の使い方が上手い人、下手な人はいるようです。
私たちにとって、秘書の使い方が上手な上司と出会うことは、自分自身の実力以上の仕事ができる可能性があると言っても決して大袈裟ではないと思います。

私が考える秘書の使い方が上手い人の特徴は次の3つ!

指示が明確

いつまでに何がほしいのか、という指示が基本。そこにちょっとした説明とヒントがあると動きやすいですよね。その案件の最終のイメージを共有しつつ指示を出してくれるとズレが少なくなります。
簡単なことでいうと「月曜日訪問予定の〇〇会社のxxさんを展示会にお招きしたいので、それまでに招待状を作ってほしい。訪問するときに持っていくから。もしかして役職が代わったかもしれないから確認もお願いね」 この指示で、途中の経過報告も含め、金曜日の退社時間までにシッカリとした二つ折りの用紙を封筒に入れて、正式な役職で準備をすることができます。

指示の際の一言

「手が空いた時でいいんだけど」「後でいいから」と優先順位をさりげなく伝えてくれる。やることが山積みの時は本当にありがたい言葉ですし、そんな配慮のある言葉を頂けると、すぐにやってあげたくなりますよね。とても気持ちよく仕事に着手できる魔法の言葉かもしれません。

案件完了時の「ありがとう」

上司の方の中には「ありがとう」を言うことが恥ずかしいと思われる方もいらっしゃるようです。そんな時は「助かった」とか「お!思ったより早くやってくれたんだね」など、何か感謝の気持ちが伝わるようなひと言があるはずなので、聞き逃すことなくキャッチしてくださいね。
笑顔で返すことも忘れずに。それも上司に上手く使ってもらうための大切なコミュニケーションと言えるでしょう。

秘書の使い方が下手な上司の特徴…

一方で、残念ながら秘書を上手に使えない上司の方も存在しています。まだ秘書を付けてから日が浅いという方もいらっしゃるようですが、私は以下のような特徴があると思っています。

仕事を任せられない(信頼していない)

「自分でやった方が早い」と言って、ご自身でスケジュールを組んだり、出張の手配をしたり。何でもかんでもご自身でやってしまう方が時々いらっしゃるようです。
このタイプの方は、PCやネットに強い若い方や突然社長に抜擢された方に多いようで、秘書の使い方を知らない、または慣れていないと思われます。

対処法のひとつとして「飛行機の手配に関しまして、お席や航空会社のお好みがわかりました。ありがとうございます。次回はぜひ私にさせてください」など、時間をかけて少しずつ任せていただけるように地道に信頼を勝ち取りましょう

依頼した件の変更・キャンセルなどを伝えない

秘書が案件を完了し、持っていった時に「あ。ゴメンそれやっぱりいらないわ」という場合。最初は必要な案件だったかもしれません。でも、がんばって完了させたのにこれを言われてしまうと、「私の時間返してー」って思っちゃいますよね。

「あー違う違う、これプランAでしょ。プランBに変わったんだよ」これもドッと疲れを感じます。言い忘れなのかもしれませんが、途中で不要になったり、プランが変更になったなら伝えてほしいですよね。
でもイライラしたり、心配しなくても大丈夫。心を込めてやった仕事に無駄なことはありません。実績を積むことができたと思って、次に必要になる時に備えてしまっておきましょう。


マイクロマネージメント

つまり、過度な管理。秘書に常に完璧を求める上司…。非常にやりにくいですよね。私が以前に勤務していた某IT会社のKさんはこのタイプでした。その結果、私の身にこんなことが起きたんです。

・怒られるのが怖くて、些細な事まで「私のミスかもしれない」と異常に気にするようになり、何かあると、誰かのせいにするようになってしまった
・自分で考える事をやめ、与えられた仕事だけを言われた通りにだけするようになってしまった
・いつも監視されているような感覚になり、他の部署の方々の顔色までうかがって仕事をするようになってしまった

では、こんな上司に出会ってしまったら、どうしますか?
私がしたことは、マイクロマネージメントが終わるのを待つこと。1日24時間マイクロマネージメントな方は、ほぼいないと思います。1日のどこかで話しやすくなる「タイミング」があるはずです。ランチの直後とか、退社の直前とか。そこを逃さないように上手にコミュニケーションを重ねていきましょう。

 

いかがでしたか?
「秘書の使い方 上手い・下手」≒「上司からの使われ方 上手い・下手」というのもひとつの考え方ではないでしょうか?
どんなピンチが訪れても抜け出すチャンスは必ずあるはずです。あきらめないで、常に心を込めて素直な気持ちで取り組みましょう。

 

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

 

 

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

記事一覧

関連記事

  1. 上司からの連絡が止まらない!?「秘書のオンとオフ」切り替え術!

  2. あなたはアナログ派?デジタル派?タスク管理に最適な手帳はコレ!

  3. 秘書の味方!ダイエットの最強お助けアイテムをご紹介【上】

  4. パーソナルカラーと秘書とメイクの三角関係

  5. 外資系?日系?秘書として働く場合の違いを徹底分析!

  6. 秘書と上司の信頼関係 ~もう一歩踏み込んでコミュニケーションを~

  7. 秘書の息抜きに!「習い事を始めたい人必見!おすすめレッスンBEST3!」

  8. 秘書必見!ココロとカラダのエナジー回復!【ストレッチ編】

  9. 企業勤務との違いは?病院での院長秘書の経験、語ります!

秘書の方に人気の記事

ライター募集中
ダウンロードコンテンツ

Hisholio(ヒショリオ)とは

秘書のみなさんが「今知りたい!」という情報をお届けするWEBメディアです。
秘書として日々の業務で必要な知識、プロフェッショナルとして身に着けたい作法や、キャリアアップ、ライフスタイルまで。
秘書のみなさんが明るく、楽しく、前向きに仕事に取り組み、さらに休日もしっかり充実できるよう、お手伝いをさせてください。

編集者について

はじめまして。「Hisholio」編集長の佐々木です。
私は某大手IT企業で5年ほど役員秘書として従事し、現在は秘書経験を活かしたお花屋さんを営んでおります。

秘書さんのためのお花屋さん

青山花壇のInstagramではお花を選ぶポイントや秘書さんのモベーションがアップする言葉をご紹介しています!

Instagramへ

PAGE TOP