秘書を悩ます会食手配。Vol.2 ~私のお店選び失敗談~

こんにちは!LISAです!

今回は秘書を悩ます会食アレンジについての続編です!

別の記事で「会食先を秘書にお任せパターン」のお話をしましたが、今回は「お気に入りのお店をローテーションパターン」について考えてみたいと思います。

「いつものお店」だからと言って油断大敵!です。

いつもお世話になるお店だからこそ、丁寧な対応を!

何度か足を運んだことのあるお気に入りのお店での会食の場合、お店の雰囲気や接客、お料理の内容もある程度分かっていますし、気心が知れているので多少融通を利かせてもらえる、ということも秘書としては大きな安心ですよね。

私の以前の上司は、7軒ほどお気に入りのお店があり、会食の際はいつもその中から選び、新規開拓はあまりなさらない方でした。

また、それぞれのお店で上司が好んでいるお席があるため、予約をするときには基本的にそこを指定する必要がありました。

会食だけでなく全てにおいてこだわりの強い上司であったため、お店にもわがままを聞いてもらう必要があると聞いた私は、入社してすぐにそれぞれのお店に実際に足を運び、ご挨拶方々、店内のレイアウトを見学し把握しに行きました。

私は前任の秘書さんが退職したことによる後任として入社したため、お店の方に「新任の秘書です!」とご挨拶に行っておいたのです。

お店が忙しくないランチとディナーの間などを狙ってお邪魔したのですが、本当に行っておいてよかった!と後からジワジワと感じました。

一度お顔を見てご挨拶をしておくと、その後電話などでお願い事をする際にとっても話しやすくなります。

もしも上司が懇意にされているお店があったら、ぜひ秘書としてご挨拶に行ってみてください。

お店の方との信頼関係は何よりも大切ですよね!

いつでも準備万端に!

お店を選ぶのは上司ですが、ただ指示を待つだけではなく、秘書としてもう1歩踏み込んだ準備を!

会食について、上司からどんな質問が来てもいいように備えておくのがベターでしょう。

例えば、前回の会食場所を聞かれたときにすぐに答えられるように、リストを準備しておく。

手土産についても聞かれることがあるでしょうから、こちらも同様に準備。
(私は同じエクセルにまとめていました。手土産についての記事はこちら

上司からは「ここを予約して」と指示がありますが、そのお店が満席だった時のために、同時に第二候補まで伺っておきましょう

当時の上司は1分足りとも空いている時間がない!という多忙な方でしたので、あらかじめ第二候補まで確認しておかないと、次の候補を聞くために、また時間がかかってしまうのです
「そのお店が満席だった場合、どちらにいたしましょうか」と一緒に聞いてしまいましょう!

当時の上司の「ここを予約して」という言葉の裏には、「いつもの席」という意味が含まれていました。
このように「お気に入りのお席」がどこかを秘書間で共有しておくこともオススメします。

先ほど、実際にお店に出向いてレイアウトを確認したとお話しましたが、いつもの席が空いていない場合にこれが役に立つのです!

例えばいつもの席がカウンターの場合。
「カウンターは空いていないけれど、〇〇なら用意できます」とお店から返答があったときは、その〇〇のお席がお店のどの場所にあたるのか、上司に伝える必要がありました

お部屋の大きさ、机や椅子の数やお手洗いの場所も調べておくと完璧ですね。

ツメが甘かった!私のお店手配の失敗談

レイアウトというと、実は私、過去にこんな失敗をしてしまったことがあります。

珍しくいつものお気に入りのお店ではなく、別途お店を探して欲しいと依頼を受けたときのこと。
その依頼がなかなか難しく、このような内容だったのです。

●自分(上司)は立食パーティの後なので、食事はいらない
●ミーティングのお相手は何も召し上がっていないだろうから、お食事ができるところ
●うるさいレストランは嫌
●お酒が飲めて、禁煙のお店
●東京駅付近で個室があること
●スタート時間は21時30分

しかもこの依頼を受けたのは当日の15時だったんです…。時間が足りません!

全てに当てはまるお店なんて、正直ないですよね。笑

でも、これで「ありません」と答えるのは、秘書として悔しい!
(もちろん心の中では「そんなお店があるわけないでしょう!」と大騒ぎ)

どうにかこうにか、手段はないかとひたすらネットと戦いました。
そもそも、21時30分スタートとなると、2軒目で利用するようなバーなどしか思い浮かばず、でもバーは喫煙可の場所も多く、個室があるお店も少ない。

ようやくホテルのレストランを見つけ出しましたが、ラストオーダーが21時30分とのことでギリギリのアレンジとなりました。
でも、お店の手配が出来ないよりはマシだろうと、そちらで確定したのでした。
心の中は不安でいっぱい…。

焦ってアレンジしたお店。結果は!?

不安でいっぱいだった理由、そのレストランの個室は、2名で利用するには広すぎるサイズだったんです。

以前にも会議室のサイズについては広すぎない方が良い、と要望を聞いた経緯がありました。

今回も上司に指摘されるだろうなと思いつつも、「100歩譲って、今日は急なアレンジだったし大目に見てはもらえないだろうか…」と、念じる私。

ミーティングが終わった時間に、上司から一通のメールが届き、残念ながら不安は見事的中。

「今度から部屋の広さを確認してから予約をしてください。広すぎると落ち着かないので、ミーティングに集中できません。

自分でも予想していたことを指摘されてしまい、ぐうの音も出ませんでした。

入念な下調べと、上司へのコミュニケーションを忘れずに!

その失敗以来、初めて訪れる場所はどんな用途であっても、必ず電話でレイアウトを確認するようになりました。

この時の反省点として、事前に「こういった事情でこのレストランしか手配出来ませんでしたが、お部屋がとても広くなっておりますことをご了承ください」などと、一言お伝えすればよかったと思っています。
その一言で上司も納得してくださったかと思います。私の言葉足らずも反省の1つです。

極端な例をお話してしまいましたが、いつどんなボールを投げられても打ち返せるように、入念な下調べは大切
報・連・相も忘れずに!

会食のアレンジは時間もかかって大変ですが、上司の会食をスムーズにする手助けができるとうれしいですよね。

秘書の皆さん、今日も一日お疲れ様でした!

 

LISA

一部上場企業、外資広告代理店、ベンチャー企業など様々な会社にて秘書として勤務。週末は茶道の師範として、お茶のお稽古をしています!

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