さあ!秘書の腕の見せどころ!会食のダンドリA to Z[後編]

みなさん、こんにちは!mimiです。

前回に引き続いて、今回は接待のダンドリについての後編となります。
接待のアレンジは、秘書にとって重要なお仕事のひとつです。接待の準備から終了後にすることまで、一連の流れをご紹介します。

前編では先方との日程調整が終わり、お店の手配のポイントまでお伝えしましたが、お店の予約の次にすることはなんでしょうか?そう、先方へのご案内です!

ご案内状を出す

詳細が固まったら、先方へご案内状を郵送します。
ご案内状は、正式には開催の1ヶ月前までに先方へ届くように郵送するのが一般的です。日程に余裕がない場合は早めに対応しましょう。メールでご案内を済ませてしまう場合もあるようですが、基本的には郵送するのがマナーです。

案内状には、会食の日時、場所に加えて誰の名前で予約を取っているのかも記載しておくと丁寧な印象を受けるでしょう。(基本的にお店の予約はホスト側の筆頭出席者の名前で取るようにしましょう。)

以下、案内状の文例となりますので参考になさってください。

例

コピペ用の文章を表示する

拝啓 ◯◯の侯、益々ご健勝のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて、かねてよりご内諾いただきました懇親会を下記の通り
開催致したく、ご案内申し上げます。
御多忙中誠に恐れ入りますが、何卒ご来臨賜りますようお願い申し上げます。

敬具

1.日時:令和◯年◯月◯日(月)18時30分〜
2.場所:フレンチレストラン◯◯(▲▲ホテル本館1階)
東京都千代田区〜
TEL:03-×××
※◯◯の名前で予約しております
3.ご案内先:◯◯株式会社
代表取締役社長 ◯◯ ◯◯ 様
常務取締役 ◯◯ ◯ 様
4.弊社出席者:▲▲株式会社
代表取締役社長 ◯◯ ◯◯
取締役営業本部長 ◯◯ ◯

以上

出席者のお名前や役職に間違いがないか、郵送前に必ず確認しましょう。出席者は役職が上の方から順に記載していくので間違いのないように!時々「どっちが上席なのかな?」と迷ってしまうようなお役職名の方がいますが、間違えるよりは先方の秘書さんなどに直接確認するのが良いと思います。

当日までに内容の変更があった場合は、再度最新のご案内状を郵送します。また、会場の地図を添付するとより親切ですよ。

手土産の手配をする


当日、手土産を持参するかどうかは、念の為上司に確認しましょう。場合によっては先方と手土産はお互い用意するかどうか、事前に打ち合わせることもあります。
持参することに決まったら、手土産選びは秘書のセンスが問われるところです!

私が手土産を選ぶ際に着目していたポイントは以下の通りです。

・なまもの、冷蔵品はNG
・重い物、かさばる物は避ける
・会の主旨、お客様のお好みに合うようなもの
・包装など対応のしっかりしたお店のもの
・請求書払いができるお店

先方出席者の年齢層や性別から、お好みに合いそうなものを選びます。高校生の娘さんがいるというお客様には可愛らしいパッケージのクッキーを選んだところ、後日お客様から娘さんが大喜びだったという感想をいただいたり、京都通のお客様には京都の珍しいお菓子を差し上げたら「さすがですね」と褒められたと上司から言っていただけたこともありました。

はじめのうちは一体何を選べば良いのか迷ってしまうところですが、百貨店に法人登録しておくと、その百貨店に入っているお店のものであればオフィスに届けてもらえるので手土産や贈答品選びに大変便利です。また、何を買うべきか迷った時にはコンシェルジュが相談に乗ってくれることも。登録をしておくと月ごとにまとめて請求書払いができるので、事務処理の点からも秘書にとっては大変ありがたい存在です。ぜひ上手に利用してみてください。

手土産を届けてもらう場所については、社用車がある場合はオフィスに届けて貰えばスムーズですが、出先からタクシーで向かう場合などは上司の荷物になってしまう為、会食のお店に直接配送してもらうと良いかと思います。その際はお店に事前に電話で配送しても良いか確認しておきましょう。
届いたら開封して同封の紙袋にセットした状態で、誰に渡して欲しいのかも伝えておくのを忘れずに。会の終わり頃に、当方側の下座にあたる方にお店の方にお声がけしてもらうと良いでしょう。

当日までの確認事項

先方が社用車でお越しになる場合、駐車場の用意の有無を確認しておく必要がありますので、先方の秘書さんや担当者に確認しておきましょう。
お車でお越しにならない場合は、お帰りの際にタクシーチケットをお渡しするのか上司に確認して、必要であれば小さな封筒にお渡しするチケットを人数分用意しておきましょう。そしてお店側にも、帰りのタクシーを手配してもらえるようにお願いしておきましょう。

入念な準備が済んだら、いよいよ当日です。出発には時間の余裕を持って、上司にお声がけしましょう。当方ホストの場合は、お客様よりも先に会場に到着できるように15分〜10分前には着けるように車を手配しておきます。ゲストの場合はそれほど前もって到着する必要はありませんが、あまりギリギリにならないよう気を付けましょう。上司を無事送り出したら、ひと安心です。お疲れ様でした!

会食終了後にすること


翌日は、上司から昨日の様子のお話があることでしょう。先方とのお話の内容や、お店の対応の感想など、メモしておくとその後参考になることがあります。そしてお招きいただいた会であった場合、忘れてはいけないのが「御礼状」を出すこと。最近ではメールで済ませてしまうことも多いようですが、ここは丁寧に書面で出しておきたいもの。上司から聞いた話を織り交ぜながら心を込めた文面で作成できれば秘書上級者ですが、一般的な御礼状の例文をご紹介します。

例

コピペ用の文章を表示する

拝啓 ◯◯の侯 益々ご健勝のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

先日は格別のおもてなしに預かり誠に有り難く厚く御礼申し上げます
お陰様で大変有意義なひと時を過ごさせていただきました
今後とも一層のご厚情を賜りますよう宜しくお願い致します
まずは略儀ながら書中をもちまして御礼方々ご挨拶申し上げます

敬具

お礼状は出来るだけ早く出すのがマナーです。少なくとも翌日中には郵送できるように準備しましょう。

最後に、会食の日付や場所、メンバーや手土産の種類などをリスト化しておきましょう。きちんと一覧にしておくことで、前回の会食がいつ頃だったのかすぐに確認したり、手土産が前回と同じになることが避けられたりと参考になりますよ。

おもてなしの心が大切です

以上が会食アレンジの一連の流れとなりますが、いかがでしたでしょうか?

もちろん、お客様との関係性や状況によってケースバイケースになりますので、上司とよく相談された上で手配を進めてくださいね。
やることが多く気苦労の多い会食のダンドリですが、翌日に「あの店、とってもよかったよ」「昨日の手土産、先方大喜びだったよ」などと上司から嬉しいひと言がかかれば、秘書として自信が湧きますよね!

お店や手土産など、経験が少ないうちは悩むことも多いかと思いますが、何よりも大切なのは、相手の立場に立ったおもてなしです。日頃から上司やプロジェクト関係者からお客様情報をリサーチておくことが肝心です。お客様に喜ばれる接待をアレンジして、良い関係づくりのお手伝いをしたいですね!

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

mimi

金融、不動産業界にて秘書として勤務してきました。趣味は旅行と寝ること食べること!

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