スピード命!秘書が教える、もらってうれしい御礼状のコツ!

秘書のみなさん、こんにちは!

秘書のお仕事をしていると、御礼状を書く機会がとても多いのではないでしょうか?
贈答品を頂いたことへの御礼や会食の御礼など、内容は様々ですよね。

今日は御礼状を書くときに役立つヒントをご紹介します!

秘書として御礼状を作成する時に大事なことは?

皆さんは、御礼状を書く上で重要なことは何だと思いますか?

私が真っ先に思い浮かべるのは、御礼の気持ちです
次にスピード
そして、文字の読みやすさ

この3つが主に大事なのではないでしょうか。
では、一つずつ見てきましょう!

御礼の気持ちを伝えたい!

私が心掛けていたのは、例文のような決まりきった内容ではなく、御礼する内容に合わせて文章を変えることです。

心のこもっていない形式的な御礼状は無機質で、受け取った側からしてみるととても寂しいものですよね。
いつも同じ文章を同じように送ってるんだな、と思えてしまう御礼状では全く意味がないと思います。

御礼の気持ちとともにプラスアルファの言葉を添えることで、受け取ってうれしい御礼状になるかと思います。

例えば、桜のお菓子を頂いたとき。
「春の訪れを感じさせる素敵な桜のお菓子をいただき、誠にありがとうございました。」などと、頂いたものを連想できるような言葉を添えてみてはいかがでしょうか。

相手がどういった気持ちでその贈り物を選んでくれたのか、ということを意識しながら書いてみましょう!

そういえば、こんなことがありました。

以前勤めていた会社では、年末に上司の地元の特産品をお取引先にお贈りすることが恒例となっていました。

後日、お取引先の社長様より頂いた御礼のお手紙に、直筆の美しい文字で「香り高い〇〇を料理に使うことが年末の楽しみです。」と添えられていたのです。

美しい文字はもちろんのこと、文面から温かい気持ちが伝わり、喜んでもらえたんだな、ということが手に取るように感じられたことを今でも覚えています。

実際に喜んでくださっていることがわかると、贈った側も嬉しい気持ちになりますよね。

御礼状はすぐに送る!

ギフトを受け取ったり、会食が終わってからあまりにも時間が経ってしまうと、お相手に対して失礼となることがありますので、すぐにお出しすることを心掛けましょう。

「今さら?」というタイミングでお送りすることがないよう、スピード命

…そうは言っても、文章を書くのが苦手な方もいますよね。

私は、すぐに対応ができるよう、大枠のテンプレートをいくつか用意していました。

・会食の御礼バージョン
・贈答品の御礼バージョン
・アポイントメントの御礼バージョン

また、季節ごとにもテンプレートを分けていました。

春夏秋冬、それぞれ作成しておけば、時候の挨拶で困ることもありませんから、スピードアップ!
細い内容はその時々によって作り変えたり、加筆すればOK!

過去にこんなことも…。

大事な取引先の社長からご著書を贈呈頂いたのですが、読んでから御礼状を出すとなると、時間がかかってしまいますよね。

そんなときには、こんな対策もオススメ!

「これから時間をかけてじっくりと拝読させていただきます。」といったように、まずは受け取ったことへの御礼のお手紙をお送りしておきましょう。

もちろん、後日上司がその相手に直接お会いする機会があるようでしたら、それまでに読んでいただくようにお願いしておきましょう。

秘書なら大切にしたい!文字の読みやすさ

今はPCで作成したお手紙に上司の直筆サインを頂いてポストに投函!ということもあるようですが、私は直筆で書くことが多くあったと思います。

そんなときに意識していたのは、「読みやすい文字で書けているか」ということです。

もちろん美しい文字で書くことが一番ですが、字に自信の無い方も、まずは読みやすく丁寧に書くことを心掛けてみましょう。

せっかく御礼の気持ちを伝えるなら、読みにくい文字より読みやすい方が、相手からの印象も良いですよね!

自分に合った書きやすい筆(ボールペンや万年筆など)を見つけておくと、ストレスが無いのでオススメです!

私もお気に入りのボールペンが何種類かあり、用途によって使い分けています!

そういえば、文字のことで思い出したことがあります。

以前お世話になった上司はとにかく達筆な方でしたので、私が入社前に受けた最終面接では、書道のテストがありました。笑

代筆することも多い秘書ですから、日頃から文字のバランスなどを意識して、美しく書けることが理想ですよね。

御礼状は中身も外身もこだわりをもって!

主な3つをご紹介しましたが、便箋にこだわることもGOOD!

会社によっては決まった便箋やレターヘッドを使用する必要があるかもしれませんが、もし自由に選べるのであれば、そこも秘書の腕の見せどころ!

シンプルな和紙の便箋や、季節の絵柄の入った便箋、海外のお客様には日本が感じられるような便箋など。

派手過ぎず、品の良いものを選ぶと良いでしょう。老舗の文具店など時間があるときに覗いてみることをお勧めします!

万年筆は扱いが難しいですが、万年筆特有の味がありとても素敵なので、ぜひ試してみてくださいね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

LISA

一部上場企業、外資広告代理店、ベンチャー企業など様々な会社にて秘書として勤務。週末は茶道の師範として、お茶のお稽古をしています!

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