【祝電編】秘書さんのための!電報対応で工夫したいこと

電報対応 マニュアル

秘書のみなさん、こんにちは! まりこです。

みなさんは、上司から「電報(でんぽう)を送ってほしい」と依頼されたことはありますか?

私がはじめて電報を送ったのは、営業事務 兼 秘書業務をしていたときでした。
恥ずかしながら、それまでは結婚式くらいでしか電報を見たことがありませんでした。
そのため、「取引先の昇進祝いでも電報って送るのか!」とその時はじめて知ったのです。

そこで今回は、電報の中でも「祝電」について、知っておくと便利なことをお伝えします。

電報とはどんなもの?

「電報」を一言で表すなら、メッセージサービスです。
台紙にメッセージを書くことで、特別な形で相手に想いを伝えることができます。

例えば、このように様々なシーンで活用されています。

  • 結婚祝い、お悔みといった冠婚葬祭
  • 昇進祝い
  • 出産祝いなど

電話・インターネットで申込みをすることができて、当日届けてもらえるサービスも!
緊急の際にもとても便利なサービスなんです。

取引先の昇進祝いに送る電報は?

昇進祝い 電報 タイミング

私が営業事務 兼 秘書業務をしていた時は、かなりの頻度で「昇進祝い」の電報を送っていました。
頻度は部署や会社にもよると思います。

そして、電報はスピードが命!速やかに送る必要があります。
私の場合は、毎日必ず日経新聞の人事欄をチェックして、お取引先に人事異動がないか目を光らせていました。
また、営業社員からも自分の担当企業でのニュースは報告してもらうように依頼していました。

昇進祝いの電報にはいくつか種類があります。
その中でも、私は基本的にはプレーンな台紙を選ぶことが多いです。

電報サービスだと、NTTを利用している企業が多いと感じています。
他にも電報のサービスを提供している企業はありますが、ご自身の会社が提携しているサービスを使ったほうが清算が楽ですよね。

私の勤務先はNTTと法人契約をしていたので、台紙は「七宝 らん」「祝福 松竹梅」などよく使用していました。
ギフトも送ることができるようですが、私は台紙のみで電報を送ることが多かったです。

 

複数名の昇進祝いなら、電報に「傾斜」をつけることも

飲み会に行くと、お会計を割り勘ではなく参加者の役職によって「傾斜」をつけたりしますよね。
同様に、取引先で同時に複数名が昇進になった場合、電報でもお相手の役職によって「傾斜」をつけることもあります。

例えば、ABC社でZ課長が部長に、F主任が課長になった場合。
Z課長の電報は、F主任にお送りするよりもランクの高い電報(つまりお値段が高い台紙)を選びます。

「電報でも傾斜が必要だろうか……」と思うかもしれませんが、これは取引先への配慮でもあるんですね。
ただし、この配慮は企業によって異なるので、予算や上司の意向を確認してからにしましょう。

ビジネス 電報

電報のメッセージには、何を書く?

特に同じ取引先に電報を送る場合は、文言が重複しない方がスマートかと思います。
全員に同じ文章が届くと、なんとなく味気ない印象を与えてしまいますよね。

電報サービスのサイトには「文例一覧」が掲載されていますので、とても参考になりますよ。
例えばこちら。

この度の〇〇へのご就任、誠におめでとうございます。今後益々のご活躍を祈念致しますとともに、より一層のご指導ご鞭撻をお願い申し上げます。

時間のある時に、予めいくつかのサンプル文例をピックアップして、ワードなどに貼り付けて保存しておくと便利ですよ。

結婚式の祝電で押さえておきたいポイント

結婚式 電報 ビジネス

昇進祝い以外で、上司が祝電として送ることが多いのは、「結婚式の祝電」ではないでしょうか。
例えば、取引先のご令室が結婚された場合、結婚式場に電報を送るといったケースですね。

これだけは押さえておくとよいというポイントについてまとめました。

  1. 結婚式日時、両家の名前
  2. 送るタイミング
  3. メッセージの注意点
  4. プラスアルファの配慮

電報は、結婚式で読み上げられることが多いものです。
ですから、読み上げられても恥ずかしくない文面にしておきたいですよね。

結婚式当日は、スタッフの方々もバタバタされます。
そのため、タイミングは「結婚式の前日」に電報が届くよう手配しておくのが無難だと考えています。

メッセージは「別れる、離れる、繰り返す、ふたたび」などの「忌み言葉」は使わないよう要注意ですよ!
電報の文章を作成したら、念のため「忌み言葉」とネットで検索して確認することをオススメします。
うっかり使ってしまっていると取り返しがつかない失敗に……!

そして、文例通りでも良いですが、上司となじみ深い関係である場合は、上司から一言でもメッセージをいただきましょう。
文章に加筆すると、オリジナルの祝電になり喜ばれます。

プラスアルファの配慮としては、式場に見合った祝電を選ぶと尚良いかと思います。
結婚式の祝電には、台紙に加えてかわいいギフトもあります。
洗練されたホテルでの式でしたら、雰囲気に合致した祝電を選んでみましょう。

いただいた祝電はどうしたらいいの?

電報 もらったらどうする

これまでのケースとは反対に、上司が祝電をいただくこともありますよね。
いただいた祝電は上司に確認のうえ、一定期間保管しておきましょう。

また、エクセルなどで管理表を作っておくと便利です。
いただいたタイミングで「届いた日付」「お名前」「企業名」「備考」を管理表に記載しましょう。
そうすると「誰から貰ったんだっけ」と忘れてしまうことも防げますよ。

送っていただいた方がご来社するタイミングもあるかと思います。
そんな時は上司に「以前○○のお祝いで祝電をくださった方です」と耳打ちするのも忘れずに。
上司から直接感謝の言葉を伝えていただくことで、関係性も良くなりそうですよね。

こちらが祝電を送る際も、同様にリストで管理しておくと良いと思います。

まとめ

ビジネス 電報

企業によって、独自ルールや細かい配慮がある祝電。
祝い花を送る際も、上司によっては、立札のレイアウトや胡蝶蘭の咲き具合まで確認される方もいらっしゃるそうです。

勤務先企業や上司の意向を大事にすることは、もちろん重要です。
しかし、祝電も機械的にメッセージを送るのではなく、ちょっとだけ気持ちを込めた工夫をアドオンしてみましょう。
それは、秘書さんのやりがいにもつながるのでないでしょうか。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

まりこ

院長秘書など経験。
現在は講師の仕事を中心にエディター/ライターなどマルチポテンシャライトとして複数の仕事をしています。
取得資格は秘書検定1級をはじめ20以上。日々、何かしら勉強しています!

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