秘書のみなさん、こんにちは！ LISAです！
皆さんは手土産選び、得意ですか？
お菓子をただ買えばいいだけではないですし、意外に難しい仕事ですよね。
良いと思って提案しても上司から却下されたり…
今日は上司から手土産の手配を依頼された時にアタフタしないよう、ちょっとしたコツをお話したいと思います！

手土産を選ぶ際、秘書が注意したい5つのポイント

手土産を依頼された時に、上司に確認すべきことを５つにまとめてみました。

①いつまでに必要なのか

いつまでに用意をする必要があるのか確認をすること！これは基本中の基本ですね！
お渡しする前日までには手元に準備できるようにしましょう。

②いくつ必要なのか

手土産の個数の確認。これも基本！
会食や先方オフィスにお邪魔する際に持参することが多いかと思います。先方側のご出席者を確認しておき、1つ足りなかった…！ということがないように、念入りに確認しましょう。

③予算はどれくらいか

お渡しするお相手や用途によって予算が変わってくるので、こちらもマストで確認！

④個人宛なのか会社宛なのか

実はこれによって、選ぶ品が大きく変わってきます。
個人宛の場合、あまりボリュームがあっても食べきれないこともあるでしょう。
会社宛の場合は、皆さんで召し上がっていただけるよう個別包装になっているものが好まれます。

もちろん、流行りのバームクーヘンや高級なケーキなど、いただいて嬉しいものもたくさんあるとは思いますが、会社で切り分けてお皿に盛り付け配る…という作業は意外と面倒なものです。その作業を担当するのは先方企業の秘書さんかもしれませんし、会社によっては、包丁やお皿がないところも！

⑤先方の好み

和菓子、洋菓子、お酒など色々な選択肢があると思いますが、先方の好みを確認することが大切です！
例えば甘いものが苦手な方にチョコレートやクッキーなどをお送りしてしまうと、せっかくの手土産を喜んでもらえないことも。

そればかりか、「苦手なことを知っているはずなのに…」と、ビジネスにおいてマイナスになるときもあります！
逆に、相手の好みのものや気になっていたものをお送りすれば、それだけで印象はup！これも相手への気遣いの一つですよね。

また、食べ物の場合には賞味期限も必ず確認するように気を付けてくださいね。

上司に提案する際に上手くいくコツ

以上を踏まえて、いくつか候補のリストアップしてみましょう。
お取り寄せしないと手に入らないものも喜ばれるでしょうし、話題のお菓子でも良いでしょう。

リストアップ方法はExcelでも社内のチャットツールでも、自分が上司と共有しやすいものならなんでもOK！
リストにはその商品の名前、金額、リンク先を貼り付けておくと便利です。
上司がわざわざ検索をしなくてもいいように、わかりやすい写真を添付するのもGood！
さらに、日持ちする期間もメモしておくと尚良し。

リストを一度作ったらそれで終わりではなく、そのリストをベースに手土産の候補リストを溜めておくことをおすすめします。
私自身もお気に入りの手土産リストを作っていて、上司から聞かれたときにすぐに提案できるようにしています。
これが意外と好評で、社内の営業の方にもリストを見せて欲しいと言われることがあるのです。

商品が決まったら詳細をリストにまとめよう

上司に提案をしてどの商品にするか指示を受けたら、必要な日に合わせて買いに行きましょう。
購入したところで手配完了！…ちょっと待ってください！この後が重要なのです。

いつ、どなたに、何をいくつお渡ししたのか、詳細をリストにまとめておきましょう。
そうすると、次に同じ方にお会いするときに、過去にお渡しした手土産と被ることを防げるのです！
もちろん、あえて同じものをお渡しすることもあるでしょうから、上司の指示に従ってください。

上司によっては初めから自分で指定される方もいますし、自社商品を手土産にされる方もいらっしゃいますので、ケースバイケースで上手に乗り切ってくださいね。

秘書の手土産にまつわるエピソード

ではここで、過去にあったエピソードを。

以前勤めていた会社での出来事です。
上司である社長が複数人との会食を控えていた日。

その日の朝に手土産の数も確認し、念のため外出される直前にも確認をし、すべて社長送迎用の社有車に乗せて準備万端！と思っていたら、会食の終わり頃に社長から連絡が。

「ごめん、手土産もう一つ必要になったから持って来てくれる？」
そんなこともあろうかと、会社に予備を用意しておいたのですが、運転手さんに取りに来てもらうには時間がない。
慌てて会食先にお届けしたということがありました。

予備を用意したところまでは良かったのですが、さらにその先、社有車に乗せておくということが必要でした。
先回りしていたつもりでも、まだまだ考えが足りていないなと反省した出来事でした。

先輩秘書から聞いた！「何でもいい」に潜む罠

これは私の先輩秘書のエピソード。
社長から「何でもいい」と言われて手配した手土産。

いざアポイントメントの前に社長がそのお菓子の紙袋を見たときに、「他のものにして欲しい」と却下したのです。

先輩秘書はなんでもいいからと言われ、そのシーズンにぴったりなお菓子を用意したのですがまさかのダメ出し。

アポイント直前に買い直すことになったのでした。

世の中的にも高級と言われている商品で、失礼のない手土産だと思うのですが、どうやら社長はそのブランドがお気に召さなかったよう。

どんなに「何でもいい」と言われても、購入する前に上司に確認することは忘れずに！

おすすめの手土産は、また今度ご紹介しますね♪

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

LISA

一部上場企業、外資広告代理店、ベンチャー企業など様々な会社にて秘書として勤務。週末は茶道の師範として、お茶のお稽古をしています！

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