これで英語の電話対応も大丈夫！秘書の体験談から考える緊張しないためのコツ

秘書のみなさん、はじめまして。雲川ゆずです。

みなさんは職場で英語の電話対応をする機会はありますか？
私は以前法律事務所で働いていたとき、海外のクライアントから電話がかかってきたり、電話をかけたりする機会がよくありました。

そこで今回は、英語の電話でいつも緊張していた私の失敗談と、そこから学んだ電話対応のコツ、そしてそれを活かした成功体験をご紹介したいと思います。

英語の電話対応が苦手な秘書さんのお役に立てれば幸いです！

グローバル化が進む現在では、外資系企業ではなくても、海外とのやりとりは増えています。
特に、社長や役員など、秘書のみなさんの上司には、海外のクライアントなどから英語の電話がかかってくることも多いのではないでしょうか。

英語での電話対応は、どうしても緊張してしまいますよね。
電話では、相手の表情や身振り手振りがわからず、頼りになるのは自分の耳だけ。
そして、言葉を理解できるか不安、ということが緊張につながります。

また、英語の電話でよく使われるフレーズを理解していなかったり、日本の企業文化とは異なる海外の電話マナーを知らなかったりすることも、緊張する理由です。

まずは、私の英語の電話対応での失敗談をご紹介します。

私は、秘書になったばかりのころ、それまで電話で英語を話す機会がまったくありませんでした。
英語自体にそれほど苦手意識はなかったものの、上記のように、海外のビジネスマナーや、英語の電話で使われる表現を知りませんでした。

そしてある日、担当する上司宛てに電話がかかってきました。
日本のビジネスマナーでは、最初に「株式会社○○の××と申します」と自分の所属と名前を名乗るのが一般的です。
しかし、電話の相手は英語で「（私の上司）はいますか？」と唐突に聞いてきたんです。

英語の電話も初めてで、相手の素性がわからなかった私は、頭が真っ白になりました。
迷惑電話かもしれないと判断し、「I’m sorry but Mr. XX is not here（すみませんが、××はいません）」と言って切ってしまいました。

後ほど履歴に残っていた相手の電話番号を確認してみると、上司の大切なクライアントの1人であることが判明！

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法律事務所での秘書経験を経て、現在はイギリス在住。
Webライターや校正者、オンライン日本語教師として活動しています。
どんなお仕事でも秘書時代に身につけたことや経験が活きていると実感しています！