秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

みなさんは、年度初めや上司との定期面談時に「業務の目標設定」で頭を悩ませてしまった経験はありませんか？

自分が何を目指すべきか、どのように課題を設定して解決すれば良いのかが分からず、つい考え込んでしまう秘書さんもいらっしゃるかのではないでしょうか。

私が以前勤めていた会社は社員研修が手厚く、目標設定に関する研修も充実していました。
そこで今回は、私がこの研修によって学んだポイントや、実際の業務を通じた経験談をみなさんにシェアしたいと思います！

ぜひ参考にしてみてくださいね。

課題設定から解決までをスムーズに進めるコツ

「目標設定」とは、課題を特定し、それを解決するための具体的な計画を策定するプロセスのことですよね。
私は研修で得た知識をベースに、以下のステップで目標設定を行うようにしていました。

このようにステップを細分化して考えることで、目標設定がより進めやすくなります！
以下に、これらのプロセスを詳しく解説していきますね。

問題の明確化

まずは問題を正確に特定することが、解決への第一歩ですよね。
私はある年の目標設定で、以下を問題として定義しました。

自分がオーナーを務める会議に時間がかかり、しばしば予定時間をオーバーしてしまうこと

このように問題はズバリ端的に定義したほうが、この後のステップも考えやすくなります！

なお、ここで設定する「問題」は、以下の3パターンに分類されることが多いです。

• 実際に発生しているトラブルへの対応（クレームやエラーなど）
• 潜在的な課題の発見と改善（業務のフロー変更や時間短縮など）
• 潜在的なニーズの充足（上司や会社が目指している理想であり、まだ誰も着手できていないことなど）

問題がパッと思い浮かばない場合は、上記に当てはめて考えてみるのがオススメですよ！

原因の分析

次に、問題の根本原因を明らかにします。
私は先ほど掲げた「会議時間の遅延」に関する原因を、以下のように洗い出しました！

このように、根本原因を把握することで、それらを解決するための具体的な手段を設定できます。

解決策の考案

次なるステップは、先ほど挙げた原因の解決策を考案することです！
私は以下の解決策を設定しました。

だんだんと目指すべき理想が明確になってきましたよね。
ここからさらに、行動を具体化していきます！

実行計画の策定

いよいよ、具体的な実行計画を考えていきます！
これが、今回取り組むべき「目標」の内容になります。

私は、以下のように実行計画を立てました！

ポイントは、できるだけ具体的に表すことです。

「〆切を早める」「今後はアジェンダを作成する」だけでは、誰がいつ対応するのかが不明確ですよね。
「会議の前日までに」「進行のシミュレーションを行う」など5W1Hを意識して具体化していくことが重要です。

これにより、着実に計画を進めることができ、成果の評価もしやすくなります！

実行とモニタリング

上司に許可を得た上で、行動計画を実行していきます。
目標設定の面談がある場合は、この段階で前述の「問題設定～実行計画」までを自身の目標として報告すればスムーズですね！

私は、計画に基づいてこれらを実行しました！

また、実行と同時に、その進捗を常にモニタリングしておくことも重要です。

新たな取り組みには、予期せぬトラブルもつきもの。
変更により生じた問題を早期に発見し、必要に応じて迅速に対処することで、計画の成功率を高めることができます。

上記の取り組みの場合は「参加者が従来の〆切に合わせて資料を提出してしまうこと」が懸念点です。
そこで私は、新たなフローが定着するまで「資料の提出状況のチェックと催促」も細やかに行うようにしました。

その甲斐あって、大きな混乱もなく、フローの変更に成功！
無事に計画を実行することができました。

結果のレビューと反映

ここまでの結果を評価し、今後の改善に役立てるのが最終ステップです！
何がうまくいったのか、どのような点が改善されるべきかを振り返ります。

私は、実際に以下を行いました。

会議後、参加者からフィードバックを集め、会議の効率性や準備段階での問題の有無について確認

すると、一部の参加者から「資料の内容によっては、5日前の提出〆切に間に合わせるのが難しい」とのご意見が挙がりました。
詳しくヒアリングしてみると、最新のデータを参照するために、会議前日に資料を作成したいとのこと。

そこで、資料を「事前に用意できるもの」と「直前に更新が必要なもの」の2つに分けることを考案。
このアプローチにより、オペレーション上の問題と資料の質を同時に解決することができました。

さらなる改善点を抽出し、それを次のアクションに活かすことで、当初想定していた以上の成果を得ることができたと実感できた経験です。

さらに、各ステップで「数値化」を意識！

前述の目標設定プロセスを進める際には、各ステップでの「数値化」がとても大切です！
数値を用いて目標を設定することで、その達成度を明確に測定しやすくなり、目標に対する成果を客観的に評価することができます。

以下に、ステップごとの数値化の考え方をご紹介しますね。

問題の明確化

問題が生じている業務の「件数」「頻度」や影響を受ける「時間」など
（例）週に〇回会議の遅延が生じている、毎回〇分程度延長している

原因の分析

特定した原因が発生している「件数」や「頻度」など
（例）資料の提出遅れが全体の〇％で生じている

解決策の考案

具体的な解決策を数値で表す
（例）資料の提出〆切を〇日早める

実行計画の策定

各解決策を実行する際の「期限」や「頻度」を数値で計画し、スケジュールに落とし込む
（例）新たなフローを〇週間実行する、〇回の会議で検証を行う

実行とモニタリング

実行した解決策の「影響」を数値で追跡する
（例）〇人から質問があった、〇件の提出遅れがあった

結果のレビューと反映

最終的な「成果」を数値で評価する
（例）会議の遅延が週〇回に減少した、延長時間が〇分に短縮された

このように数値を含めることで、説得力がぐっと増します！
目標設定や結果報告の面談前に、ぜひご自身の計画やレポートを上記と照らし合わせながら、ブラッシュアップしてみてくださいね。

手順に沿って進めれば、目標設定は難しくない！

今回は、私の経験をもとに「目標設定と課題解決への的確なアプローチ方法」についてお伝えしました！
いかがでしたでしょうか？

目標設定は、一見すると複雑で手がつけにくいものに感じられるかもしれません。
しかし、適切な手順に沿って進めれば、決して難しいものではないかと思います！

目標設定が苦手な秘書さんは、ぜひ本日ご紹介した6つのステップに当てはめながら考える練習をしてみてくださいね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ！働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています！

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