秘書なら1度で完璧に!?お客様の顔と名前を記憶するヒントをご紹介!

秘書のみなさん、こんにちは! hiyokoです。

秘書として仕事をしていると、毎日たくさんのお客様と接することになりますよね。
上司はお客様と深くお話をしているのに対し、秘書が接するのはご案内とお見送りのタイミング程度……。
少ない接点しか持てない秘書は、お顔と名前を記憶するのが大変です!

今回は、私の経験を元に、お客様の顔や名前の覚え方をテーマにしたいと思います!

お客様がみんな似ている……!

秘書になりたての頃は、全員が初めましてのお客様。
ご年齢や雰囲気が似たお客様が多くて覚えるのが大変!と心の中で嘆いていました。

みなさんもそんな経験ありませんか?
私の職場には、お客様のお名前だけでなく、嗜好や家族構成、また内部の社員の誕生日まで覚えているという、スーパー秘書の同僚いました。
類まれなる記憶力ですよね!

私にはそんな特殊能力はありませんので、必死で覚えたんです。
その結果、いくつかの効果的な方法を見つけたので、今日は秘書のみなさんに伝授してみますね!
ぜひご参考にしてみてください。

会社名、役職、お名前はセットで覚えよう!

上の句と下の句、ではありませんが、「○○会社と言えば、△△社長」と覚えるようにしていました。
お名前だけではなく、会社名まで頭の中にインプットすることで、自然とアンテナが高くなり、新聞やテレビのニュースが入ってくるようになります。
それにより、お取引先の慶弔対応がスピーディーになったのは副次的効果でした。

秘書になりたての頃、お取引先の人事異動を見過ごして冷や汗をかいたことがあったんです。
(先述のスーパー秘書の同僚が異動をチェックしてくれていたので大事には至りませんでした。)

3月~4月にかけて人事異動が多い季節ですよね、早い企業ですと1月ぐらいから発表が始まります。
上司の大事なお客様の会社名がだいたい頭に入っていると、この時期が少しだけ楽になるかと思います。

会話の中で「○○様」とあえて名前を呼ぶ

スケジュール帳にお客様の名前を書く、カレンダーに入力する、などだけではなかなか記憶に残りにくいですよね。

私はあえてお名前をお呼びすることで、「音」としても自分自身の頭の中にインプットできるように心がけています。
お客様がオフィスにいらした際には、積極的にお名前を呼びながら会話を進めるようにしています。
お電話でお話する際にも、極力お名前を交えて会話するようにしています。

そうすることで、上司から「この前会った○○さんと連絡が取りたい」と急な依頼があった場合も、「音」の響きからお客様のお顔や雰囲気を思い出せるようになりました。
同時に、その時の情景も一緒に思い出せるようになり、「前回お越しになった時は寒い時期だったな」「株主総会の直前で忙しい時期だったな」などと記憶が想起され、過去のスケジュールをピンポイントで探し当てることもできるようになりました。

視覚や聴覚などいろいろな感覚を使って覚えていくのも、ちょっとしたコツかと思います。

ちょっとした情報でも、すべて記録しておく!

上司から教えてもらった情報や、雑誌の記事などで得た内容は必ずメモしておきます。
人間の記憶は本当に頼りにならないですよね(私だけでしょうか?)。
その時に「なるほど!」と思ったことでも、忙しい業務に追われて時間が経つとすぐに忘れてしまっています。

本当にちょっとした情報でもいつか自分を助けることがあるかも、と思ってすべて記録しています。
例えば、上司と同郷のご出身である、趣味はゴルフ、最近腰痛に悩んでいる……など。
それにより、人物像がクリアになり記憶が楽になるんです。

また、都度その内容を引継書に更新しておくことで、自分に急な転勤や係替があっても慌てずに済みます
引継書の更新時間がないときは、こっそり名刺の裏に情報を書き残していました。

ある時、お客様をゴルフにご招待するための準備を進めていました。
頻繁にお会いする、かつ大事なお客様だったので、お渡しする手土産がネタ切れで何を買うべきか悩んでいました。

そんな時、自分の引継書にヒントがないかと何気なくページをめくってみました。
そこには「○○社長は、ご当地ソースが好き」というメモが書き留められていたんです。
書いた本人である私もすっかり忘れていたのですが、これを見つけたお陰で本社周辺で有名なソースを購入し、喜ばれたということがありました。

お客様との会話の中から得たエピソードを記録する

お客様がいらした際、入口から応接室へご案内する間にお話する機会があるかもしれません。
その機会は大チャンス!
会話の内容を記録しておくことで、次回のご来訪時も、前回のエピソードを交えて会話をすることが可能になります。

以前、お客様をご案内する際に「以前にお目にかかった際はお嬢様の受験が終わってご安心なさっていましたね。その後、学校には楽しく通っていらっしゃいますか?」などとお声を掛けてみました。
お客様がお帰りになった後、上司から「さっき面談した○○さん、あなたのこと褒めていたよ」と間接的にお褒めのお言葉を頂きうれしかった記憶があります。

難しい仕事の話の前かもしれませんが、お客様にホッと一息入れていただくことができれば、リラックスして商談が進み、上司を助けることになるのかもしれませんね。

下手でも大丈夫!似顔絵を描いておく!

見た目に特徴がある場合(例えば、眼鏡をかけている、おでこに大きなホクロがあるetc……)、文字を書くよりも手っ取り早いので似顔絵を描きます。笑

絵のクオリティーは関係ありません!
お客様をイメージして描くことで、より覚えやすくなるのです。
また、その似顔絵を見返した時に、お客様を思い出しやすくなります。

頻繁にお会いするお客様は自然と覚えられると思いますが、年に数回しかお会いする機会がないお客様だと、似顔絵を描くことで、お会いした時を思い出し易かったので、実はオススメの方法です。

秘書の記憶術 ~番外編~

秘書としてお客様を覚えることが何より大切なことですが、「○○さんの秘書」として自分自身を覚えてもらうことも大事なことですよね。

そこで、覚えてもらうためにこのようなことを実践していました。

  • 同じ色味のスーツを着用(面倒くさいということもありましたが……)
  • いつも同じヘアスタイル、メイク(ルーティン化できて朝の準備が時短になり一石二鳥!)

そんな努力をしていたのにも関わらず、社内には私から見ても自分と似ている社員がいたんです。
お客様から時々、「御社の社内報を見ましたよ。〇〇さん載っていましたね!」と言われたこともありました。
100%私ではないのですが、その時は「ご覧頂いたのですね!ありがとうございます。」と素直に受け入れておきました。(笑)

お客様を大事に思い、覚えようとする努力が大事!

いかがでしたか?
私自身、お客様の顔や名前を覚えるのが不得意な方だったので、どうにかして覚えなくてはと必死になって試行錯誤しました。
どう覚えたら良いかを考えながら、今回ご紹介した方法でなんとか乗り越えました。

お客様を覚えることができれば、特別扱いされている!と感じていただき、お客様と上司、また上司と秘書の関係がより円滑になるかもしれません。

ぜひ参考にしてみてください。
秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

hiyoko

元秘書です!秘書経験を活かして現在は大学院にて
役員の健康管理における秘書の取り組みについて研究しています♪

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