秘書への登竜門!内定を勝ち取る面接のコツ!

こんにちは!LISAです!

就職活動や転職活動の際に、誰もが経験する面接。
皆さんも一度は経験をされているのではないでしょうか?

私自身は面接が苦ではないタイプでしたが、「面接が控えていて緊張して眠れない!」というような方も多くいらっしゃいますよね。
今回は面接時に何を意識したらいいか、どんな準備をしたらいいのか、私が考えるちょっとしたコツをお伝えしたいと思います!

面接前にこれを準備!

まずは、会社概要をチェックしておく

これは当たり前のことですが、面接官は候補者が会社のことを知っていることを前提として面接を進めますので、ホームページなどで、その会社の理念、事業内容、成り立ち、役員構成などを確認しておくことはマストです。

あまり注目されないかもしれませんが、ミッションやバリューというのも事前に確認することをオススメします!
会社として大事にしたいことや目指す方向を簡潔に表している文章ですので、それが自分の考えと合致するかどうかは大事なポイントになるかと思っています。

「弊社の事業内容で興味のある分野は何ですか?」といった質問は面接でよくある質問です。
その際にきちんと答えられるように調べておくとよいですよね。

また、役員の名前を頭に入れておくことも、面接時に役立つことがあるでしょう。

私が実際に受けた面接で、こんなことがありました。

「書道の資格を持っているそうですが、社長の名前を書いてください」

……。面接で字を書くというのは初めての経験でしたが(笑)、秘書は社長や役員の代筆をすることも多くありますよね。

珍しい例だとは思いますが、改めて役員のお名前を確認しておくことは重要だと痛感した出来事でした。
全員は難しいかもしれませんが、せめて、社長の名前はフルネームで(もちろん漢字で!)覚えておきましょう!

自分の経歴はしっかりと整理しておこう!

面接では、「それでは、まず最初にご自身の経歴を簡潔にお話ください」と言われてスタートすることが多いです。
学歴、職歴、仕事をする上で大事にしてきたことなど、短めにまとめておくと良いでしょう。

学歴では何を専攻し、学んだのか。職歴ではどういったキャリアを歩んできたのか。
追って詳しく説明する時間があるかと思いますので、自己紹介として1分程度にまとめるとよいかと思いますよ。

また、学生時代の部活動の話や資格の話、これだけは人に負けない自信があるというものなど、いくつかアピールポイントを用意しておくとGOOD!

あまり長いと相手も飽きてしまいますし、途中から内容が入ってこなくなることもあります。
内容は簡潔に、アピールするべきところはしっかりと!

面接でよく聞かれる質問は!?

次に、聞かれることの多い質問をいくつかご紹介します。

①転職理由

転職理由は必ず聞かれることでしょう。
ここであやふやな回答をしてしまうと印象が良くないですから、面接官を説得できるような明確な理由をあらかじめ準備しておきましょう。

でも、明確な理由と言われても難しいですよね。コツは客観的な尺度で話しをすること

例えば、「現在の職場は業務量が多くて忙しい」と伝えた時、「業務量が多い」「忙しい」感覚は人によってちがうものですよね。
「一日に〇件ぐらいの○○を対応する必要があって業務量が多い」「毎日〇時まで働いても終わらない」など数字を入れて話すと相手にも伝わりやすく納得感が得られやすくなるかと思います。

また、ネガティブな理由だけではなくて、今回の転職で自分は何を叶えたいのか、何を変えていきたいのかを前向きに話すこともポイント!

②志望理由

この質問も必ず聞かれることの一つ。

数多くある企業の中で、その会社を選んだのか理由は何か。
これは素直な理由を話すと良いと思います。

相手は面接のプロ、百戦錬磨ですから、本心で話しているかどうか見抜くことは簡単です。
なぜその会社を選んだのか、魅力を感じたのか、熱い気持ちを伝えましょう!

例え転職エージェントからの推薦で志望したとしても、「〇〇エージェントさんから受けたほうがいいと言われたので…」というのはNG!
あなたが面接官だったとしたら、そんな回答うれしくないですよね。
きっかけは第三者からのご紹介だったとしても、その後に調べて発見した企業の良さや、自分の考えとの類似点などを伝えるようにしてみてください!

③秘書として必要な要素は何か

秘書職として転職をするわけですから、自分が大切にしている秘書としての要素やスキルをまとめておくと良いと思います。
詳しくは別の記事に書いたので、こちらを読んでみてください!

面接で意識しておくと良いポイントは…?

では、実際に面接の際、どんなことを気をつけるとよいでしょうか。
ポイントをまとめてみました。

①第一印象と受け答え

先ほどもお伝えした通り、相手は面接のプロ
第一印象である程度の評価をすることでしょう。
笑顔は人を魅きつけるパワーを持っていますし、礼儀のない人を採用しようとはあまり思わないですよね。
笑顔とマナーは必須です。

面接室に入る時には面接官の目を見て笑顔でご挨拶を!
また、受け答えは大きな声ではっきりと。

小さな声でボソボソと話しても、相手がストレスを感じてしまうだけなので、出来るだけ大きな声ではっきりと話すことを心掛けましょう!

②面接で企業側を見極めること

面接は自分がテストされる場だと思っている方は多いと思います。
もちろんそれはその通りなのですが、私は候補者が企業側を見極める場でもあると思います。
お互いがお互いを選ぶ対等な場なんです。

面接はその会社を訪問する機会ですから、会社の雰囲気がどんな様子かリサーチするチャンスだと思ってください!
どんなに条件や待遇が良いとしても、実際に働いてみると「あれ?」と思うこともあるものです。
そういった違和感を出来るだけなくすためにも、面接を受けた際の直感を大切にすることも必要でしょう。

面接で訪問した際の個人的なオススメとしては、会議室だけではなくオフィスの様子を見せてもらうことです。
面接終了後に「オフィスで働いている方々の様子を見せてもらってもいいですか」と聞いてみてください。
机の上の様子、雑談してる人の様子、社員の方の服装、などなど、一瞬でも確認ができれば自分がその場に馴染めるかどうかイメージが湧くかと思います。
最終面接の際などに最後の決め手として確認することをオススメします。

③自信を持つこと

これは意外と難しいことですよね・・・。
私自身、自信を持つことがとても苦手です。

でも、面接の場ではそんな弱い気持ちでは戦えません!
どんなことでも、過剰な自信は敗因の元となりますが、それと同じくらいに自信の無さが敗因となることもあるのです。
たくさんの候補者がいる中で勝者になるには、今までの自分のキャリア、養ってきた力を信じることが大切です!

いかがでしたでしょうか?
企業によって面接の形は異なりますが、少しでも参考になれば幸いです。

ちなみに滑舌に自信がない方は、ワインのコルクを上下の歯で噛んだ状態で、言葉を話す練習をすると良いですよ!
ぜひ試してみてくださいね。

秘書の皆さん、今日も一日お疲れ様でした!

 

LISA

一部上場企業、外資広告代理店、ベンチャー企業など様々な会社にて秘書として勤務。週末は茶道の師範として、お茶のお稽古をしています!

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