スカウトしたい!こんな方も実は秘書さん向き!?~お人柄編~

秘書 性格

秘書のみなさん、こんにちは! ナミコです。

今回は『スカウトしたい!こんな方も実は秘書さん向き』の第2弾、お人柄からアプローチしてみたいと思います。
今まで私が実際にお仕事をご一緒した方など、実体験を元にお伝えしたいと思います!

秘書を志す方にも参考になれば幸いです。

第一弾はこちら!

①好奇心旺盛!

秘書 性格

Hisholioの根本理念のとおり、まさに『秘書の仕事に正解はない』!
「秘書の一日」=「イレギュラーの連続」ですよね。
変更、キャンセル、急ぎ、割り込み、電話、アポなしの来客……。
私もついつい言ってしまいますが、都度「そんなの聞いてない!」と言ってみたところで、仕事はなくなってくれません…(笑)。

上司によっても企業によっても、たとえ秘書歴が何年あっても、秘書のお仕事はとにかくわからないことだらけ。
だからこそ、わからないことで落ち込んでしまう方よりも、「今日は何が起こるかな?」と未知の体験を面白がれる方こそ、秘書というお仕事にぴったりなのではないかと思います。

そして修羅場を乗り越えた経験は、ぜひこちらで記事にして、みなさんとシェアしてくださいね。

②お料理が得意!

秘書 料理

以前お仕事をご一緒した先輩秘書さんは、一瞬で物事に優先順位をつけ、隙間時間をうまく使って全方向的にベターな解決策を提案できるスーパー秘書でした。

そんな彼女に前職を聞いてみたところ、なんとお料理教室の先生だったんです!
確かに先生のお仕事ともなれば、毎回バランスの良い献立を考え、生徒さんにわかりやすく説明し、いくつもの作業を同時進行で進め、その合間には洗い物をして……すべて時間内に同時に完成させる手腕が必要ですよね。

それだけの段取り力があれば、生ものを扱わない秘書の仕事など簡単なんだろうな、と妙に納得してしまいました。

品数の多いお料理を作り慣れている方、家事でも「段取りが良い!」と褒められたことがあるという方は、ぜひ秘書職に挑戦されてみてはいかがでしょう。

③人の顔や名前を覚えるのが得意!

人の顔を覚えるのが得意 仕事

お取引先などの重要人物のお名前だけに限らず、社名、製品、ビジネス用語から上司の好きなメニュー、手土産の銘柄まで……。
とにかく覚えておかなければいけないことが多い秘書のお仕事。

そんな秘書のお仕事にも通じる職業の方と言えば、どんなお仕事が思い浮かびますか?
私は「先生」です。

実際、私のこどもが通う保育園の先生も、一瞬にして親子の顔と名前を覚え、こちらはまだ覚えきれていない入園直後からご挨拶してくださいます。
うっかり名札を忘れた日でも、担任以外の先生にも名前を聞かれたことは1度もなく、感動もの!
しかも卒業生や兄弟の名前までカンペキ!

思わず「先生、秘書のお仕事にご興味はありませんか」と怪しくスカウトしたくなりました(笑)。

その記憶力をもってすれば、上司とも「あれ手配しておいて」「はい、あれですね、承知しました」という熟年夫婦のようなやりとりも日常となるでしょう。
うらやましい限りです。

④プライドやこだわりが少ない!

秘書 プライド

以前の職場で新人として入社された秘書Aさんは、一流大学卒で前職は大手航空会社のCAとのことでした。
事前に知らされていた私たちは、華麗な経歴に、どんな方が来られるのかウキウキ・ソワソワ。

いよいよ出社初日、Aさんの第一印象は私たちのイメージ通りの方でした。
一流ブランドのパンプスをコツコツと響かせ、ロングヘアをシニヨンにまとめ、清楚なスーツ姿。

首元にはこれまた一流ブランドのスカーフをリボンのようになびかせて、完璧な最敬礼で「よろしくお願いいたします」とご挨拶してくださったんです。
私も思わず直立不動で自己紹介したのを覚えています(笑)。

しかしAさんがお仕えする上司は、普段着が作業服で、足元の悪い現場への急な出張が多く、また口数も少なく思い付きで行動するタイプ。
余計なお世話と思いながらも「カジュアルなお洋服も用意されておくといいですよ」とお伝えしました。

すると翌週、出社してきたAさんにびっくり。
ロングヘアはバッサリカット、ポケットがついたストレッチパンツにシンプルなカットソー、さらに足元は足音のしないオフィス向けのスニーカーを着用。
まさに初日とは180度イメージチェンジされていたんです!

ヘルメットと作業服を着用しての同行も楽しそうにこなされ、無口な上司とも上手にコミュニケーションを取られていました。
さらに後日「ナミコさんに初日にいただいたご助言がとてもありがたかったです!」とおやつの差し入れまでいただき、私がメロメロになったことは言うまでもありません(笑)。

⑤新しいツールも難なく使いこなせる!

秘書 ITスキル

特にコロナ渦以降、電子機器の出番が飛躍的に増えましたね。
「今からWEB会議するからセットして」
そんな上司の無茶ぶりに対応するのも今では秘書のお仕事。

スマホの設定からウイルスソフトのインストール、WEB会議の招待や背景の選択、マイクのテストまで、意外に対応事は多いもの。

新しいツールを使いこなし、なおかつ上司にもわかりやすい説明ができる秘書さんがいらっしゃれば、上司も周囲もとても心強いと思いませんか?
その際ちょっとした操作のコツや時短のアイデアもお伝えすることができれば、上司の作業効率もアップし、自分の仕事も減って一石二鳥!

プライベートでも電化製品の配線が1人でできる、取扱説明書を読むのが苦ではない、携帯電話の最新機種でも難なく使いこなせる、という方はぜひアピールポイントとしてお考えくださいね。

⑥趣味や特技がしっかりある!

秘書 特技

アピールできる趣味や、心から好きなものがある方は、どんな場面でも会話が盛り上がっているように感じます。
これは秘書に必須と言われる「コミュニケーション力」にもつながるのではないでしょうか。

例えば自分の上司以外、誰も見知った方がいない会食やパーティーの席。
当たり障りのない話題でニコニコしているだけでは疲れてしまいますよね。
そんな時に趣味やお好きなものを話題にできれば、気が進まない席でも楽しい時間が過ごせるのではないかと推測します。

ちなみに私は野球が大好きなので、どんな方とも(もちろん海外の方とも!)野球の話題で盛り上がることができます。

そもそも好きなことを話している時は、知らず知らずのうちに笑顔で饒舌になっているもの。
調子に乗り過ぎて迷惑な顔をされてしまうのはもちろん論外ですが、「あの方はお話ししやすい方だな」と好印象を持っていただけるのではないでしょうか。

特に外国の方は、日本文化に興味津々。
何らかのオタクである自覚がある方は思い切って話題にされると、きっといつでも誰とでも楽しい時間を過ごせるのではないかと思います。

自分の適性を上手に生かして楽しい秘書ライフを!

秘書 転職

今回は笑顔やコミュニケーション力、マナーなど、秘書としての適性としてよく挙げられるものではなく、実はこんな方も向いているのでは?と思ったものをいくつかご紹介いたしました。
みなさんに当てはまるものはありましたか?

実際、語学力や身のこなしは、「習うより慣れろ」の部分も多く、秘書としてのお仕事をしている中で自然に身につくことも多いように思います。
しかし性格や生まれ持った才能は、仕事によってころころ変わるものでもありませんよね。

みなさんがご自身の適性をうまく生かし、秘書として楽しくお仕事できることをお祈りしております。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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