転職後の秘書さん必見!新しい会社で押さえるべきABC!

秘書のみなさん、こんにちは。サヤです。

前回、前々回と、私の秘書としての3度の転職経験を記事にさせて頂きました。

「これが秘書のリアルな転職事情!私の実体験をお話しします!」
「秘書の転職の強い味方!転職サイトとエージェントの違いを把握して賢く活動を!」

今回はその締めくくりとして、転職先に少しでも早く溶け込み、円滑に秘書業務を行うためのポイントをお話しさせていただきます。

転職したばかり、あるいは新天地での活躍を目前にしている秘書さんの参考になれば幸いです。

秘書の転職を成功させるためのキーは!

特に初めての転職では、これまでの会社と新しい会社の違いに戸惑うかもしれません。
会社規模、歴史、業種や業界、日系か外資系か、上場企業か非上場か、プライベート企業かなどにより、企業文化や風土は大きく異なることがあります。

以前の会社での常識が新しい会社では非常識だったり、その逆だったり。
明文化されていない暗黙のルールのようなものが存在することもあります。
このような違いを受け入れ、新しい環境に適応していくことが、転職を成功させる一番のキーかもしれません。

また、転職先でのNGワードのひとつが「(新しい会社でのやり方を否定しながら)前の会社では〇〇だった」です。
「出羽守(でわのかみ)」なんていう言葉もありますが、「前の会社では」「大企業では」「外資系では」などと他者の例を引き合いに出して物事を語っていると耳障りに感じる人も多いものです。
特にキャリア採用(その職種の経験者を即戦力として採用すること)での転職者がおかしがちなミスです。

恥ずかしながら私もご多分にもれず、3度の転職で毎回やってしまいました。
はっと気がついて口を慎んだ経験があります。

前述の通り、キャリア採用された転職者は即戦力、経験を活かすことが大前提です。
しかし、転職先企業で受け継がれてきたことや、既存の方々をリスペクトすることが大切です。

まずは一旦受け入れたうえで、徐々に自身の経験を活かしたやり方を提案していく、新しいやり方に変えていくなど、配慮したいですよね。

新しい職場で円滑に秘書業務を行うためのポイント3つ

転職先では、「秘書のスペシャリスト(秘書業務の専門知識やスキルを持つ経験者)」として扱われます。
また、周囲からは「お手並み拝見」と興味津々な目で見られることも。

最初はわからないことだらけなのは当然ですが、要職にある上司を支える秘書が中途入社を理由に「できない」「わからない」ばかり言ってはいられませんよね。

3度の転職経験を持つ私が考える、慣れない職場で少しでも早く円滑に秘書業務を行うためのポイントを3つ、お伝えしますね。

ポイント1. 社内インフラ、特にIT関連に慣れる

スケジューラー、会議室予約、経理処理、各種申請など、秘書業務を円滑に行うために必須のインフラ。
最近はデジタル化している企業も多いかと思います。

私の場合、転職先のデジタル・スケジューラーが前職とは異なるものでした。
秘書業務の要とも言えるスケジューリングに支障をきたさないよう、少しでも早く慣れるために必死に頑張った記憶があります。

ポイント2. 社内組織を把握する

スケジュール調整ではもちろん、上司の代理で社内各署に連絡や問い合わせすることも多い秘書。
何を・どの部署の・誰に問い合わせたらよいか?がわかると、秘書業務が円滑になりますよね。

社内の組織図や電話帳が参考になると思いますが、実際にはどの部署にも「キーパーソン」が存在するもの。
情報ツウで部内に顔が効くような存在がだれなのかを早めに見つけて仲良くなると仕事がグンと楽になります。

私はわからないことは早期にしかるべき人に聞いて、秘書業務への支障をひとつでも減らすよう心がけました。

その時に手を差しのべ、アドバイスをくれた方々は社内人脈となり、その後も折にふれお世話になりましたし、私もお役にて立てることは進んで協力しました。

ポイント3. 人間関係を築く

秘書業務を円滑にするため、上司、上司を取り巻く社内外関係者との人間関係はとても大切です。
とは言え、相手あってのこと、特に上司との距離感は難しいですよね。
上司の性格にもよりますし……。

フランクな方でしたら関係構築も早いかもしれませんが、シャイな方、ちょっと気難しい方の場合は、様子を見つつ、秘書から歩み寄るのがよいと思います。

過去に私が担当していた役員はシャイで気難しく、おまけに超多忙で、最低限の会話をするのがやっというタイプでした。

そこで私が考えたのは「エレベータ前トーク」です。
上司は日常的に役員車を利用していたので、地下駐車場に降りるエレベータを待っている間、スケジュール確認プラス世間話で距離を縮めたというエピソードがあります。

これにより、コミュニケーションをとりやすくなり、秘書業務がスムーズになりました。

上司にかかわらず、人間関係構築には自分から歩み寄る姿勢が大切だと思います。
なるべく直接会って話す、無理なら電話でも、というようにコミュニケーションの量にこだわるのもオススメです。

秘書として3度の転職を経験して思うこと

3度の転職、現在の会社を入れると4社で秘書を経験していることになります。

それぞれの会社での出会い、学びは大きく、今につながっていると思っています。
転職には大きなエネルギーが必要ですが、「現状を変えたい!」「新しい世界で挑戦してみたい!」と考えている秘書さんは、一歩踏み出してみてはいかがでしょうか。

そんな秘書さんの一助になればと思い、3回に渡り私の転職経験をお話させて頂きました。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです。

サヤ

日系・外資系、上場・プライベートなど、複数の異なる企業風土で、多くの個性豊かな役員の秘書を経験。現在は企業内スタートアップ事業CEOの秘書を担当。私の経験が何かしら、みなさんのお役に立てば嬉しいです!

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