秘書の転職活動!準備しておきたい必須アイテムと面接のQAを大公開

秘書のみなさん、こんにちは! ナミコです。

現在秘書としてお仕事されている方、これから秘書としてお仕事をされる予定の方へ。
おそらく誰もが通ってきたであろう「採用面接」。

今回は第一志望の面接において、内定率100%の私が(笑)、実際に秘書として採用面接で心がけたこと、具体的な質問内容とその回答をご紹介したいと思います。

みなさんの今後の就職活動の機会に、お役立ていただければ幸いです。

まずは「秘書の私」という商品カタログを作成する

面接に臨む、ということは、書類選考は突破したということ。
「秘書としていかに魅力的に自分を見ていただくか」と考えた私は、試行錯誤の上、下記のものを常備することにしました。

  1. デキる秘書に見える就活用スーツ(夏・冬用)とインナー一式
  2. 足が数倍キレイにみえる(もちろんピカピカにお手入れした)一流ブランドの7cmヒールパンプス
  3. 上品な腕時計と小ぶりで華奢なアクセサリー
  4. 目立たない、けれどお手入れしている風に見える、ナチュラルなカラーのマニキュア
  5. 就活専用のヘアスタイルと、黒いリボンバレッタ
  6. 敢えて小さめの黒いハンドバッグ
  7. アイロンをかけた大判のレースのハンカチ
  8. それらをすべて身に着け、写真室で撮ったデキる秘書風の写真(もちろんデータも)

スーツ、インナー、パンプス

  • デキる秘書に見える就活用スーツ(夏・冬用)とインナー一式
  • 足が数倍キレイにみえる(もちろんピカピカにお手入れした)一流ブランドの7cmヒールパンプス

こちらはカラーアナリストの資格を持つ友人のアドバイスも参考に。
自分に一番似合うと思われ、なおかつ着心地のいいものを選び抜きました。

私の場合、スーツは夏冬用ともトップスはパフスリーブで紺色、スカートもフレアとタイト、2種類あるものをチョイス。
そのため「学生時代から着ているリクルートスーツを引っ張り出して来ました」という雰囲気は皆無です。

靴も高価なので(笑)、汚さないように歩くよう心がけることで、自然と上品な立ち居振る舞いになります。
もちろん日ごろからお手入れをしているので、急な面接でも慌てたこともありません。

長時間の面接でも疲れず、着るのも履くのも楽しみなぐらいです。
そのためか面接で緊張もしたことがありません。

腕時計、アクセサリー、マニキュア

  • 上品な腕時計と小ぶりで華奢なアクセサリー
  • 目立たない、けれどお手入れしている風に見える、ナチュラルなカラーのマニキュア

こちらは面接先企業のドレスコードを探る意味も兼ねています。

仕事中にもつけるであろう腕時計やアクセサリーは、面接にも着けていくようにしています。
上司になる予定の方や、同僚になるかもしれない秘書の方の装いと比較し、「この会社に合うかどうか?」の基準としても役立ちます。

携帯でも時刻が確認できる時代ですが、あえて腕時計をつけていると「時間管理がしっかりできる人」というイメージ作りにも役立ちますし、現にお仕事中でもキョロキョロせず時刻を確認できますのでオススメです。

ヘアスタイル、ヘアアクセサリー

  • 就活専用のヘアスタイルと、黒いリボンバレッタ

こちらは美容師さんのアドバイスも参考にしました。
自分の髪質やクセがきれいに出るようにセット。
華やかになるよう、頭頂部を膨らませ、黒のリボンバレッタでまとめていました。

こちらも就業後のイメージをしてもらいやすいよう、「普段の髪型を少しフォーマルにした雰囲気」を心がけていました。

ハンドバッグ、ハンカチ

  • 敢えて小さめの黒いハンドバッグ
  • アイロンをかけた大判のレースのハンカチ

こちらは以前上司からいただいた、「最近はハンカチも持っていない女性が多いんだよ」という苦言を踏まえています(汗)。
「きちんとしたマナーをわきまえている」と思っていただけるかな、というあざとい考えで「見えるように」持参していました。

また、小さめバッグのほうが、整理整頓できる人と思ってもらえるかな、とこちらもあざとい理由でのチョイスです。
もちろんエコバッグを忍ばせ、いただいた資料があれば、そちらに入れて持ち帰っていました。

履歴書の写真

  • それらをすべて身に着け、写真室で撮ったデキる秘書風の写真(もちろんデータも)

そして履歴書にはこちらの写真を貼付。
結果、面接時の第一印象は抜群だったようです。
自信を持って、質問にも堂々と受け答えすることができました。

この1~8を「面接用セット」として用意しておくことで、余計なことを考えずに済みます。
お時間がある時に、じっくり揃えられてはいかがでしょうか。
後々まで考えるとコスパは抜群ですよ。

いよいよ面接の質疑応答へ!

志望動機について

こちらは導入句と言っても過言ではないテッパンの質問ですよね。

みなさんもきっとそうだと思うのですが、私はその会社に何らかの魅力を感じなければ応募しません。
しかも嘘がつけない性格なので、取り繕った回答は口が回らず、すぐに顔に出てしまうんです(笑)。
そこでこの質問には、いつも思ったことを素直にお伝えするようにしています。

例えば……

  • 製品を愛用している
  • 地元企業でイメージが良い
  • 知り合いや先輩社員のお話が魅力的だった
  • 通勤が楽である
  • 社長が若い、女性である、女性の割合が高い、または低い(秘書の場合)
  • 離職率の低さ、社員平均年齢や構成比、など転職サイトやエージェントで得たプラスの情報

など、あえて模範的な回答をするように心がけています。

また、この質問は過去ほぼ100%最初に投げかけられました。
そのため、私は思ったことを素直に伝えることでリラックスし、また、声のトーンや話し方を整える、自分のアイドリングにも使うことが多いです。

今まで受けた質問で印象に残っている質問と自分の回答

Q. いままでの仕事においての喜・怒・哀・楽、1つずつエピソードを挙げてください

A.
喜 → 難しいご要望のお客様のお願いを叶えられ、以後ご指名をいただくようになったこと
怒 → 電話が途切れて聞き取りにくい旨を伝えただけで、ぶちっと切られた電話に対して
哀 → 依頼されていたものをすべて1日違いで手配していた自分の不甲斐なさに
楽 → 職場の屋上という特等席から、職場全員で観た花火大会

この質問の回答は予め準備しておかれると、前職でのエピソードを聞かれた際にも流用できるかもしれません。
特に秘書のお仕事では「怒」は思いつかないことも多いかと思いますが、あえて当たり障りのない回答を考えてみておかれてはいかがでしょうか。

Q. メーカー勤務されていたとのこと、代表的な製品と用途を教えてください

A. 当時の会社が作っていたのは、主に空港で使われているマニアックな部品でした。
そのため、専門外の方にも分かりやすいように一生懸命説明しました。

直近の職場や、履歴書で印象に残る社名、逆に知名度の低い会社での仕事内容は掘り下げて聞かれることが多いです。

期間の長短にかかわらず、在職した会社では秘書のたしなみとして、会社全体の事業内容や取扱い製品などは一通り勉強しておくと、自分の言葉で語ることができるかと思います。

Q. 前職の経験で当社でも活かすことができるものはありますか?

A. 私は機械や部品が好きで、自社製品に愛着が湧くタイプです。
そのため、前職でも秘書でありながら、製品カタログ更新の際の委員会のメンバーに入っていました。
この経験を活かし、なじみのない製品でも勉強して、秘書という立場から社外に宣伝することができます。

この質問をされたのは、同じくメーカーで、取扱商品がニッチな分野の会社でした。
私が機械や部品が好きなのは事実で(笑)、我ながら本当に楽しそうに語っていたようです。

後日内定のご連絡をいただいた際、「うちの製品を愛してくれそうだったのが決め手になった」と言われ、とても嬉しかったのを覚えています。

最後に

今回私なりに経験したことをまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか。

もちろん私も面接通過率100%ということはなく、「お祈りメール」をいただいたことも数知れず。
ただ、「この会社で働いてみたいなあ」と感じた職場では、今のところ100%内定のご連絡をいただいて、現在に至ります。

上記の回答は模範解答ではなく、不快感を感じる方も、プラスイメージを持っていただける方もいらっしゃると思います。
あくまでも私の実例をご覧いただきました。

みなさんが無理なく自分をアピールできる面接を通して、ご縁のある会社で楽しくお仕事できますよう、お祈りしております。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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