今年こそバタバタしない!年末ならではの秘書業務をスムーズにこなすコツ!

秘書 年末年始

秘書のみなさん、こんにちは!ナミコです。

年末は年に1度のお仕事が毎日のようにあり、いつも以上に落ち着きませんよね。
そこで今回は、年末ならではのお仕事について、ちょっとしたコツをお知らせしたいと思います。

年末の慌ただしさを乗り切るヒントになれば幸いです。

アポなしのお客様の対応はこちら!

年末年始 ビジネス スケジュール

いくらスケジュールを抑えていても、アポなしで年末年始のご挨拶に来られるお客様。
もはや年末年始の風物詩とも言えるのではないでしょうか。

お客様からすれば「わざわざアポイントを取ってまでお伺いするほどの用事ではないので」とのお気遣いも、ちりも積もればかなりの時間が必要に。
さらには「ちょっと近くまで来たので」と全然ちょっとではない時間を過ごされていく方も……。

しかもアポなしでいらっしゃる方は、かなりの確率で上司のお友達や親しい間柄の方が多いんですよね。
このような方がご来社された場合はどう対応するか悩ましいところです。

そこで留意しておきたいポイントを3つ挙げてみたいと思います!

①対応内容をあらかじめ上司と決めておく

事前にできる限り、お友達や古くからのお知り合い、OBなどがいらした場合はどうするかを上司と話し合って決めておくのが大事です。

例えば、こういったように……

  • お取引先の〇〇様がいらしたら、お知らせすること。ただし月2回以上の場合は日を改めていただく(上司からもお伝えしているので遠慮なくお断りする)
  • 「これ渡しといて」というようなご用件の方は、事前に連絡がなかった場合は秘書が受け取る。(事前に連絡いただくよう、親しい人にはお願いしているため)

②「親しいリスト」でタイミングを記憶

①の対応を判断するために「親しい人リスト」を都度更新し、タイミングを覚えておきましょう。

アポなしでも上司が面会した場合、お客様の帰り際にお茶を下げたりお部屋を片付けながら、さりげなく「今後もお取次ぎした方がよろしいですか?」と確認しています。

「学生時代の友人で、近くで働いているんだよ」とか、「若いころお世話になった方でね」とか、些細な情報でも得られれば、今後の対応にも役立てることができます。

③年末年始は上司のスケジュールをゆるめにしておく時間帯も

12月、1月の11:00代と14:00時代はスケジュールをゆるめにしておくのがオススメです!
これは経験上、アポなしのお客様がふらりとやって来ることが多い時間帯だからです。

自分に置き換えてみても、「近くに来たから、ちょっと寄ってみよう」と、朝9時に思う可能性は低いと思いませんか?
私なら「いや、さすがに朝1番は忙しいよね?」と遠慮してしまいます(笑)。

「忙しいとは思うけど、今頃だとちょっと落ち着いているかも?」と思えるのは、お昼前やお茶の時間などではないでしょうか。
タイミングが良ければお茶かお昼でもご一緒できれば……、と思われる方も多いようです。

まさに秘書にとってはほっと一息、と思ったらアポなしのお客様が続々と!と慌てるタイミングでもあります。
そこで年末年始のこの時間帯は、いつもより少し余裕を持ってスケジューリングをするようにしています。

ただでさえ慌ただしい年末年始、普段より少し余裕を取っておいて損はないはず!
何事もなければゆっくりお食事をしていただけますし、会議が少し長引いても安心です。

続々と届く荷物の対策は……?

年末年始 秘書

お歳暮やカレンダー、季節限定のチラシに喪中のご挨拶、クリスマスカード……と郵便物が膨れ上がるのもこの季節。
受け取ったと思ったらまた次が!息つく暇もありません。

こんな時期は在宅勤務日にも気を付けなければなりません。

当社には毎年お歳暮として、名産のみかんを送ってくださるお取引先があります。
なんと昨年はタイミング悪く在宅勤務が続いていた週に届いてしまい大慌て!
出社日を急遽変更して、社内へのみかんの配布に追われました(笑)

そこで今年は予め年末年始に届きそうなものを予想し、それぞれの置き場所を区切りました。
部署全体として、在宅勤務日が3日以上続かないように全員で調整。
誰が受け取ってもとりあえずそのエリアに置くようにすることで紛失や劣化を防いでいます。

また、宅配便の担当者さんが顔なじみであれば、簡易的な置き配を依頼することも。
上記のエリアをあらかじめお伝えしておき、「どこに置きましょうか?」というやり取りを省略。
はんこはまとめて押すようにしています。

あわせて、12月に入ると受付カウンター横に営業日を書いて印刷したものを大量に用意。
「御社の年末年始の営業日を教えてください」と聞かれる前に、ご自由にお持ちいただけるようにしています。

納会、忘年会の準備にも追われる年末!

オンライン忘年会 ビジネス

オンラインで行われることも増えた納会。
当社も昨年、初めてオンライン納会が開催されました。

また、当社の場合はいきなり社内旅行や懇親会の開催が決まるのも、実はこの季節なんです。
当社は12月が決算なので、開催可否が決まるのが(予算の見通しがつくのが)年末ぎりぎり。
コロナ渦以前は、いきなり「社員旅行、やっぱり行くことにしたからよろしく!」と2週間前に言われることもありました。
昨今は新型コロナウィルスの影響でその可能性がなくなってほっとしているところです(笑)

今年は時間的余裕がある12月上旬の間に「オンライン納会のお知らせ」をあらかじめ作成して用意。
開催が決まると同時に発信できるように準備しました。

また昨年から、本来忘年会に充てる予算を、社員全員へ予算相当のカタログギフトとして配布することになったんです。
その数を数えておいて、1クリックで注文できるようにこちらも準備しておきました。
どちらも開催が決まれば、ポチっとするだけで完了です。

クリスマス、お正月用のお花準備も気を抜かず!

秘書 お花

こちらも秘書にとっての腕の見せ所……!
ということで、新卒の頃は年末にお花屋さんに新年用の生花を買い出しに行く大先輩を見送っていました。

昭和の時代は秘書たるもの、華道やフラワーアレンジメントの心得があるのは当たり前、「秘書ならお花も上手に生けないと1人前とは言えない」とも言われていたそうです。
見たこともないお正月用のお花を、受付にダイナミックに生ける大先輩の後ろ姿を見守りながら「先輩方がリタイアされた後はどうしよう……」と心配したものです。

しかし現在の職場ではお花屋さんにお任せ!
外資系ということもあり、12月半ばになるとゴールドのリボンがかけられたポインセチアの鉢植えを、年末にはお正月用のスタイリッシュなアレンジメントを、それぞれ届けていただいています。

事前に「こんな感じで」とイメージ画像と予算を伝えておけば、当社にぴったりのサイズで、設置も水やりもしていただけるのでとても助かっています。

ポインセチアの周りには、海外から届いた色とりどりのクリスマスカードを配置。
ご挨拶にいらっしゃるお客様にも、ちょっとだけクリスマス気分を味わっていただいています。

また、お正月用のお花に入れ替えていただく際には、お役目を終えたポインセチアも持って帰っていただけるので、手間もかからずストレスフリー!

忙しい年末だからこそ、余裕を持って!

秘書 年末年始

年末の風物詩、私なりの乗り切り方をいくつか挙げてみましたが、いかがでしょうか。
みなさんが年末のバタバタに負けず、涼しい顔で新年を迎えられることをお祈りしております。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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