秘書であれば知っておきたい、自身のスキルアップに必要な資格!秘書検定の過去問題あり

秘書であれば誰しも、自分のスキルをもっとレベルアップさせたいという向上心をお持ちでいらっしゃるかと思います。
でも、具体的に何をどうしたらよいのかわからない…という方も多いのではないでしょうか。

そんな時に役に立つのが「資格」です。
最近は、資格なんてなくたって適正があれば、という風潮もあるようですが、資格を侮ってはいけません。
資格は、誰から見てもその能力が証明されているものであり、1度取得してしまえばご自身のスキルを「見える化」することができるものなのです。

今回は、秘書としてのスキルアップに役立つ資格についてご紹介していきたいと思います。秘書検定の過去問題も少しご紹介しますので、一緒に解いてみましょう!

秘書の資格

医師が医師免許という国家資格を必要とするのとは異なり、秘書には取得しなくてはならない資格はありません。
絶対的な資格はないのですが、秘書としてのスキルアップのために役立つ資格は多種多様にあるんです。
そこで秘書の資格と聞いてまず1番に思い浮かぶものはなんでしょうか。

そう!「秘書検定」ですよね。
秘書検定の正式名称は「秘書技能検定」といい、人材育成を目的とした公的試験になります。
難易度が高いほうから1級、準1級、2級、3級と4つのレベルに分かれていて、全級合わせた年間の受験者数は約14万人にのぼり、ビジネス系検定の中でも高い人気を誇ります。

試験内容は、マークシートでの選択式の他に、記述式の問題も出題されます。
さらに、準1級以上になると、筆記試験通過者には面接試験が課せられます。

秘書技能検定に合格するには、社会人として必要とされる5つの能力「資質」「職務知識」「一般常識」「マナー・接遇」「技能」を求められることになります。

それでは、その求められる能力について、一つ一つを詳しくご説明していきましょう。

基礎要素として必要な「資質」

まず基礎として求められるのは、社会人としての「資質」です。

資質と言われても漠然としていてなかなかイメージしにくいかもしれませんが、一言でまとめてしまうと「秘書としての感覚を持ち合わせているか」ということです。

例えば、あなたの上司に突然お約束のない来客があったらどうしますか?
そういった時にどのような対応をするのが正しいのかという判断力や、お客様にどのように受け答えをするのかというコミュニケーション能力・対人関係力といったものが「秘書としての感覚」を測る基準になるのです。

もちろん、お約束がないからといってそのお客様をむげに追い返してしまうような方は、その感覚を持ち合わせているとは言えませんよね。
正しい感覚を持っているということが、社会人として求められる「資質」があるということになるのです。

まずは「資質」について腕試しタイム!

ここで、過去秘書検定で出題された問題から、秘書の「資質」について問われているものをご紹介したいと思います。
ぜひ挑戦してみてください!

問題:
次は新人秘書A子が先輩から,秘書の仕事の仕方として教えられたことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

  1. 日常的なことであっても,効率よくするとか質を高めるなどの工夫を常に考えながらすること。
  2. 上司の仕事の手助けが秘書の仕事なので,上司が今何を欲しているかを察するようにすること。
  3. 秘書は会社の経営に関することを知る機会があるが,そのようなことを知っても口外しないこと。
  4. 仕事は上司からの指示を待ってすることになるが,しておいた方がよい仕事は自分からしておくこと。
  5. 上司の私用は会社の仕事ではないので,私用と思われることを頼まれたときは私用かどうかを尋ねること。
正解はこちら
正解は5番です!
上司が本来の仕事に専念できるよう、雑務の処理や身の回りの世話をすることは秘書の仕事です。
私用も身の回りの世話の一つですから、仕事として行わなければいけません。
したがって、私用かどうかを尋ねることは不適当ということになります。

秘書として必要な「職務知識」

次に、秘書として身に着けておきたい「職務知識」についてです。

それではここで質問です。
秘書の「職務」とは一体なんでしょうか?

上司によって求められることに違いはあるかと思いますが、そのベースにあるものは「上司の業務がスムーズに進むよう過不足なくサポートをする」ということです。
そういった意味において、秘書は同部署他部署、社外の取引先の方など、上司と業務上関係がある方とは、必ずなんらかの接点を持つことになりますよね。

例えば、同じ部署内の方としかやりとりがないような方は、その範囲内でのルールや知識を身に着けていれば業務は進みます。
しかし、秘書のように接する相手が多種多様であればあるほど、必要とされる知識やルールの範囲は広がっていくのです。

上司の不在中に至急連絡を取りたいと言っている方が、上司にとってどのような方なのか、内容の緊急度はどの程度なのかによっても、秘書がとるべき行動は異なってきますよね。
秘書が「職務」を遂行しようとした時、その範囲はとても広く、必要とされる知識も幅広いものだと言えるのではないでしょうか。

ビジネスに関して必要な「一般常識」

次に、ビジネスに関して身に着けておきたい「一般常識」についてです。
例えば、上司や取引先の方とのやりとりの中で、ビジネス用語が理解できていないと円滑にことを進めることができません

FB(フィードバック)

プロジェクトなどの結果やそこに至る経緯についての情報を伝達すること。
使い方:「このプロジェクトのフィードバックをしてもらいたいので明日までに準備しておいて」

ニーズ

需要、要求、求めていること。または必要なもの。
使い方:「クライアントのニーズに100%応えられるよう頑張ります!」

このぐらいであれば、特段ビジネス用語だと意識しなくてもご存知の方は多いのではないかと思います。

さらに過去問題に挑戦!

問題:
次は用語とその意味の組み合わせである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

  1. 外注 = 国内の工場をコストの安い海外に移すこと。
  2. 増資 = 会社が新しく株を発行して資本金を増やすこと。
  3. 年利 = 利子の支払期間を一年単位としたときの利率のこと。
  4. 原価 = 製品を造るのに掛かった費用,または仕入値のこと。
  5. 抵当 = 借金を返せないときのために差し出す品物や権利のこと。
正解はこちら
正解は1番です!
「外注」とは、会社の仕事の一部を外部の業者などに委託(発注)することを示します。

もしかしたら、パッとわからなかった方もいらっしゃるのではないでしょうか。しかし、ビジネスの現場、特に秘書が付くような立場の方の周囲では、こういったビジネス用語は一般常識ととらえられ、ごく日常的に使用されています。

業界によっても使うビジネス用語に特徴があるかと思いますが、上司や取引先の方との会話が円滑に進むことを妨げてしまわないよう、こういった用語をさらっと使えるように身に着けておきましょう。

日常生活にも役立つ「マナー・接遇」

次に、業界や年齢に関係なく必要とされる「マナー・接遇」についてです。
秘書としてよりレベルの高いビジネスマナーを身に着ければ、日常生活にも必ず役に立ちます。

あなたのお客様へのお茶の出し方や名刺交換の仕方、電話応対などはいかがでしょうか。
新卒研修で習ったけど、その後は慣れてしまって、自分のマナーが正しいのかどうか振り返ることはほとんどしていないという方、ぜひこの機会に正しいマナーを身に着け直してください
脅すわけではありませんが、秘書ちょっとしたマナー違反で、上司のお顔に泥を塗ることになってしまいます。

だれも見ていないわ、なんて油断は大敵!
見ている方は見ています。どんな場面でも失礼のないように振る舞えるようにしておきましょう。

事務職全般で必要とされる「技能」

最後に、事務の仕事では欠かすことのできない「技能」についてです。

例えば、資料の正しいホチキス止めの位置、ビジネスメールの書き方、社内文章の作り方、返信用はがきのルール…等々、事務の仕事をスムーズに遂行するために必要なより具体的なことが問われます。

普段何気なく目にしている「貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます」というような手紙の慣用語も、あなたが作成側になった時に正しく使えているのでしょうか。

また、上司の名義でお香典をお送りしなければならないこともありますよね。

秘書なら当たり前!?郵便に関する過去問題に挑戦!

問題:
秘書A子は上司から香典を送ってもらいたいと言われ,宛て先を書いたメモと一緒に「現金の入った不祝儀袋」と「悔やみ状」を渡された。この場合どの方法で郵送するのがよいか。次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。

  1. 現金書留で,不祝儀袋と悔やみ状を一緒に送る。
  2. 普通郵便で,不祝儀袋と悔やみ状を一緒に送る。
  3. 簡易書留で,不祝儀袋と悔やみ状を一緒に送る。
  4. 不祝儀袋は現金書留で,悔やみ状は普通郵便で送る。
  5. 普通郵便の配達日指定で,不祝儀袋と悔やみ状を一緒に送る。
正解はこちら
正解は1番です!
不祝儀袋に現金が入っているで、現金専用の現金書留で送らないといけません。
現金書留には手紙などを同封できるので,悔やみ状を一緒に送るのが適当ということになります。

いかがでしょうか?
こういった日常業務にダイレクトに必要になってくる内容が「技能」なのです。

まとめ

今回は秘書技能検定を中心にご紹介しましたが、他にもビジネス系の検定として「ビジネス文書検定」「ビジネス実務マナー検定」「サービス接遇検定」など、それぞれの分野に特化した資格もあります。
また、外資系企業の秘書の方であれば「国際秘書(CBS)検定」もおすすめです。

秘書の仕事は自身のスキルアップをなかなか感じにくい仕事かもしれません。こういった資格取得に向けて自分で目標を決めてチャレンジすることで秘書としてレベルアップしていけるといいですね。

マリエ

元秘書ライターで、秘書歴は10年を越えました。現在は子育てに専念中♪

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