出してみませんか?クリスマスカード発送までのAtoZ!

秘書のみなさん、こんにちは! ナミコです。

あっという間に今年も「年末」と呼ばれる季節になりました。
そこで今回はクリスマスカードの手配と、その際の注意点をお伝えしようと思います。

秘書としてのお仕事で、また個人的なご挨拶としてクリスマスカードを送られる際のヒントになれば幸いです。
みなさんが素敵なクリスマスを迎えられますよう、お祈りしております。

クリスマスカード送付の手順

クリスマスカードを購入し、発送するまでの大まかな手順は下記のとおりです。

  1. カードのデザイン決定
  2. 送り先リストチェック・宛名ラベルの作成
  3. そして今は配達可能国のチェック
  4. 地域ごとに数を数えて
  5. 切手の手配
  6. 差出人が直筆のサインをする
  7. やっと投函!

年賀状に似ていますが、大きな違いは3と4。
では1つずつ詳しく見ていきますね。

1. カードのデザイン決定

冬が訪れる前に……まずはクリスマスカードの手配!
当社は外資系ということもあり、海外のお取引先、グループ会社もたくさんあります。
そこで国内・海外ともに年末年始のご挨拶は年賀状よりもクリスマスカードがメイン。

そこで大前提として、年賀状とクリスマスカードの大きな違いはご存じでしょうか。
「楽しいクリスマスを過ごしてくださいね」という思いをこめて出すクリスマスカード。
年始のご挨拶に使う年賀状とは異なり、「クリスマスまでに到着しないと失礼に当たる」のが大きな違いです。

そのためクリスマスシーズンになると、国際郵便は大混雑!届くのにいつもの倍以上の日数がかかるのは当たり前!
つまり、クリスマスカードの投函は早ければ早いに越したことはないんですね。

そこで私は、お歳暮よりも年賀状よりも早く、夏が終わればまずはクリスマスカードの手配に取り掛かることにしています。
毎年のことなので、9月にもなれば、購入履歴のある店舗からはWEBや実物のクリスマスカードのカタログが届きます。

毎年「はあ、もうこんな季節かぁ……」と、まだまだ残暑厳しい中、半袖姿でクリスマスカードのカタログをめくる日々がやってくるんです(笑)。
ちなみにデザインは、日本の文化や景色、例えば舞妓さんや桜、縁起のいい富士山や金閣寺などがデザインされたものを選ぶことが多いです。

なぜなら海外では、開封したカードを目立つ所やツリーの周りなどに飾り、クリスマスまで楽しむことが一般的だから。
そのためお国柄を反映したデザインはインテリアとしても美しく、喜ばれることが多いようです。

実際、中国のお取引先からは毎年パンダモチーフのクリスマスカードが届くので、私も毎年楽しみにしています。

2. 送り先リストチェック・宛名ラベルの作成

私は毎年お盆の頃に名刺の整理をしています。
(参考記事:秘書の名刺管理術!~ファイリングから破棄のタイミングまで~

そのファイルはクリスマスカードの宛先としても活躍してくれるんです!
年賀状の宛名と同じく、上司にリストをお渡しし、ついでに「このデザインどうですか?」とばかりにカタログにいくつか付箋をつけて、併せてチェックしていただきます。

上司のチェックが終われば名刺のデータをもとに宛名シールを作成します。
枚数を確定次第、カードも発注します。
カードが売り切れるのは予想以上に早いため、早めに発注しておきたいところです。

3. そして今は配達可能国のチェック

コロナウイルス蔓延による航空便の減便により、今現在郵便物の引き受けを拒否されている国(国際郵便が送れない国)がなんとこんなにあるんです!
(参考:お知らせ – 日本郵便

昨年はこちらをチェックしなかったがために、発送後に大量のクリスマスカードが引き受け不可として返送されてきてしまいました。
あの時の絶望感と言ったら……もちろん今でもぞわっと鳥肌が立つぐらい、鮮明に覚えています。

その後は払い戻し手続きやWebカードへの切り替え、と年末はドタバタだった昨年の自戒も込めて……。
今年はかなり早い段階から、こちらの『お知らせ』を頻繁にチェックするようにして、今年こそダメージを最小限に食い止めようとしています(笑)。
みなさんも発送の際にはお気をつけくださいね。

4. 地域ごとに数を数えて

クリスマスカードは年賀状とは違い、切手があらかじめついているわけではありません。
海外へも発送されることが想定されているのでしょうね。
国際郵便は地域によって料金が違うんです。
そのため宛先国がどの地域に分類されるかを調べて、それぞれの金額に合う切手を手配する必要があるんですね。

万が一料金不足だと、出戻ってきてしまうばかりか、再送していてはクリスマスには間に合わないことは目に見えています。
ここは慎重に調べ、数えることをオススメいたします。

料金は日本郵便のサイトで簡単に調べることができますよ。
(参考:国・地域別情報(国際郵便条件表) – 日本郵便

その際、国内郵便では見かけない「グリーティングカード」という見慣れない区分があることにお気づきかと思います。
(参考:グリーティングカード – 日本郵便

こちらはクリスマスカードなど、カードのみの国際郵便料金区分なんです。
リンク先の注意書きにもあるように、クリスマスカードであることがわかる表記をするか、差出時にその旨を伝えると、1通90~130円で送れます。
クリスマスカードの封筒にあらかじめ印字してあるものもありますので、デザインを決める際のチェックポイントにもしてみてくださいね。

5. 切手の手配

上記サイトで料金を調べて、「90円?110円?そんな切手、常備してない!」と慌てる秘書さんもいらっしゃるかもしれません。
そんな時に便利なのが、『国際文通週間にちなむ郵便切手』という特殊切手。

こちらは「クリスマスカードにどうぞ使ってください!」と言わんばかりのタイミングで毎年秋に発売される切手です。
デザインも日本らしさ満開、さらに発売額もまさにグリーティングカードにぴったりのラインナップ(笑)!

7円は国内用の63円と国際郵便ハガキ70円との差額用にとても便利です。
ということで私は毎年こちらの切手の発売を待って(時には予約して)、必要枚数を購入するようにしています。

近隣の小さな郵便局には在庫がないこともあるため注意が必要ですが、FAXで事前注文しておけば、希望日にオフィスまで納品していただけるので手間もかかりません。

この切手が今年は10月発売であることを見ても、いかにクリスマスカードを早く投函しなければならないか!がわかっていただけるのではないでしょうか。

6. 差出人が直筆のサインをする

切手を発注したら納品までにやっておくこと!
そうです。サインをもらいまくります!

当社では、クリスマスカードには直筆サインをすることにしています。
社長をはじめ、製品担当や相手の方と面識がある社員などが寄せ書きのようにサインをします。
そのためにお気に入りのボールペンや万年筆を準備している人もいるぐらいです。

関係者全員のサインが揃うまで少し時間がかかることもあります。
切手を納品していただくまでの間に、メンバーの間を回覧し関係者のサインを集めて回るとよいでしょう。

7. やっと投函!

サインが集まり、切手(地域料金の最終確認をお忘れなく)と宛名シールを貼って封印すれば、めでたく発送準備完了となります。

もちろんそのままポストにも投函できますが、不安な場合は窓口で「クリスマスカードです」と依頼して発送するほうがベターかと思います。
万が一、封筒に表記を忘れてしまった場合でも、窓口で申告すればグリーティングカードとして処理していただけます。

確実にクリスマスまでに届けるためには、遅くとも11月中、準備でき次第の発送をオススメいたします。

終わりに

日本ではやはり年賀状のほうが馴染みがありますが、クリスマスカードはこのご時世、海外の方への貴重なご挨拶の機会です。
宛先の会社でも楽しんでいただけるよう、秘書としてもセンスの見せ所ですね。

もちろん当社にも、12月になれば多種多様な色柄のカードが届き、オフィスにクリスマスシーズンの到来を告げてくれます。
みなさんも機会があれば、送ってみてはいかがでしょうか。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

合わせて読みたい!お歳暮の記事はこちら

秘書なら知っておきたい!丸ごとお歳暮大辞典!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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