秘書なら漏れなく、遅れなく!私のタスク管理術とオススメ手帳

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。
毎年この時期になると、書店や文房具店には来年の手帳がズラリと並び始めます。

高いマルチタスクスキルを求められる秘書の仕事。
タスク管理のしやすい「マイベスト手帳」を見つけたいところですが、選択肢が多すぎてついつい迷ってしまいますよね。

自分に合った手帳を見つけるためには、タスク管理方法を確立し、そのために必要な機能を持ち合わせた商品を探すことが大切です。

そこで今日は、私のタスク管理の方法と愛用手帳をご紹介します!
タスク管理に苦手意識のある方、手帳選びに迷っている方に参考にしていただけたらうれしいです。

秘書さんがタスク管理に手帳を使うメリット

タスク管理のツールは手帳の他にも様々ありますよね。
私も最初から手帳を使っていたわけではありませんでした。

例えば、入社したての頃はタスクを付箋に書いてパソコンに貼っていました。
しかし、徐々に仕事が増えてくるとパソコン周りは付箋だらけに……。
見た目も美しくなく、付箋は捨ててしまうと履歴も残らないため、モチベーションが保ちづらくなり早々にやめてしまいました。

次に試みたのは、パソコンによるデータ管理です。
しかし、パソコンだとデスクから離れたときにすぐにメモをとることができません。
また、必要なデータを都度立ち上げることも手間に感じて、これも長くは続きませんでした。

こうして試行錯誤しながら最終的にたどり着いたのが、手帳によるタスク管理です。
特にこのようなメリットを感じています。

①一覧性があり俯瞰しやすい
②書き込みの自由度が高い
③手書きすることで記憶に残りやすい
④履歴が残る
必要なときにすぐに書き込める
スマホなどと違い、会議の場やお客様の前でも使用しやすい

また、人によって
①をとくに重視する場合は月間や週間タイプ、
②を重視する場合はデイリータイプ、
など、デザインやフォーマットの選択肢が豊富なのも手帳の魅力のひとつですよね。

仕事の特性や自分自身の課題と照らして考えてみると、自分に合ったタスク管理方法やツールが見つけやすくなるかもしれません。

例えば、企業秘書である私の場合は、自分の担当業務だけでなく、部署全体の仕事を把握して進捗を管理する役割を担っています。
多くの仕事を漏れなく予定通りに進める術を模索した結果、私は以下のような方法でタスク管理を行うようになりました。

細分化によって、秘書の仕事量とプロセスを可視化

タスクはチェックボックス形式で手帳に箇条書きにし、終わったらチェックをつけていくことで視覚的に進捗を把握できるようにしています。

この際に私が心がけているのが「細分化」です。
文字通り、ひとつの仕事を細かく分けて、最少単位にしていく作業を指します。

例えば「資料作成」というひとつの仕事も、私は以下のように細分化してから手帳に書き込むようにしています。

  • 情報収集
  • 草案作成
  • 上司への方向性確認
  • 内容修正
  • 最終校正
  • 上司への報告
  • 印刷
  • 配布

このように、仕事が発生した時点でゴールまでの道筋を具体的にイメージすることで、仕事の全体像がうんと捉えやすくなります。
すると、手順の漏れがなくなり、時間の見積もりもしやすくなりますよね。

また、この細分化はチームでの作業分担にも役立ちます。
例えば「資料作成」を丸々後輩に任せるのはまだ早いという場合でも、「情報収集」や「印刷」など一部の作業であれば任せられるかもしれません。

「校正は細かい確認が得意なあの人に任せよう」、「あの人の手が少し空いたから、この作業を任せたらちょうどいいかな」といった、一人ひとりの適性や仕事量を踏まえた分担もよりしやすくなります。

細分化して手帳に書き出す作業は一見手間に思えるかもしれませんが、最初にこのプロセスさえ踏んでしまえば、あとはチェックボックスをひとつずつ潰していくだけです。
途中で「次は誰が何をするんだっけ……。」などと考えることもなく、サクサクと仕事を進められるようになりました。

全ての仕事を細分化する必要はありませんが、不慣れな非定型業務や長期に渡るもの、複数人で分担したい仕事などには有効な方法だと思います。

逆算思考による秘書のタスク配分

前述の細分化とあわせて重要なのが「逆算思考」です。
細分化したタスクは、締切日から逆算して「いつ何をするか」を配分していきます。

このとき、「締切日-1日」から逆算することがオススメです。
実際の締切日が金曜日であれば、前日の木曜日に完了するようにスケジューリングするということです。

これにより、仕事が遅れた場合にリカバリーするための余裕をもてるようになります。
それに、これを習慣にすることで「いつも締切前に仕事を終わらせる優秀な秘書」になることもできますよね。

昨年同時期のタスクを一覧にして貼る

もうひとつ、タスク管理を行う上でオススメの工夫があります。
それは、昨年同時期に発生したタスクを一覧にして、手帳に貼っておくことです。

例えば、上司からこんな相談を受けたとします。

実は明日、妻の誕生日なんだ。花をプレゼントしたいのだが時間がないから買っておいてくれないかな。

秘書をしていると、このように上司からプライベートの頼みごとをされることも少なくありませんよね。
でもこの仕事、花を買って上司に報告して「よし完了!」と安心するのはちょっと早いかもしれません。

このことを来年も思い出せるように、メモを残しておいたらどうでしょう。
すると来年は、自分から上司に「もうすぐ奥様のお誕生日ですが、何かお手伝いできることはありますか?」などと申し出ることができます。

先にプレゼントの候補をいくつかリストにしておき、「よかったらどうぞ」などと上司に渡してみてもよいかもしれません。
出された指示に対応するだけよりも、ずっと気の利く秘書になれますよね。

このように、今年行ったことで、かつ来年も同時期に発生する可能性のある仕事はたくさんあると思います。
これらを月ごとにエクセルなどでまとめておき、小さくプリントアウトして手帳に貼っておくのがとてもオススメです。
対応の漏れがなくなりますし、月ごとの忙しさもより把握しやすくなります。

ちなみに、これを貼るのは実際にその仕事が発生した月の1〜2ヶ月前のページがオススメですよ。
12月のタスク一覧であれば、10月か11月のページに貼るということです。
そうすることで、より計画的に仕事がしやすくなります。

私のオススメ手帳「Quo Vadis(クオバディス)」

最後に、私が愛用している手帳をご紹介します。

フランスのダイヤリーブランド「Quo Vadis(クオバディス)」の商品です。
サイズやカバー、フォーマットの種類によって様々なタイプがありますが、私は「エグゼクティブ」という正方形のものを使っています。

この手帳の魅力は、週間バーチカルの使いやすさです。
縦に予定を書き込めるので、細分化したタスクをチェックボックス形式で箇条書きしていくのに最適です。
正方形の絶妙なサイズ感で、書き込みスペースも十分にあります。
また、見開き2ページで1週間分のタスクを俯瞰して見られるので、逆算思考による配分もしやすいです。

こうした機能性に加え、おしゃれな見た目もお気に入りのポイントです。
レザー調で品があり、毎年トレンドのカラーが展開されます。
シンプルで洗練されたデザインなので、上司やお客様の前でも安心して使えますよ。

マイベスト手帳と一緒に、楽しい秘書ライフを!

上司のスケジュール管理に出張手配、会食の予約、突発的な依頼への対応……。
同時に複数のことをこなさなければならない秘書ですが、タスク管理のコツと適したツールを見つければ仕事がうんとしやすくなります。

機能性もデザインも自分にピッタリと合う「マイベスト手帳」をぜひ探してみてくださいね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

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Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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